KLAAR IS CASE: Dit zijn de tips van Behind The Scenes Awards!

“Gebruik alle zintuigen, want veel beleving wordt door beeldscherm weggesneden.”

Bewaar je inspiratie!

Log in of maak een account aan en bewaar jouw inspiratie op een Board.
Maak zoveel Boards als je wilt!

Maak een account

Vul de velden in en ga direct aan de slag met Boards!

Wachtwoord
Voornaam
Achternaam
Ik geef toestemming om mijn gegevens te gebruiken voor de Boards functionaliteiten op de event inspiration website.
×

Waar verreweg de meeste eventprofessionals de voorkeur geven aan offline events, zoeken velen (tijdelijk noodgedwongen) het online spectrum op. Wij kijken de komende tijd in het nieuwe onderdeel ‘Klaar is case’ naar de mooiste online en hybride voorbeelden uit de branche. Terugkijkend op het event bespreken we met opdrachtgevers hoe zij het kunstje hebben geklaard, waar ze tegen aan liepen en wat de beste tips zijn.

De eerste in de reeks is Behind The Scenes Awards; een prachtig en emotioneel event wat zo geslaagd was, dat de kans op een vervolg klein is. Over ‘op je hoogtepunt stoppen’ gesproken! We spraken met drie regisseurs van Nederland (en tevens opdrachtgevers) Monique Winkel, Liselotte Oomen en Sander Hendrix over waarom het zo’n succes was.

Wat is het event Behind The Scenes Awards?

Monique: “Het valt mij al jaren op dat de mensen achter de schermen bij een event enorm hard werken en ik wilde hiervoor meer bewustwording creëren bij eenieder. Veel mensen onderschatten de toewijding en passie van wat zij doen.  Daarom heb ik lange tijd terug een doos met mini-awards gekocht en wilde ik die gaan uitdelen aan jongens of meiden van de crew, na afloop, die er tijdens een event echt uitsprongen. Deze doos kwam ik met opruimen weer tegen en nam ik mee naar het mooie initiatief ‘Ruimte om te Raken’ wat in de eerste weken van de coronacrisis werd georganiseerd. De crew voelde zich zo vereerd, dat ik in de auto bedacht dat ik hier iets mee wilde doen. Zo ontstonden de Behind The Scenes Awards, om de crew ‘aan de achterkant’ in de spotlights te zetten.”

Behind the scenes awards - controlroom - regisseur - online event - stagemanagers - Nathan Reinds

Een prachtig initiatief. Hoe kwam vervolgens het concept tot stand?

Monique: “Ik belde Liselotte en Sander op om te vragen of ze jurylid wilde worden. Nog totaal niet beseffende welke vorm alles ging krijgen, want uiteindelijk waren we geen jury meer, maar wonnen puur de meeste stemmen. Daarna dropte ik mijn gedachten in een simpel Facebook-bericht en toen ging het los. De branche reageerde enthousiast en verschillende collega’s boden meteen hun hulp aan.”

Sander: “Ik twijfelde even of het wel gepast was om dit te organiseren, want er lagen enorm veel mensen op de intensive care. Maar datzelfde gold zakelijk gezien ook voor ons; de hele eventbranche lag op de intensive care en veel bedrijven en ZZP-ers hadden het enorm zwaar. Dit was dus juist het moment om een signaal af te geven. Ik ben echt een live-man. Bij online events mis ik de emotie. Maar dit idee van Monique kwam uit het hart dus we gingen het gewoon doen.”

“We gingen een online event organiseren; iets waar we een week geleden nog op afgaven.”

Liselotte: “Vanaf de eerste Zoom-meeting zijn we continue met zijn drieën bezig geweest om dit event vorm te geven. De rode draad bleef die mannen en vrouwen achter de schermen, maar de symboliek werd steeds groter. Met alle samenwerkingen die we zijn aangegaan hebben we altijd gezegd; het is ons [Monique, Liselotte en Sander] dingetje. Er werd geen pers uitgenodigd. Het ging echt om onze mensen en onze branche.”

Ziggo Dome - Behind the scenes awards - Floris Heuer - together strong - led wall - winnaar - Rene Koenen

Jullie hebben alle drie enorm veel gezien in de branche en hebben elk een eigen aanpak in de aanloop naar een event. Hoe was de rolverdeling en hoe ging dat?

Monique: “Het belangrijkste was dat we continue handelden op gevoel. Het leek Liselotte leuk om te presenteren en het leek Sander gaaf om als razende reporter door het land het live-element terug te laten komen. Dus heb ik de regie op mij genomen.”

Liselotte: “In de voorbereiding zag je heel mooi onze verschillen. Sander leeft echt met het motto ‘never stop creating’. Ik stop op een gegeven moment met creëren en ga over in optimaliseren. Monique is zo’n icoon. Ze heeft haar sporen dik verdiend en strooit haar sterrenstof uit over iedereen wat enorm veel rust geeft.”

Sander: “Daar heeft Liselotte gelijk in. Monique is volledig authentiek. Alle keuzes zijn daardoor ook heel puur genomen en werd de kracht van het event. En doordat Liselotte alles tot uberdetail produceerde, had ik ruimte om creatief door te denken.”

