KLAAR IS CASE: CAS 2021 = 24 uur streamen met 32 wereldleiders, 18.500 kijkers en miljoenen social media-impressies

Voor deze immense productie werd een pitch uitgeschreven die werd gewonnen door drie bureaus uit Nederland. Hoe kwam deze bijzondere samenwerking tot stand? Hoe verliep het proces? En tegen welke uitdagingen liepen ze aan in de transformatie naar het online event? Pieter Schure (eigenaar van PINO), Jaimy van der Meer (projectmanager bij Obsession) en Nathan Wiersma (eigenaar van SVP Sfeerbeheer) leggen het haarfijn uit.

Wat was CAS 2021 precies voor event?

Nathan: “Het thema ‘klimaatadaptatie’ is vrij nieuw. In 2018 is op Nederlands initiatief een wereldwijde commissie opgericht met tal van global leaders die dit thema onder de aandacht brengen. Na een jaar van actie was de summit bedoeld om te bekijken wat er allemaal is gebeurd, zodat aan de hand daarvan een roadmap naar 2030 kon worden ontwikkeld. Dit zou een live event in Nederland zijn in oktober 2020. Door covid kon dit niet meer. Het belang van Klimaatadaptatie is echter zo groot, dus is gekozen voor een online alternatief.”

Hoe is de samenwerking tussen jullie tot stand gekomen?

Pieter: “In 2016 bij de Innovation Expo is dit gelegenheidsteam tot stand gekomen. Dat werkte heel goed, dus zijn we vaker grote events samen gaan organiseren. Gedrieën hebben we de offerte geschreven, gepitcht en gewonnen.”

Hoe verliep het proces van live naar online?

Jaimy: “Na het winnen van de pitch zijn we hard aan de slag gegaan. We hebben eind 2019 een creatief plan, communicatieplan, projectplan en planning aangeleverd, om daar vervolgens mee aan de slag te gaan. Toen kwam begin 2020 Covid-19 eraan en heeft de productie echt even stil gelegen om te bepalen hoe groot de invloed van Covid-19 op het event was. Uiteindelijk zijn we half april weer betrokken geraakt om na te denken over een online variant. Dat zouden we in eerste instantie in oktober 2020 doen, maar omdat onder andere de aanlooptijd behoorlijk kort werd is het uiteindelijk naar januari 2021 verplaatst.”

Heeft deze switch nog invloed gehad op het concept en de programmering?

Jaimy: “Absoluut. De summit zou van negen tot vijf uur hebben plaatsgevonden. Nu we online gingen, hadden we met meerdere tijdszones te maken, dus is er uiteindelijk voor een 24-uurs en wereldwijd concept gekozen.”

Nathan: “Na de keuze voor deze opzet hebben we een aantal sessies georganiseerd met onze opdrachtgever; het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We zijn echt weer met een blanco vel begonnen. Er bleken op het gebied van Klimaatadaptatie reeds verschillende Action Tracks (thema’s) te bestaan. Vervolgens zijn we per Action Track gaan kijken hoe we het programma konden samenstellen in een format dat wereldwijd voor iedereen interessant is en dat beantwoordt aan de doelen zoals gesteld door de opdrachtgever.”

Pieter: “Toen werd besloten dat we online gingen, waren er veel meer dingen haalbaar. We waren voor de hele wereld te volgen en konden tegelijkertijd de lokale betrokkenen veel beter bereiken. Daarmee kon heel concreet invulling worden gegeven aan de belangrijke doelstelling Think Global, Act Local. Daarnaast wilden nu veel meer wereldleiders en klimaatleiders deelnemen, omdat ze online konden deelnemen en dus niet naar Nederland hoefden te komen. Het is geweldig dat een jongen in Afrika met een mooi initiatief kan inbellen in een sessie en in gesprek kan met een wereldleider. Daarnaast konden we door de vele side events alle thema’s veel meer aandacht geven.”

Hoe verliep de productie als je met ‘de hele wereld’ te maken hebt?

Pieter: “Dat was absoluut een uitdaging. Er is geen enkele fysieke sessie geweest, want alle betrokkenen zitten over de hele wereld verspreid. We zaten soms in één sessie in gesprek met mensen uit Mexico, Australië, Verenigd Koninkrijk en meer. Om die reden moest alles ook goed online kunnen worden teruggevonden qua documentatie. Daarom wil ik ook echt een diepe buiging maken voor de betrokken ministeries. Zij hebben echt een prestatie van formaat geleverd.”

