Met enkele maanden in lockdown en slechts de eerste kleine vooruitzichten naar het nieuwe normaal in live, wordt de eventbranche in het hart geraakt! Niet alleen eventprofessionals ervaren dit, ook corporate eventmanagers ondervinden dezelfde teleurstelling.
We vroegen Marleen van Es – Nijhuis, eventmanager bij bol.com, hoe zij deze periode ervaart.
Hoe gaat het met je?
“Het gaat goed met me. Het was in het begin behoorlijk slikken. Ik werk met ziel en zaligheid aan events voor bol.com en degenen die op stapel stonden, konden allemaal de prullenbak in. Dat deed echt even pijn, maar we hebben ons als team herpakt en de ruimte gekregen om nieuwe plannen te ontwikkelen. Dus ik ga zeker gemotiveerd het tweede half jaar in. Verder is iedereen om mij heen gezond en was het stiekem ook wel lekker om zo vaak thuis te zijn.”
Wat voor events organiseerde je in pre-coronatijd?
“Ik ben verantwoordelijk voor de organisatie van alle interne en b2b-events voor bol.com. Dus denk daarbij aan het zomerevent, sinterklaasfeest, kerstfeest en veel partner-georiënteerde events en beurzen. Mijn laatste event was de Inspiratiedag in februari in de RDM-loods. Dat was voor meer dan 2.000 medewerkers. Ik ben blij dat we die nog konden organiseren, want voorlopig zie ik zo’n groot event niet meer gebeuren.”
Wat is er sinds de coronacrisis met die events gebeurd?
“We hebben een verschuiving gemaakt van offline naar online. Dat gaat wat betreft ons doel om persoonlijk en dichtbij te zijn tegen ons beleid in, maar het gaat eigenlijk echt goed.”
“Al snel werd duidelijk dat we tot einde van het jaar niets doen met live events.”
“Alle bestaande events gaan op de schop en we organiseren nieuwe initiatieven, zoals The Ultimate bol-Pubquiz voor medewerkers.”
Vertel, hoe ziet dat event eruit?
“We hebben als teaser iedereen een cocktailpakket verstuurd om meer beleving te geven aan dit online samenzijn. Nu bouwen we een studio in het pand van bol.com waar Walter Vermeer als host en Patty Pam-Pam als sidekick het programma verzorgen. Dat wordt geweldig, met al ruim 184 ingeschreven teams. Voor dit event werken we samen met Obsession, juist ook omdat het ons eerste grote online event is waarbij we niets aan het toeval willen overlaten. Daarom dat we alles een dag eerder opbouwen en we twee keer een dry run doen van de hele show.”
“Een live event kan je perfect regisseren, maar online is dat nog even zoeken, je bent sterker afhankelijk van techniek.”
Hoe gaat het met de online events in het algemeen?
“We zijn als organisatie datadriven en daarom evalueren we al onze online events heel erg goed. We willen weten waarom iemand blijft kijken, hoelang ze blijven kijken en waarom ze bijvoorbeeld afhaken. Dat is vooral bij de B2B-events erg belangrijk, maar bij de Pubquiz bijvoorbeeld ook. Als dat blijkt te werken, weten we dat we het kerstfeest ook online kunnen doen, uiteraard met de nodige gekkigheid.”
Wat is de belangrijkste feedback die je tot nu toe hebt gehad?
“We hadden mooie video’s van sprekers opgenomen, maar het bleek dat kijkers liever een live presentatie wilden. Dat verbaasde mij, want zo’n presentatie is niet perfect. De reden zit hem in de authenticiteit en de persoonlijke benadering. Daarom dat we een pr-team hebben dat de, vooral interne, sprekers traint in onze bol.com benadering en om ze gerust te stellen. Daarnaast zorgen we voor goed geluid, goed licht en een goede camera, zodat alles om de presentaties heen van hoog niveau is.”
Hoe gaan jullie de interactie aan?
“Vooralsnog doen we dat met de chatfunctie. Tijdens de quiz gaan we een socialwall testen. Het probleem is dat het best lastig is om met Teams, waar wij intern mee werken, de interactie op ludieke wijze op te zoeken. Voor grote formats besteden we de mogelijkheden dan ook uit en zijn we in gesprek met diverse leveranciers die hierin zijn gespecialiseerd.”
Hoe verliep het contact met eventpartners toen alles moest worden geannuleerd?
“Met Obsession hebben we een goede samenwerking. De meeste events zijn of worden vervangen door een andere invulling. Wat mij vooral opviel is dat de locaties waarbij events op korte termijn gepland stonden niet flexibel waren en er best hard in stonden. Dat had ik niet verwacht, maar begrijp het gevoel wel. De branche zie je stoeien en het doet mij pijn om dat te zien. Met veel partijen werk je al jarenlang samen en die hebben nu ineens moeite om het hoofd boven water te houden.”
“We gaan dit jaar niets meer live doen en ik betwijfel of dat begin 2021 al wel zo is.”
Wat staat er komende maanden te gebeuren?
“Het komende jaar zal heel veel online plaatsvinden, met een langzame verplaatsing naar hybride en daarna live. Onze tweewekelijkse meeting, waar zo’n 1.500 medewerkers naar kijken, gaan we in onze ‘bibliotheek’ laten plaatsvinden met langzaam de mogelijkheid voor een hybride vorm. We testen eerst intern, voordat we dit bij partner-events gaan doen. Ik hoop dat we in januari met kleinere b2b-evenementen voor 100 personen aan de gang kunnen, zonder de 1,5-meter maatregelen.”
Hoe behoud je dat persoonlijke contact tijdens online events?
“Het persoonlijk contact is voor ons erg belangrijk, omdat we daar zo in onderscheiden. Daarom dat we key accountmanagers bijvoorbeeld persoonlijk give away-doosjes laten rondbrengen bij partners en er na afloop met ze gebeld of gechat wordt om hun bevindingen te horen.”
“Vooral de opvolging na een event is heel belangrijk. Normaal praat je nog even na, maar nu klikt iedereen na het event meteen op het kruisje.”
“Ik zie ook kansen voor het netwerken, want op een locatie lopen alle gasten tijdens de borrel door elkaar heen. Online kan je gasten snel in clusters plaatsen, zodat gelijkgestemde leveranciers en partners bij elkaar in een kleinere groep terechtkomen. Dus de kans is er, maar de vraag is hoe lekker mensen gaan op online netwerken.”
Wat is de grootste les geweest?
“Ik dacht bij het eerste online teamevent dat ik dat wel even zou organiseren. Dat werkt dus mooi niet zo. Als de schakels niet werken, dan ga je echt onderuit. Ik heb destijds onderschat hoe het is om een goed online event neer te zetten. Vooral de balans tussen de tijdsduur, de mate van interactie, de vormen van entertainment etcetera. Het is zoeken naar de juiste middelen en triggers. Echt learning on the job dus.”
Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?
Blijf zoeken naar kansen in deze periode. Het is vallen en opstaan, maar als we de handen ineen slaan komen we samen tot de mooiste concepten en mogelijkheden.
Beeld: Marleen van Es – Nijhuis, bol.com
Van onze partners