Monique: “Het was echt kicken om te zien dat we elkaar zo enorm versterkten. Sander bleef maar appjes sturen met ideeën en Liselotte heeft alles in de smiezen. Heerlijk.”

“Eigenlijk was dit event het bewijs dat je meerdere regisseurs op een grote klus moet zetten.”

Wat waren leerpunten tijdens het proces?

  • “Blijf weg van die standaard talkshow, maar probeer echt te raken. Wij deden dat onder andere door met de camera op pad te gaan en een liedje te schrijven voor overleden collega’s.”
  • “Bedenk je goed wat er technisch allemaal bij komt kijken. Hoe ga je om met vertraging op de lijn? Zijn alle genomineerden en sprekers ingebeld en is daar een goede audiocheck mee gedaan?”
  • “Een goed online event is echt een live-programma. Ad (de Haan, Live@Home) zei het heel mooi: “we zijn gewoon een tv-show aan het maken.” Daar heb je ook veel crew bij nodig. Zo hadden wij vier stagemanagers rondlopen.”
  • “Interactie is erg belangrijk. Zorg dat het publiek iets kan doen, zoals het invloed hebben op de regie door bepaalde woorden te appen naar de regisseur.
  • “Waar je normaal een 360 graden ervaring hebt, bied je nu een 16:9-variant. Zorg dus dat het continu afwisselend is en je als kijker benieuwd blijft naar wat er nog meer komt.”
  • “De digitale omgeving van Live@Home (van Live Legends) was geweldig. Wat nu met dat systeem wel kan, maar tijdens ons event niet, is de mogelijkheid om de hosts en zangeres close in beeld te brengen. Fijn dat dat nu wel kan, want dat was echt een gemis voor het overbrengen van de emotie en energie.”
  • “Doe geen voile kleding aan als je voor een greenscreen staat. Dat geeft een vreemd effect op camera.”
  • “Normaal maken we een paar minuten voor aanvang de zaal donker, dimt de muziek, komt er een hartslag of dronegeluid. Alles om de gasten voor te bereiden. Doe dat ook live; door een voice-over die bijvoorbeeld vraagt het licht thuis te dimmen en nog snel een drankje te pakken.”

“De belangrijkste les is dat je voor een online event veel meer effort dan bij live erin moet stoppen om te zorgen dat de gast wat voelt.”

Waarom is emotie overbrengen via het scherm zo lastig?

Liselotte: “Je hebt geen invloed op de omgeving en kunt mensen voor bepaalde prikkels niet afsluiten. Normaal is het publiek onderdeel van de beleving en zitten ze er middenin. Dan kan je als host ook met ze spelen en word je gevoed door hun reactie. Nu sta je bijna energieloos in een betonnen bunker in een schermpje te kijken. Een duopresentatie, zoals ik had met Humberto Tan, is dan heerlijk voor de energieverdeling.”

Behind the scenes awards - green wall - Nathan Reinds - Humberto Tan - presentatie - online event - studio
Behind the scenes awards - green wall - Nathan Reinds - Humberto Tan - presentatie - online event - studio

Wat is de beste tip voor opdrachtgevers die een online event willen organiseren?

Monique: “Besef dat je het moet organiseren alsof het een live event is. Dus ook met opkomstmuziekjes, spanningsfillers etcetera. Je hebt echt een regisseur en stagemanagers nodig om voor de kijker de energie erin te houden.”

Sander: “Je moet je zintuigen anders gaan gebruiken, omdat veel van de beleving door het beeldscherm wordt weggesneden. Dus lees je onwijs goed in in de doelgroep. Wie zijn de gasten en wat raakt hen? Zorg dat je ze uit de passieve kijkhouding krijgt.”

Behind the scenes awards - controlroom - regisseur - online event - stagemanagers - Nathan Reinds

Komt er een vervolg op dit event?

Liselotte: “Dit was een uniek moment in de tijd. Timing en emotie kwamen perfect samen. Normaal is de timing op een event wel aanwezig, maar moet er vaak gedwongen op zoek gegaan worden naar de emotie. Wat dat betreft kunnen we dit met zijn drieën niet overtreffen. Alles klopte.”

Monique: “Daarnaast was het enorm intensief en werd het overgrote merendeel kosteloos verzorgd. Dat wil ik niet nog een tweede keer aan mensen vragen. En ik denk dat een groot deel van het live gevoel overbrengen geslaagd was omdat wij het voor en door de crew deden… het was een intiem weerzien met onze eigen eventfamilie in deze moeilijke tijden… want hoeveel we ook van shows houden, met alle energie die erbij hoort, we houden ook van alle mensen met wie we deze passie delen.

Sander: “Wat dat betreft zou het mooi zijn als een commerciële partij dit zou overnemen. De crew verdient de aandacht absoluut. En dan kunnen ook categorieën terugkomen die nu niet zijn meegenomen.”

Sharing the bright side of live doen we samen, dus ook de beste cases! Heb jij een event (mede) georganiseerd waarvan jij zegt ‘Dat was echt een top online of hybride event’? laat het ons weten, want we delen het graag!

De hele twee uur durende show (scroll er doorheen, absoluut de moeite waard!):

Behind the scenes:

Beeld: Behind The Scenes Awards, Floris Heuer en Nathan Reinds