Nathan: “Er is nog nooit op deze schaal een online event georganiseerd waarin is samengewerkt met zoveel landen, wereldleiders en organisaties.”

Liepen jullie nog tegen uitdagingen aan?

Jaimy: “Je probeert als bureaus een showwaardig programma te maken. Maar er zijn daarnaast veel sprekers en er spelen veel politieke belangen. Het was de kunst om een mix te maken tussen inhoud, politieke afwegingen en energie. Soms werden er om politieke redenen keuzes gemaakt die het programma technisch minder fraai maakten en dan was het de uitdaging het wel mooi te maken voor de kijker. En om ervoor te blijven zorgen dat de gestelde doelstellingen in top of mind blijven.”

Pieter: “Wij hebben gedrieën de conceptmatige invulling van het programma verzorgd. Andere partijen zoals NEP, Wirtz, Bourgonje, Fraai en World Forum zijn door het ministerie aangetrokken voor de logistieke en facilitaire organisatie zoals de locatie, aankleding en livestream. Het is veel intensiever samenwerken dan wanneer er geen Covid-19 is en je niet alles op afstand van elkaar moet produceren. Daarin is het fysieke contact echt een stuk prettiger.”

Hoe verliep het event?

Nathan: “Voor een event van deze omvang zijn we zeer tevreden. Je moet nagaan dat bij de opening meer dan 30 wereldleiders binnen een format twee minuten live hun verhaal mochten doen. Het was een helse klus om hier van iedereen akkoord op te krijgen, want zo weinig spreektijd zijn deze wereldleiders niet gewend. Maar daarnaast was het ook een bizarre puzzel om alle wereldleiders online klaar te hebben staan.

Achter de schermen waren er allemaal webex-meetings waarin alle high level guests online werden ontvangen. Dat moet natuurlijk ook met alle egards en protocol. Daar alleen al zit zoveel afstemming en arbeid in. Echt een enorme prestatie dat dat onder leiding van het ministerie zonder problemen is gelukt.”

Pieter: “En dat was slechts de opening. Daarna hadden we nog meer dan 15 livestream sessies. Hoofdzakelijk vanuit drie studio’s in World Forum, maar ook vanuit studio’s uit Geneve (2), Ottawa, Miami, Washington en Londen die qua signaal in Hilversum binnenkwamen. En dan kan je in één studio bijvoorbeeld de Afrika sessie hebben waarin 37 deelnemers uit Afrika inbellen. Het is echt bizar dat alles gelukt is, zonder echt noemenswaardige technische problemen.”

Wat kunnen we van deze productie leren?

Pieter: “Alle partijen hebben echt super goed samengewerkt, ook al is er af en toe wrijving door de enorme tijdsdruk en de super hoge politieke belangen. Wat je vooral mist bij een online event zijn de gesprekken in de wandelgangen. Dat geldt niet alleen voor gasten op het event zelf, maar ook voor alle betrokken partijen tijdens het voortraject.”

Jaimy: “Een goed leerpunt bij zo’n enorme productie is dat je echt moet leren loslaten. Een goede rolverdeling is daarbij cruciaal. Je moet vertrouwen hebben in elkaar. Dat lukt alleen als je allemaal heel helder voor de geest hebt wat het doel is.”

Nathan: “Daarnaast wil ik ook kritisch naar onze eigen branche kijken. Het gemak waarmee je online eigenlijk elke spreker kunt krijgen die je wilt, daar hebben we onszelf de jaren hiervoor echt te kort gedaan. Wat dat betreft geldt echt: waarom bij sommige, vooral internationale, bijeenkomsten per se willen beperken tot een live publiek, als je online meer mensen bereikt. Ik pleit ervoor dat in de toekomst doelstellingen super helder moeten zijn. En dat je op basis van die doelstellingen kiest voor live, online of een mix daarvan.”

Pieter: “Aanvullend daarop; we zijn met zijn allen heel kritisch op de interactie online, maar hoe kritisch waren we naar onszelf daarop bij de programmering van een live event? Het is vooral het intermenselijke contact wat je mist.”

Beeld: Ministerie van I&W