Met enkele maanden in lockdown en slechts de eerste kleine vooruitzichten naar het nieuwe normaal in live, wordt de eventbranche in het hart geraakt! Er ligt een uitdaging voor ondernemers en freelancers om de komende tijd financieel goed te overbruggen, maar ook om het moraal (met het team) hoog te houden.
We vroegen Rutger Bremer, mede-eigenaar van Momice, hoe hij deze pittige periode ervaart.
Lees ook
Hoe gaat het met Momice?
“Het is best zwaar, want er komt weinig nieuwe business binnen en de MKB-klanten zoals eventbureaus hebben het zwaar. We doen er alles aan om relevant te blijven voor onze bestaande en nieuwe klanten. Zodat we hen kunnen helpen om online, hybride of 1,5-meter events te organiseren. Gelukkig spreken velen ook uit echt door te willen gaan.
De behoefte aan event registratiesoftware wordt alleen maar groter. Waar we normaal proberen de prognose te halen zodat we zoveel mogelijk overhouden om terug te stoppen in de organisatie om te groeien, zijn we nu veel meer bezig om de kosten te besparen zodat we hier goed uit komen. Dat betekende helaas ook het noodgedwongen ontslag van enkele collega’s. Los daarvan wordt er heel goed gereageerd op onze activiteiten om eventprofessionals te helpen, zoals de Crash Course voor Online Events. Dat geeft weer heel veel positieve energie.”
Hoe kwam dat nieuws aan bij het team?
“Heel heftig uiteraard, maar ze begrepen allemaal de situatie. Dat maakt het niet minder vervelend natuurlijk. Ik hoop dat ze in de nabije toekomst weer terug kunnen komen..”
Wanneer wist je: dit gaat echt de verkeerde kant op?
“Toen medio maart onze onderbuikgevoelens realiteit werden. Ik ben vanaf dat moment echt in de overlevingsmodus gegaan. Ik kreeg daar gek genoeg zoveel energie van. Mijn vriendin zei: “het is belachelijk hoe jij floreert in deze tijd.” Het is pittig, want het was echt van zeven uur in de ochtend tot tien uur ’s avonds werken, werken, werken. Niet heel gezond voor de thuissituatie, maar het gaf ons als bedrijf wel focus.”
Vertel.
“We beseften dat dit het moment is dat we klanten konden laten zien waarom we Momice jaren geleden zijn gestart. Namelijk om events beter te maken. De tools hebben we, maar het komt nu uit een hoger doel. Dat is geen commercieel gelul. Onze missie komt nu nog sterker naar voren.”
Hoe hebben jullie dat gedaan?
“Dat begon bij de organisatie van Connecting the Dots. Dat was voor de eerste keer niet een live event. Ruim 600 gasten hebben zich aangemeld; vast ook deels uit nieuwsgierigheid hoe wij dat online gingen aanpakken. Tijdens dat event kwamen heel veel vragen over hoe je online events succesvol organiseert. Veel meer dan we in dat event konden beantwoorden. Dus zijn we daar echt ingedoken en hebben we binnen korte tijd een Crash Course opgesteld. Juist omdat dit volledig in ons straatje ligt. Het ging niet over catering of over een locatie, maar over online en doelstellingen verwezenlijken. Dat is ons bestaansrecht.
Daarnaast merken we bij Momice dat er bij online events ineens andere functies binnen een organisatie de verantwoordelijkheid gingen nemen.”
“Bij online events wordt de eventmanager ineens gepasseerd en wordt de marketeer van het bedrijf voor de organisatie gevraagd. Super onterecht!”
“Bij Connecting the Dots hadden we een heel professionele set, maar met de Crash Course moesten we het zelf doen. We begonnen houtje touwtje met een microfoon, camera en drie laptops. We hebben in de afgelopen weken zoveel geleerd over timing, het belang van interactie. Momice zou bijna een webinar kunnen organiseren over alles wat we geleerd hebben.”
Wat zijn de leermomenten tijdens jullie ontdekkingstocht?
