Een goed event start met een sterke communicatieflow en zoals iedereen weet: een eerste indruk maak je maar één keer. Het contact met je genodigden is dus cruciaal! Vaak verloopt dit contact via email. Wanneer je daar niet goed over nadenkt, bestaat het risico dat je doelgroep de aandacht verliest.
Momice geeft je zes praktische tips en tricks voor de perfecte communicatieflow voor jouw event. Handig toch?
Te lang, te… zzz
Als je een event organiseert ben je daar trots op en wil je zoveel mogelijk vertellen aan je genodigden. Echter, houd in je achterhoofd dat wat relevant is voor jou, misschien minder relevant is voor je genodigde. Een hele lange e-mail is vaak onduidelijk en de écht belangrijke zaken worden dan vaak over het hoofd gezien. Less is in het geval van eventcommunicatie altijd more! Verplaats je in de doelgroep en zorg dat de informatie altijd relevant is en de belangrijkste punten bovenaan de e-mail staan. Zo voorkom je information-overload en het risico dat iemand cruciale informatie mist!
Door de boodschappen het bos niet meer zien?
Vaak bestaat het communicatietraject van een event niet uit één contactmoment, maar uit meerdere e-mails – van een save-the-date tot de survey. De kans dat de boodschap goed overkomt is het grootst wanneer je per e-mail maar één call-to-action gebruikt. Bijvoorbeeld:
- Save-the-date: Blok ‘m! (met een agendalink)
- Uitnodiging: Ik ben erbij! (met een link naar de registratiepagina)
- Reminder: Aanmelden (met een link naar de registratiepagina)
- Update: Naar de gastenlijst (met een link naar de gastenlijstpagina)
- Bedankmail: Bezoek de website (met een link naar de eventwebsite)
- Survey: Naar de enquête (met een link naar de survey)
Geef je ontvanger een duwtje in de goede richting
Nu je weet dat je het beste één call-to-action per contactmoment kunt gebruiken, is het natuurlijk wel zaak dat je lezers de call-to-action opvolgen! Maak duidelijk wat je van de lezer verwacht (bijvoorbeeld aan- of afmelden), geef de call-to-action een button in een opvallende kleur met genoeg witruimte eromheen en gebruik een korte, duidelijke tekst. Wedden dat je lezer er niet meer omheen kan?
Vergroot de leesbaarheid!
Het is altijd prettig als een e-mail fijn is om te lezen. Je vergroot de leesbaarheid vooral door de hoeveelheid tekst en informatie te beperken – keep it short and simple. Heb je wel meer informatie te delen? Deel het dan op in verschillende (korte) alinea’s. Gebruik ook duidelijke tussenkoppen voor de mensen die graag in één oogopslag willen zien waar de informatie staat die zij zoeken. Verder is het fijn om genoeg witruimte in je mail te gebruiken en consistent te zijn in de uitlijning; dit maakt het visueel een stuk aangenamer om te lezen.
Maak de communicatie persoonlijk
Veel events hebben verschillende doelgroepen; denk aan gasten, sponsoren, partners of VIP’s. Je kunt de e-mails personaliseren door altijd een persoonlijke aanhef te gebruiken. Gebruik de juiste titel en achternaam of juist enkel de voornaam om het wat informeler te maken. Niemand vindt het prettig om een algemene aanhef te zien in een email. Laat zien dat je dit begrijpt!
Gogogo naar de perfecte communicatieflow
Een goed georganiseerde flow kan het succes van jouw event bepalen. Zorg voor unieke en relevante content en maak het de lezer zo gemakkelijk mogelijk. Dit scheelt zowel jou als de lezer een hoop tijd en daarmee vergroot je het succes van het communicatietraject voor jouw event!
Beeld: Momice
