Met enkele maanden in lockdown en langzaamaan de eerste vooruitzichten naar het nieuwe normaal in live, wordt de eventbranche in het hart geraakt! Er ligt een uitdaging voor ondernemers en freelancers om de komende tijd financieel goed te overbruggen, maar ook om het moraal (binnen het team) hoog te houden.
We vroegen Peter van der Veer, Commercieel Directeur Jaarbeurs, hoe hij deze pittige periode ervaart.
Lees ook
Hoe gaat het met jou?
“Het is een ongelofelijk rare tijd. Sinds 16 maart ben ik iedere dag naar Jaarbeurs gereden, maar er was steeds maar een handjevol collega’s aanwezig. Vrijwel iedereen was thuis aan het werk. Met ruim 100.000 vierkante meter aan stilte, midden in de stad, voelt het erg desolaat aan. Pas sinds enkele weken zie ik wat beweging.”
Wat is je overkomen?
“We hebben in het begin met een klein team de koppen bij elkaar gestoken. Enerzijds omdat alles was gecanceld. Anderzijds omdat we iedereen, thuis, aan het werk moesten houden. We waren drukker dan ooit, maar zonder omzet. In het klantcontact hebben we in de afgelopen maanden sommige events wel twee of drie keer moeten verplaatsen.”
“Ik ben opportunistisch over de lange termijn, maar pessimistisch over de korte termijn.”
Hoe is het contact met opdrachtgevers?
“We merken dat we deze situatie hand in hand met onze klanten willen oplossen. Daarom dat we ook niet alleen maar in onze algemene voorwaarden zijn gedoken, maar echt in oplossingen zijn gaan denken. De blik op de lange termijn.
Het is bijna heilig om de driehoek ‘klanten, medewerkers en leveranciers’ intact te houden, zodat we er samen goed uitkomen.”
Wat vind je van de maatregelen rondom de 1,5-meter samenleving?
“We merken dat er vanaf juli dagelijks boekingen staan. Maar een groep van dertig personen moet in een zaal van 150 gasten plaatsvinden. Zelfs in onze grootste zaal, de hallen niet meegenomen, passen slechts 250 gasten. Het kost meer dan het oplevert. Maar we zijn toch open gegaan, omdat onze klanten gelukkig weer bijeenkomsten willen organiseren. We hebben de protocollen goed geïmplementeerd en proberen hier zo slim en efficiënt mogelijk mee om te gaan.
In het najaar staan grote beurzen en evenementen gepland, maar de vraag is of die door mogen gaan. Intussen wordt de voorbereidingstijd steeds korter. We organiseren zelf ook veel beurzen en evenementen en merken daarbij dat exposanten veel vragen hebben en willen wachten met het ondertekenen van een contract.
Tot volgend jaar zomer hebben we alles uitgewerkt op die 1,5-meter. Dat is echt veel werk, want je moet rekening houden met op- en afbouw, hygiëne, breedte van de gangpaden, bezoekersstromen, toiletvoorzieningen. Daar liggen nu complete draaiboeken voor.”
“VNU Exhibitions Asia in Shanghai is een succesvolle dochteronderneming van Jaarbeurs Holding.”
Kan je meer vertellen over wat er op internationaal vlak opvalt?
“We werken met 300 mensen in Shanghai. In de derde week van januari gaf mijn collega Albert Arp [CEO Jaarbeurs Holding] aan dat er een virus in China is wat wel eens effect kon hebben op de events. Een week later was alles platgelegd. Inmiddels mogen er in China weer events georganiseerd worden, mits je je houdt aan allemaal spelregels.
Wat zijn die spelregels?
“In China wordt ongekend veel gebruik gemaakt van techniek. Daar loop je langs een apparaat en dan zie je meteen of je griep of zelfs verhoging hebt. In Nederland wordt veel meer gediscussieerd of dat vanwege AVG en privacy wel mag.
Overigens omarmen wij ook steeds meer de technische mogelijkheden en hebben we een partnership met Samsung Global gesloten. In ons gebouw zijn grote schermen geplaatst, voorzien van slimme techniek. Zo kunnen we bij de signing en advertenties precies gaan meten hoelang je ergens en waarnaar je precies kijkt. Allemaal anoniem uiteraard.”
Wat bied je in deze tijd als Jaarbeurs aan?
“We waren altijd al bezig met online proposities en webinars, maar dat is door deze tijd wel in een versnelling geraakt. We zijn een data gedreven organisatie en zien daarin ook veel mogelijkheden.
Zo hebben we een groot event, ICT & Logistiek, dat altijd een combinatie is van stands, theater en online mogelijkheden. Die theaters hebben nu een veel lagere capaciteit, dus die gaan we allemaal hybride maken. Daarnaast gaan we apps inzetten met onder andere een matchmaking programma, zodat er nog steeds goed genetwerkt kan worden.
Een eigen event, Kreadoe, heeft een enorm grote achterban die zeer teleurgesteld was dat het event geannuleerd was. We dragen ze een warm hart toe, dus zijn we nu een online variant aan het ontwikkelen, zodat vraag en aanbod 100% online aan elkaar wordt gekoppeld. Digitale beurzen zijn geen vervanging voor live, maar wel een verrijking.
Ook opdrachtgevers weten ons te vinden, bijvoorbeeld KPN die bij ons KPN Digital Dutch organiseerde. Zo zijn er meer klanten die aangeven; als we de zaal toch geboekt hebben, kunnen we dan hier niet het virtual event opnemen?”
“Het hallencomplex wordt een levendig groen dak. Een stadsoase.”
Hoe zie je de toekomst?
“Het jaar 2020 is verloren. We hopen oprecht dat er nog wat ruimte komt, maar zelfs dan is het nog spannend. Ook in 2021 verwachten we dat het een grote impact heeft. Dat is tweeledig: enerzijds omdat je minder bezoekers bij beurzen kunt toelaten. Anderzijds omdat grote publieksevents zoals A State of Trance [van Armin van Buuren] misschien niet doorgaan, zolang de 1,5-meter maatregelen gehandhaafd blijven.”
2022 wordt pas weer een volwaardig evenementenjaar. Zo realistisch zijn we wel. Alles wat eerder is, is mooi meegenomen.”
Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?
“Mensen willen live bij elkaar komen. Dat doen ze al sinds mensenheugenis en is nu even op een andere manier dan gewend, maar dat doet niets af aan de kracht voor live events. Blijf daarin geloven en heb vertrouwen dat het weer goedkomt!”
Beeld: Floris Heuer