“Allereerst dat het onderschat wordt hoe waardevol een online event kan zijn. Met minder budget, creëer je een groter bereik en heb je na afloop veel meer meetbare data. In een zaal lopen mensen niet zomaar weg. Online word je echter zo weg geklikt. Met data wordt keihard weergegeven waar de zwakke momenten in het programma zitten.
Verder is het belangrijk te beseffen dat er veel software en techniek bij komt kijken. Dus ga met (nieuwe) specialisten in gesprek. Het is enorm zonde als je kijkers kwijtraakt door het versturen van een verkeerde link. Of omdat de deelnemers niet kunnen meedoen door het gebruik van bepaalde apps vanwege security / privacy.
Ook de kennis over de keuze van een programma is belangrijk. Ik hoorde laatste over een conferentie die via Zoom verliep en waar tegen een paar duizend gasten werd verteld dat ze hun vragen in de chat kunnen typen. Totaal waardeloos natuurlijk. Dus het regisseren van vraag en antwoord is heel belangrijk. Daar zorgen de presentator en het redactie team in combinatie met de tools voor.
Als laatste wil ik nog benoemen hoe belangrijk de terugkijk-mogelijkheid is. Dat je het online event dus opneemt en gasten de kans biedt dit op een later moment alsnog te zien. Door het opnemen kan je nog het hele jaar snip-its eruit knippen voor communicatiemomenten met je doelgroep. Plus het bereik wordt ook na het event alleen maar groter. Super interessant.”
Heb je nog meer interessante tips?
“Wij gebruiken intern Monday als tooling voor onze processen. Echt een dikke tip! Het ziet eruit als een veredelde spreadsheet, maar het is een dashboard waar je enorm veel mee kunt, zoals ook timetracking. Dat werkt zo goed voor onze visie in de projecten.
We noemen intern deze periode ‘bullet-time’; credits aan Jasper Werkman. De hele wereld staat stil, maar daarin kun je zelf dus extreem snel bewegen (en zelfs kogels ontwijken). We voeren al onze ideeën in Monday in en bepalen op basis van heel veel criteria (tijd, kosten, teams, techniek, prognose, bestaande/ nieuwe klanten) waar we onze bullet-time aan gaan besteden. Dat meten we gedurende het proces door, zodat we kunnen zien of het naar verwachting gaat. Zo kunnen we ieder project tot in detail analyseren.”
Hoe zie je de toekomst van events voor je?
“Er komt een betere mix tussen online en offline. Events worden steeds kleiner en marketing gedreven. Ik adviseer alle eventmanagers er snel mee aan de slag te gaan. Heb je er twee georganiseerd, dan weet je hoe het werkt en kan je de balans tussen online en offline voor al je toekomstige events opnieuw bepalen.
Omdat online events veel meer data opleveren mengen ze automatisch veel sneller in de gehele marketingmix. Online events worden steeds meer geïntegreerd met de marketing. Wie kijkt er op de site? Hoelang blijven ze? Wat zijn de leads? Sales, marketing en events zijn nu drie verschillende eilanden, dus wellicht brengt deze crisis de kans om ze meer bij elkaar te komen.”
“Registratiesoftware wordt veel belangrijker.”
“De realiteit is dat we voorlopig de 1,5-meter afstand moeten vasthouden. Dat betekent onder andere vooraf registreren, meer tijdvakken en een maximum capaciteit om de deelnemersaantallen beter te controleren. Gelukkig hebben we daar alle tools voor.”
Hoe krijg jij jouw hoofd leeg in deze hectische tijd?
“Ik mediteer regelmatig, fiets regelmatig voor en na mijn werk alsof ik normaal naar kantoor ga en speel saxofoon. Lekker improviseren, dan komt alles eruit. Oh en een baby helpt ook enorm. Ben net vader geworden, dus tijd met m’n gezin brengt veel rust.”
Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?
“Pas je aan aan de nieuwe situatie, dan overleef je! En laten we met zijn allen de mogelijkheden opnieuw ontdekken in plaats van te kijken naar wat er niet mag. Zonder de grijze gebieden op te zoeken. We moeten volgens de regels werken, zodat de overheid zo snel mogelijk meer gaat versoepelen.”
Beeld: Momice
Van onze partners
