KLAAR IS CASE: Dept Virtual Festival voelt als een offline live beleving

Na het interview met Creative Director Max Pinas en Head of Marketing Madelon Sweers kunnen we volmondig bevestigen dat er een ijzersterk concept en executie aan ten grondslag lag. Just wow!

Voordat je verder leest adviseren we je deze heerlijke aftermovie te bekijken.

Kunnen jullie in een paar regels uitleggen wat het concept betreft?

“Het was een virtuele variant van ons jaarlijks event waarbij alle 1.500 medewerkers van Dept samenkomen uit dertien landen. Dit event heeft altijd als doel om de cultuur te bestendigen op een wijze waarin puur lol maken en kennis delen samenkomen. Dat doen we door externe sprekers en Depters over hun vakgebied te laten praten, gecombineerd met talloze onverwachte fun elements.”

Hoe kwam deze online editie tot stand?

“We waren verliefd op de fysieke versie, waarin teambuilden, feest vieren en dingen leren bij elkaar kwamen. Gedurende de zomermaanden raakten we steeds meer gewend aan de digitale werkelijkheid. Omdat medewerkers uit de andere landen niet konden komen en we zelf ook met mogelijk strenge restricties te maken zouden krijgen, besloten we virtual te gaan. Maar dan wel op een manier waarin de funpart net zoveel aandacht krijgt als de leerzame onderdelen. Toen zijn we, een ruime maand voor het event, aan de slag gegaan.”

“We missen de energy, emotie en vibe van fysieke events, het is nu aan ons om dit digitaal om te denken”

“We wilden alle elementen van het driedaagse festival in dit drie uur durende event terug laten komen. Daarom hebben we drie teams gevormd die verantwoordelijk waren voor de sprekers, de funstages en de digitale ontwikkeling. Daarbij hebben we echt ingezet op FOMO. We wilden van alles tegelijkertijd laten gebeuren, zodat je voor onmogelijke keuzes komt te staan. Net als op een echt festival.”

Kwam die energie ook al terug in het voortraject?

“Zeker, we hebben een communicatieplan gemaakt wat naast de save the date en de herinnering vooral een mix van memes, video’s, plaatjes en tekstuele posts op o.a. Slack was. Vooral de speciaal voor ons opgenomen filmpjes van bekende Hollywoodsterren waren geweldig.

Daarnaast hebben we de backgroundcontest ontwikkeld; daar ging men helemaal los op met als bewijs de meest creatieve creaties. Ook hebben we truien ontwikkeld in drie verschillende kleuren speciaal voor Dept virtual festival; daar was een enorme run op en iedereen droeg die ook fanatiek tijdens het event.”

Wat was er zo bijzonder aan het platform?

“Het was een 3D omgeving die van schuin bovenaf te bekijken was. Het terrein was een afgeleide van Thuishaven en zat vol animaties, festivalgeluiden en eastereggs, zoals een top20 kattenfilmpjes, Windows 95-pong spelen en een plek waar je alle aftermovies van de voorgaande edities kon bekijken. Deze onverwachte elementen werkten enorm goed in combinatie met het formele programma-overzicht.”

Hoe werd op het programma ontvangen?

“We merkten dat zowel de inhoud als fun goed werden gewaardeerd tijdens Dept virtual festival. Men bleef een tijdje in een stage voor meerdere korte presentaties en ging daarna over het terrein rondlopen. Dan gingen ze bijvoorbeeld naar de photobooth, deden een potje bingo of gingen meedoen met yoga die live door Steward Gilchrist werd gegeven.

Of ze gingen los op één van de TikTok-challenges waar merchandise mee was te winnen of gingen naar de foodstand waar ze erachter kwamen dat ze gratis eten via Ubereats bij hen thuis konden laten bezorgen. Zo hebben we in het programma echt het ware festivalgevoel willen benadrukken waarin je samen van alles beleefd en overweldigd wordt door alle prikkels. Daar zijn we echt in geslaagd.”

What’s next?

“We zien bij veel bedrijven dat ze ook die extra ervaring willen creëren voor hun klanten of werknemers en dat iedereen op zoek is naar die waanzinnige ervaring. Het is super gaaf om te zien dat we van alle kanten aanvragen krijgen om dit ook te bouwen voor andere bedrijven en ondertussen gaan we dit ook daadwerkelijk voor verschillende grote partijen doen. 2020 is een vreemd jaar, maar desondanks zijn we ook heel trots op wat we hebben bereikt.” 

Welke tips heb je voor anderen die een online event willen organiseren?

• “Zorg dat als je een digitaal festival maakt, je een goed raamwerk bedenkt zodat je echt een 360 graden experience creëert. Zowel qua programma, maar ook op het digitale vlak. Online is sfeer maken totaal anders dan offline.
• Bij een eventconcept bedenk je een concept en wordt dat redelijk één op één uitgerold in de productie, omdat bijvoorbeeld locatie of tenten moeten worden gereserveerd en stage design ontwikkeld. Online kan je continue blijven tweaken. Een virtueel event is een veel levender organisme.
• We waren heel sterk met het concept en festivalterrein bezig, maar hebben relatief laat nagedacht over de keuze van het communicatieplatform waar je op terechtkomt nadat je op een stage hebt geklikt. Denk daar tijdig over na, dat geeft meer rust tijdens de productie.
• Bij een fysiek event ben je alles aan het regelen en is veel tastbaar. Bij een digitale variant is dat niet zo. Maar benader elke discipline van het event net zo serieus als je het online laat plaatsvinden. Dat versterkt echt het concept.
• We hadden ook wat laid back plekken op het terrein zoals Netflix & chill. Maar dat houden mensen niet lang vol. Zorg continu voor prikkels. Bij de yoga was het geen filmpje, maar werden mensen ook echt live persoonlijk gemotiveerd door de yogaleraar.
• Zorg dat je werkt met backgrounds voor je gasten. Het is een hele andere beleving als iedereen daar iets vets heeft staan dan dat je naar de woonkamer van iemand zit te kijken.
• We hadden voor elke van de veertien stages twee medewerkers als crew die dedicated bezig waren met de techniek en de inhoud.
• Regel altijd een back-up voor een spreker of entertainment-onderdeel, want er is altijd de kans dat iemand ineens niet bereikbaar is en dus uitvalt.”

Beeld: Dept