Met het verbod op events voor meer dan 100 personen en zelfs het terugdringen van contact met anderen, wordt de eventbranche in het hart geraakt! Er ligt een uitdaging voor ondernemers en freelancers om de komende tijd financieel goed te overbruggen, maar ook om het moraal (met het team) hoog te houden.
We vroegen Tim Rosman, director sales & events van Fokker Terminal, hoe hij deze pittige periode ervaart.
Lees ook
Hoe gaat het bij jullie?
“De annuleringen kwamen bij ons redelijk laat, dus we hielden er best lang vertrouwen in. De grote klap kwam na de aankondiging van de maatregelen van de overheid. We waren zelfs midden in de opbouw van een event. Ik keek naar zo’n half afgebouwd event en toen drong het echt tot mij door.”
“De maatregelen druisen zo in tegen alles wat ons vak zo mooi maakt; improviseren en getting things done!”
“Normaal ga je elke uitdaging aan, maar nu ligt het echt buiten onze macht en staan we met de handen op de rug tegen de muur. Dat doet verdriet!”
Hoe gaat de communicatie met opdrachtgevers?
“We werken allemaal vanuit huis, ook omdat naast alle geannuleerde events ook site visites en productiemeetings zijn geannuleerd. Op dit moment zijn we heel druk om te kijken of we de events die tot 6 april plaatsvonden, te verplaatsen naar het najaar. Dat lukt redelijk, maar omdat het najaar sowieso een volle agenda heeft moeten we creatief dagen vrijmaken, bijvoorbeeld door op- en afbouwdagen om te zetten naar draaidagen en de avonden en nachten te gebruiken voor op-/ombouw.
Het lastige zit hem in de events tussen zes april en de zomer. Opdrachtgevers maken zich zorgen en stellen allerlei vragen rondom annuleringsvoorwaarden. Dat is een lastige tweestrijd; je wilt de voorwaarden aanhouden, maar ook veel respect hebben voor de opgebouwde klantrelatie. Gelukkig is er over-en-weer veel begrip.”
Hoe gaat het contact met leveranciers?
“Eigenlijk precies hetzelfde. We hebben een toegewijd team aan toeleveranciers. Alles is helaas voorlopig on hold gezet, maar iedereen staat in de startblokken, zodat we zaken meteen kunnen oppakken zodra het mag.”
Hoe probeer je de klappen op te vangen?
“We hebben werktijdverkorting aangevraagd en we proberen overal de kosten zo laag mogelijk te houden. Helaas betekent dat voor nu ook een hold op de investeringen.”
Wouter van Beek van Blue Luna had in het verlengde daarvan de volgende interessante vraag voor je: Zie je op dit moment alternatieve mogelijkheden in het gebruik van jullie locatie?
“Het moeilijke is dat ik niet weet tot welke termijn de maatregelen van kracht blijven, dus het aangaan van nieuwe contracten is lastig. Wel hebben we de vraag uitgezet of we vanuit Fokker Terminal van dienst kunnen zijn voor de hulverlening of andere belangrijke sectoren. Dan zetten we de deuren meteen voor ze open!
Wat we daarnaast wel doen is kijken of we ook in deze tijd onze locatie voor semi-digitale events kunnen inzetten. Op dit moment lopen er verschillende aanvragen, waaronder een aanvraag voor een groot internationaal event waarvan het doorgaan ervan enorm van belang is. Het wordt een uitgeklede versie van een echte beursvloer, waar digitale toepassingen aan toegevoegd kunnen worden. Bezoekers kunnen op afstand op hun beeldscherm door de beursvloer heen lopen, zoals we dat ook kennen van Google Streetview. Ze kunnen op verschillende plekken op de vloer op een interactieve wijze meer informatie ophalen over het betreffende product of dienst. Een interessante link tussen offline en online, waarbij de uitstraling van de locatie wordt gebruikt in combinatie met alle informatie die digitaal voorhanden is. Een stuk beter dan een ongeïnspireerde studio.”
Hoe zie je de toekomst?
“Ik heb redelijk goede hoop voor het najaar, maar ben ook huiverig voor het effect van de crisis. Het is de vraag of de aanvragen meteen aantrekken zodra vanuit de overheid weer events mogen worden georganiseerd. Ik kan mij voorstellen dat bedrijven daar nog terughoudend in zijn. Laten we hopen dat de temperatuur snel stijgt en dit zorgt voor een afname van het aantal zieken.”
"Zodra het mag moeten we als branchecollectief laten zien wat we waard zijn.”
Heb je tijdens deze dagen contact met locatie-collega’s?
“Absoluut, met name directeur Tom Verhaar is hier volop mee bezig. We zijn lid van de Dutch Venue Association een club met meer dan 50 toonaangevende locaties. We krijgen meermaals per week een update via de mail omtrent ontwikkelingen, annuleringsvoorwaarden en cases van locaties. Dit wordt door een aangesloten jurist ook heel goed onderbouwd, wat zeer waardevol voor ons als locaties is. En we bellen en appen als locaties ook onderling om elkaar op de hoogte te houden of vragen te stellen.”
Wat zou jij tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?
“Deze branche moet collectief laten zien waar we goed in zijn. Daar is openheid en samenwerking voor nodig, ook tussen concurrenten onderling. Deel je successen, maar ook je verliezen. Help elkaar, zodat we op die manier tot een volgend level kunnen komen.”
Welke vraag heb je voor de volgende die we gaan interviewen, Pieter Schure van evenementenbureau PINO?
“Je ziet nu allemaal spontane nieuwe ideeën ontstaan in de branche; van locaties die alternatieven aanbieden tot bureaus die met andere vormen van ontmoetingen komen. Het zijn tijdelijke maatregelen voor de huidige situatie. Ik ben benieuwd of Pieter door deze crisis structurele wijzigingen verwacht in de manier waarop we evenementen organiseren als we weer in de ‘normale’ sfeer zitten.”
Beeld: Fokker Terminal
