Met het verbod op events voor meer dan 100 personen en zelfs het terugdringen van contact met anderen, wordt de eventbranche in het hart geraakt! Er ligt een uitdaging voor ondernemers en freelancers om de komende tijd financieel goed te overbruggen, maar ook om het moraal (met het team) hoog te houden.
We vroegen Simon Renes, eigenaar van effectgroep*, hoe hij deze pittige periode ervaart.
Hoe gaat het bij jullie organisatie?
“Er zijn volgens mij vier fases in deze crisis. De eerste twee zijn we door, namelijk het oplossen van ad hoc uitdagingen die ontstonden door het verplaatsen en annuleren van events én ervoor zorgen dat de volledige bedrijfsvoering zich verplaatste van ons kantoor in Utrecht naar 30 thuiswerkplekken. Op dit moment zitten we in de derde fase waarin we weer vooruitkijken en toekomstscenario’s schetsen. In de vierde fase kiezen we één van de scenario’s. Ik heb nog geen idee wanneer de vierde fase aanbreekt, daar is iets meer perspectief voor nodig.”
“Nu is het tijd voor strategie en innovaties. Het leukere deel van ondernemen.”
“Gezien de omstandigheden zitten we in een goede fase. Een paar weken terug moesten we alle zeilen bijzetten om tientallen events te verplaatsen, maar inmiddels focussen we ons weer op de toekomst. Daarbij hebben wij het voordeel dat we als bureau een fullservice communicatiebureau zijn, waarbij we naast events ook nog een studio en een digitaal team hebben. Hoewel we daar ook een terugval ervaren, zien we dat veel organisaties hun communicatievraagstuk blijven behouden. Als een event niet kan, dan wordt naar andere oplossingen gezocht en daar hebben onze andere teams mogelijkheden voor.”
Hoe bedoel je dat?
“Als het goed is, is er altijd een reden om een bijeenkomst te organiseren. Valt die mogelijkheid weg, dan blijft de vraag bestaan. Zij het niet met events, dan met andere communicatiemiddelen. Je kunt jouw toegevoegde waarde als bureau in het event-umfeld afmeten aan de klantvraag.”
“In deze tijd ervaar je als bureau of je met relevante communicatievraagstukken bezig bent.”
Waaruit dus ook kan blijken dat een event wellicht niet het beste middel is.
“Alles wordt tegen het licht gehouden. Dus ja, het kan ook inzicht geven dat je dingen anders gaat doen en soms een event niet nodig hebt of in een andere vorm. Maar daar is het nu nog te vroeg voor. Als je over een paar maanden gaat evalueren kan je bepalen wat je écht gemist hebt en wat de alternatieven hebben opgeleverd. Ik geloof dat zal blijken dat events onmisbaar zijn. Wie weet maken de bedrijfsfeesten en events zonder inhoud wel weer een gigantische comeback, omdat we die momenten zo gemist hebben en gemerkt hebben hoe belangrijk en fijn het is om bij elkaar te komen. We weten nu dat informatieoverdracht en bijeenkomsten prima online kunnen, maar we weten ook wat we daarin missen. Zoals Tim Lenders mooi verwoordde: het is het allemaal nét niet.
Crisis betekent oorspronkelijk ‘het moment van de waarheid’. Een fase van onzekerheid waarin je beslissingen moet nemen. Ik denk dat je straks bevestigd krijgt dat een aantal dingen die we doen heel goed zijn, maar dat we ook leren dat we sommige zaken anders moeten doen.”
Zoals?
“We gaan bij events kritischer de vraag van de 5W’s en de H stellen. Waarom organiseer ik een kostbaar event, voor wie en wat is de reden dat deze mensen in de auto of trein stappen om er bij te zijn? Wat zijn alternatieven? Als daar goede antwoorden op komen, dan moet je het gewoon doen. Zo niet, dan moet je kritisch naar jezelf kijken en bepalen of een event zinvol is.”
“Langer stilstaan aan het begin van een event-traject; dat is de winst van de crisis.”
Hoe gaat de communicatie met het team?
