Met de feestdagen in zicht staat op ongetwijfeld bovenaan elk verlanglijstje ‘de versoepeling van de maatregelen in onze branche’. Tot die tijd blijven we op zoek gaan naar inspirerende verhalen van eventprofessionals en corporate eventmanagers.
In deze editie checken we bij Monique de Jong, strategic event manager Benelux bij Salesforce, hoe zij deze periode ervaart. Deze multinational staat bekend om Dreamforce, het grootste meerdaagse corporate event wat elk jaar in San Francisco plaatsvindt en waar ruim 70.000 bezoekers op af komen.
Hoe gaat het bij je?
“Goed, ondanks de rare tijd. Wel merk dat ik het met vlagen lastig vind dat mijn werk op dit moment volledig is veranderd. Alle grote fysieke events van Salesforce zijn omgezet naar digitale projecten en daar krijg ik heel eerlijk gezegd niet dezelfde energie van.”
Wat voor events organiseerde je in pre-coronatijd?
“Ik ben verantwoordelijk voor de grote strategische events binnen de Benelux. Het gaat dan om events van 1.000 personen in België tot 5.000 personen in Nederland. Daarnaast nemen we elke jaar C-level Benelux-klanten mee naar ‘Dreamforce’ in San Francisco. Voor degenen die daar niet bij kunnen zijn vinden er een tweetal afgeleide events in Nederland en België plaats. Voor corona stapte ik uit het ene event meteen over in de voorbereidingen voor het volgende event.”
Wat maakt Dreamforce zo’n tof event?
“De hele sfeer is uniek. Je staat midden in de stad San Francisco, maar dat zie je door de branding helemaal niet terug. Het is over de top, maar op zo’n manier dat het toch natuurlijk aanvoelt. Je ziet bijvoorbeeld geen saaie beursstands, maar conceptueel volledig doorgevoerde belevingen. Locaties staan bol van leuke bandjes die optreden, toffe manieren van catering presenteren en compleet nagebouwde stukken natuur inclusief kampvuurtjes, houtsnippers en planten. Daarnaast worden er ook enorm gave dingen georganiseerd, zoals een concert met Foo Fighters of U2. Je krijgt echt een bepaalde adrenaline als je die dagen daar rondloopt. Mensen missen dit event echt!”
Wat is er sinds de coronacrisis met die events gebeurd?
“We zaten midden in de organisatie voor het event in Nederland dat in maart zou plaatsvinden. Eind februari werd daar de stekker uitgetrokken, nog geen enkel slachtoffer in Nederland gevallen. Salesforce is een Amerikaans bedrijf en er werd besloten wereldwijd alle fysieke events te cancellen. Een paar weken later bleek dat heel verstandig, helaas.
Van het ene op het andere moment viel ik in een groot zwart gat. Sinds die dag moest ik thuiswerken en had ik bijna niets meer te doen. Gelukkig zijn we vrij snel digitale concepten gaan optuigen. Rond mei hadden we ons eerste digitale event rondom het thema ‘Leading through change’. Later volgde nog een digitaal event in juni en in oktober.”
Hoe was het om een digitaal event te produceren?
“Dat was best wel een struggle, want het was allemaal nieuw. Met welk platform ga je werken? Hoe houd je een kijker geïnteresseerd? Het was vooral hard werken als marketingteam. Niet lullen, maar poetsen. Het grote verschil is wel dat je normaal op een eventdag op de locatie aanwezig bent en dan zie je waar je naartoe werkt. Dat is echt een groot gemis bij digitale bijeenkomsten. We hebben die sfeer gelukkig als team opgevangen, door in een zaal bij een meetinglocatie te gaan zitten om van daar uit het event bij te wonen en op een gezellige manier af te sluiten als organisatie. Dan krijg je toch nog een beetje het event gevoel.”
Dat event heette Salesforce Live. Was alles live?
“Dat wilden we in eerste instantie wel, maar we durfden het uiteindelijk toch niet aan. Uiteindelijk hebben we alles vooraf opgenomen en daarna ruim de tijd genomen voor editing en reviewing, zodat het wel zoveel mogelijk het livegevoel benaderde. Wel waren er in elke sessie chatmoderators die live vragen beantwoorden. Aan de feedback viel af te lezen dat men nauwelijks door had dat het niet live was.”
Wat gebeurt er met het Dreamforce-event in San Francisco?
“Die gaat ook digitaal plaatsvinden dit jaar. Vanuit Benelux zijn we druk bezig om voor een groot deel van onze klanten personalized journeys te creëren, zodat iedereen zijn of haar eigen event heeft. Daarin wordt vanuit accountmanagers bekeken welke sessies vanuit Amerika interessant zijn en of we daar zelf nog één op één meetings, een round table event of andere momenten omheen moeten toevoegen voor een maximaal resultaat. Wereldwijd worden zo enorm veel kleine eventjes opgeleverd. We proberen voor de belangrijkste klanten de sfeer van een live event zoveel mogelijk te benadrukken door leuke pakketten op te sturen met bijvoorbeeld een hapje en drankje voor tijdens de keynote.
Hoe zie je de toekomst?
“Op dit moment mogen we wereldwijd tot januari geen events organiseren en moeten we thuiswerken. En ik verwacht dat dat met een paar maanden verlengd gaat worden. Hopelijk komen later in het jaar de hybride events op gang, met uiteindelijk de terugkeer naar vooral ook weer fysieke events. Dat wil niet zeggen dat ‘dat digitale stuk’ verdwijnt, want het is een goede tool om heel gemakkelijk een breder publiek te bereiken.”
Hoe zorgen jullie dat de energie bij medewerkers hoog blijft nu het kantoor al zolang gesloten is?
“We organiseren veel digitale huddles waar we klantsprekers uitnodigen. Verder hebben we ludieke corona-ontspanpakketten opgestuurd met onder andere gepersonaliseerde mondkapjes. Om gezond te blijven hebben we in de zomer een smoothie-pakket verzonden. En er vinden geregeld digitale borrels plaats met een activiteit zoals een pubquiz, bierproeverij, cocktails maken et cetera.”
“We hadden in oktober de Home Office Days geïntroduceerd, waarbij we elke donderdag met drie collega’s bij één van hen thuis werkten.”
Waar ben je op dit moment naar op zoek?
“Ik zit voornamelijk met de vraag hoe je de interactie met klanten op grote events optimaal krijgt. Bij kleinere events is dat gemakkelijker. Zo hebben we voor een C-level event naar zo’n twintig personen een tasting-pakket opgestuurd, waarna ze gezamenlijk gingen koken met een chef-kok die online alles voordeed. Maar hoe bereik je dezelfde interactiviteit met groepen van een paar honderd gasten of meer?”
Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?
“Probeer het nog even vol te houden. Het gaat ooit weer goed komen, want we missen allemaal de fysieke events.”
Beeld: Salesforce