“Ik ervaar veel betrokkenheid. Er heerst een gevoel van ‘we are in this together’. Veel collega’s staan ‘aan’, hoewel het voor sommigen lastig is met lesgeven of oppassen op kinderen. Het vraagt veel van iedereen. We organiseren alle meetings online en zien en spreken iedereen regelmatig. Collega’s die minder werk hebben, investeren hun tijd in gerichte persoonlijke ontwikkeling. We willen allemaal sterker uit de crisis komen.”
Hoe gaat het contact met opdrachtgevers?
“Qua verplaatsing van events? De algemene tendens is dat alles in goed overleg wordt gedaan, juist omdat je een goede relatie met elkaar hebt. We proberen flexibel te zijn en kijken samen met opdrachtgever en leveranciers naar een later moment. Er wordt meer verplaatst dan geannuleerd. En in een aantal gevallen is het event vervangen door andere communicatiemiddelen vanuit onze Studio.”
En hoe is het contact met leveranciers?
“Goed, we merkten direct na het verbod op bijeenkomsten dat zij zich grote zorgen maakten. Vanuit onze kant hebben we ze meteen gerustgesteld met de melding dat alle rekeningen netjes worden betaald. Dat gaf rust. En we betrekken ze goed bij verplaatsingen, zodat we hier samen goed doorheen komen.”
“Zonder leveranciers geen goed event. De hele keten is belangrijk.”
Wat heeft je afgelopen weken een glimlach bezorgd?
“Absoluut toen ik zag dat samenwerkingen tussen branche-partijen ineens lukken, terwijl dat eerst niet van de grond kwam. Het is echt delen, delen, delen. Daarnaast word ik heel blij van het feit dat dingen versneld gaan, zoals de omslag naar online events. Het speelde al jaren, maar het vond nog niet echt voet aan de grond. Nu gaat het razendsnel, met de wens van klanten daarin vooroplopend. Anders had dit nog zo’n drie tot vijf jaar geduurd. Patronen worden nu noodgedwongen losgelaten. Hetzelfde ervaar ik met afspraken die nu bijna allemaal online gaan. Dat scheelt veel reistijd, daar word ik wel blij van.
Ook kan ik genieten van een persoonlijke brief van Rene Wagenaar van Show Rental. Hij doet de moeite om ons voor de jarenlange samenwerking te bedanken en de kans die we hem hebben gegeven om zijn bedrijf te laten groeien. Hij neemt echt de tijd om daar nu op terug te kijken en dat vind ik prachtig.”
Wat grijp je op dit moment aan?
“Je hebt drie tijden: pre corona, corona en post corona. Deze corona-tijd is moeilijk maar ook heel waardevol. Hoewel ik misschien wel harder dan ooit werk, neem ik ook de tijd om te kijken naar mezelf, mijn bedrijf, het team, maar ook naar mijn gezin, vriendschappen en familie. Hoe en waar wil ik post corona staan? Wat wil ik zakelijk en privé betekenen voor anderen? Ik vind dit ook een mooi moment om wat bewuster vooruit te kijken. Ik zou liever niet in deze crisis zitten, maar het heeft ook z’n positieve kanten.”
Wat betekent dat voor jou als werkgever?
“Dat ik afscheid ga nemen van bepaalde rituelen en patronen. Als je toch wilt veranderen, dan moet je nu doorpakken.”
Heb je contact met directe collega’s uit de branche?
“Absoluut, ik heb daar echt behoefte aan. Ik wil mensen om mij heen verzamelen om te kijken wat we voor elkaar kunnen betekenen. Ik bel regelmatig met andere ondernemers en blijf dat doen. Ook daar geldt, we’re in this together.”
Hoe zie je dan samenwerken versus geheimhouding voor pitches?
“We hebben een collectieve opdracht om vertrouwen terug te winnen bij opdrachtgevers en organisatoren. We zijn in ons hart geraakt, nu blijkt dat wij als branche één van de grote verspreiders van het virus zijn. Dat is niet goed voor de PR van ons vak. We moeten het sentiment weer goed krijgen. Daarom moet je elkaar opzoeken, ieder op zijn eigen manier. Daar moet de hele keten bij worden betrokken.”
“We moeten nu als branche stippen op de horizon zetten.”
Wat betekent dit op de lange termijn voor events?
“Vooropgesteld, dit hangt sterk af van de beschikbaarheid van een vaccin. Dat maakt een wereld van verschil. Zonder medicijn blijft ons vak onder druk staan.
Een event is een uniek ritueel, waarin bijvoorbeeld iets wordt gevierd, geopend of gedeeld. Dat zijn speciale momenten waarbij je tot op heden een event kiest als communicatiemiddel. Als het gaat om het raken van mensen, het creëren van een momentum en een gevoel van collectiviteit en trots, dan gaat er niets boven een live event. Ik zie wel dat sommige bijeenkomsten in de toekomst prima digitaal kunnen plaatsvinden. Alleen informatieoverdracht? Daar is geen heel live event voor nodig.
We zullen ook meer naar duurzaamheid kijken. Als we het doen, laten we het dan bewust doen, in alle facetten.”
Ga jij jouw bedrijfsvoering anders inrichten om beter paraat te zijn bij een volgende ontwikkeling?
“Met effectgroep* waren we al onderweg naar een andere positionering als full stack communication agency. Dat hebben we vijf jaar geleden ingezet en is voor ons de juiste weg. Ik wil het mooie van dit vak behouden en events zullen altijd een onderdeel van effectgroep* zijn. Mijn liefde voor live is groot. Maar we moeten ook realistisch zijn; om de zoveel jaar krijgt deze branche een flinke draai om z’n oren. Corona is misschien wel de grootste, maar niet de laatste crisis die ons mooie vak zal raken.
Ik wil iedereen dan ook vragen; hoe kwetsbaar ben jij als organisatie en hoe word je minder kwetsbaar? Maak in je eventlocatie ook een opnamestudio voor webinars en podcasts. Ontwikkel je tot een dagvoorzitter voor online events. Kunnen bureau X, Y en Z hun productiecapaciteiten bundelen? Bedenk als spreker een aangepaste keynote voor online meetings.”
“Het lijkt mij een mooi onderwerp voor een hackathon; verlagen van de kwetsbaarheid van jouw organisatie.”
In het verlengde daarvan; Marièlle Beek van East Side had de volgende vraag: Wat ga jij anders doen in het post-coronatijdperk?
“Ik heb in mijn jeugd op de Nederlandse Antillen gewoond. Ik voel me daar nog steeds thuis. Al heel lang heb ik de wens om daar weer wat langer heen te gaan en effectgroep* op afstand te leiden. Dat heb ik nooit gedaan, omdat ik tegen praktische bezwaren aanliep zoals het bijwonen van interne en externe meetings en het coachen van de teams en collega’s op kantoor. Maar door deze crisis ontdek ik dat het allemaal prima op afstand kan, zeker voor een tijdje. Dus als alles weer genormaliseerd is, wil ik daar echt werk van maken.”
Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?
“De crisis is pas echt een crisis als je dit moment niet pakt om keuzes te maken en te innoveren. Denk nu na over het post corona-tijdperk. Dit is niet de laatste crisis. Dat is niet doemdenken maar realiteit. Events zijn misschien wel het mooiste communicatiemiddel, maar misschien ook wel het meest kwetsbaar. Daar moet je op voorbereid zijn. Daar moeten we op voorbereid zijn.”
Wie wil je dat geïnterviewd wordt en wat is jouw vraag aan hem of haar?
“Waar ik ontzettend benieuwd naar ben is wat er nu met sprekers gebeurt? Ik lees nu veel dat ze werkeloos thuis zitten, terwijl hun kennis waanzinnig interessant is voor klanten en medewerkers. Ik ben benieuwd hoe Robert de Vries van Quality Bookings hier tegenaan kijkt en welke initiatieven hij met zijn sprekers heeft uitgerold.”
Beeld: effectgroep* en Tycho Müller