Waar veel organisatoren hun heil zoeken in online events, is dat voor sportwedstrijden een stuk lastiger. Het resultaat is de annulering van zo’n 90% van de internationale toernooien. Gelukkig zijn er nog steeds organisatoren ‘met ballen’, zoals Wilco Nijland, COO van Sportworx. Hij organiseerde samen met zijn team King of the Court; een beachvolleybalvariant waarin competitie, high energy en entertainment de boventoon voeren.
Ga dat maar eens organiseren in coronatijd… met internationale topsporters, in het centrum van Utrecht. Wilco deed dat, met overweldigend succes. Wij spraken hem enkele dagen na het meerdaagse event en vroegen hem hoe hij terugkijkt op het project.
Lees ook
Wat is King of the Court precies?
“King of the Court is de beachvolleybalvariant waarin het veld is verdeeld in een winnaarskant en een uitdagerskant en een eliminatierace van drie tijdsblokken van vijftien minuten wordt gespeeld. De wedstrijd werd in een rauwe urban-setting gespeeld en barstte tussen de wedstrijden door van de toffe showelementen. Gasten namen plaats in één van de zestig skyboxen of op het VIP-dek en werden 2,5 uur geëntertaind met spannende wedstrijden, optredende artiesten, winacties en een lichtshow met special effects.”
Waar liep je in het voortraject tegenaan?
“Het was vooral mega spannend hoe corona zich zou gaan ontwikkelen. In theorie kon het event een dag voor aanvang afgelast worden, mocht er een grote lokale uitbraak komen. We hebben vanaf het prille begin veel contact gehad met de Gemeente Utrecht en wethouders in Utrecht, zodat zij goed op de hoogte waren van hoe we alles coronaproof gingen organiseren.
Daarnaast hadden we 80 sporters vanuit de hele wereld die naar Nederland zouden komen, waaronder ook uit ‘oranje landen’. We kregen pas een week van tevoren van het Ministerie van VWS te horen dat deze atleten een uitzondering kregen en niet in quarantaine hoefden. En vier dagen voor het event bleek dat sommige atleten toch de EU mochten inreizen vanuit bijvoorbeeld Amerika. Dat was heel stressvol, want anders moesten we veel gaten in het programma met reservespelers opvullen.
Daar komt bij dat als de Brazilianen en Amerikanen niet zouden komen, ook de uitzending op tv in die landen niet zou doorgaan. Terwijl dat zowel voor ons als ook voor Nederland en Gemeente Utrecht belangrijke promotiekanalen zijn.”
Heb je uiteindelijk geen positieve coronagevallen gehad bij sporters of gasten?
“De sporters moesten voor hun vlucht een actuele negatieve coronatest voorleggen. Niemand bleek een negatieve coronatest te hebben. Eenmaal in Nederland werden alle atleten nogmaals getest en op basis van die resultaten hadden twee atleten een positieve coronatest. We hebben de sporters volgens het protocol niet meer aan het toernooi mee laten doen.
Overigens was de reden van de uitslag dat ze weken daarvoor corona hebben gehad en daar voor in quarantaine zijn geweest. Het blijkt dat je weken of maanden later alsnog, zonder symptomen, een positieve testuitslag kunt krijgen terwijl je niet besmet bent en het virus dus niet kunt overbrengen op anderen.
De internationale sportwereld weet niet hoe hier mee om te gaan. Dat is organisatorisch echt stressvol, zeker als de media daardoor een verkeerd beeld schetst en je daar als organisatie veel tijd en energie aan kwijt bent om die berichten de kop in te drukken. We kregen immers ook vragen van gasten en artiesten of ze nog wel moesten komen. Totale onzin, maar dat is wel de realiteit.
Qua bezoekers hebben we nu, twee weken na het event, nog geen melding gekregen van coronabesmetting. Daarvoor geldt overigens dat wij er alles aan hebben gedaan om het event coronaproof te maken, inclusief losse in- en uitgangen, aparte skyboxes en aanwezige kuchschermen. Naar mijn mening werden de kuchschermen te weinig gebruikt. We riepen het elke dag meermaals om, evenals het niet gaan roepen, maar juist klappen. Uiteindelijk hebben mensen daar een eigen verantwoordelijkheid in te nemen. Zo oordeelde overigens ook de gemeente na het inzien van alle protocollen.”
Op welk moment dacht je: “We hebben goud in handen?”
“Toen op de eerste avond de lichtshow zo’n waanzinnig beeld gaf van de hele arena. En toen de spelers aangaven nog nooit in zo’n atmosfeer te hebben gespeeld. We hebben met een grote groep spelers tot half drie ’s nachts in de lobby van het hotel gezeten, omdat niemand kon slapen van de adrenaline. Dat was zo kicken.”
Krijgt dit event een vervolg?
“Ik wil dit in 2021 op minimaal vier plekken in de wereld organiseren. Maar ik hoop ook dat steden hun handen inéén slaan om dit op kleinere schaal te organiseren waarbij zo’n arena enkele weken op één plek staat.. Dan kan je achtereenvolgens bijvoorbeeld volleybalwedstrijden, een basketbaltoernooi en daarna muziekoptredens of theatervoorstellingen verzorgen. Dan deel je de kosten en bruist het weer in de stad.”
Wat was de impact van dit event?
“De exacte cijfers volgen pas einde van de maand, maar ik weet dat de livestream in meer dan 125 landen is bekeken. En mijn post op LinkedIn over het toernooi is door 85.000 mensen bekeken. Dat is top, want we deden dit ook echt voor de branche.
Ik hoop dat het inspirerend was en er gebruik van gemaakt wordt. We hebben onze nek uitgestoken en helpen anderen graag bij zoiets soortgelijks. Ga ons niet kopiëren, maar bel ons even op, zodat we de partijen die ons geholpen hebben naar voren kunnen schuiven. Zo is er één bedrijf die alles heeft overgenomen, inclusief letterlijk stukken tekst van onze site. Daar word ik echt pissig van, zeker ook voor de toeleveranciers die hier van hadden kunnen profiteren. Zo jammer in een tijd als deze!”
Wat was je grootste leerpunt?
“Houdt je koers vast. We hadden een visie. Ook al zeiden mensen dat het risicovol was; we hebben aan ons idee vastgehouden en dat heeft echt gewerkt.”
Heb je nog tips voor anderen die een anderhalve meter even willen organiseren?
- “Zorg dat je andere partijen vanaf het eerste moment deelgenoot laat zijn van jouw ideeën. Leg het rustig uit en waarom het voor hen zo interessant is.
- Blijf de overheid op wekelijkse basis informeren, want ze krijgen veel vragen vanuit de samenleving. Zo kon de Gemeente Utrecht bijvoorbeeld via social media angst van sommige inwoners wegnemen door hun vragen te beantwoorden.
- In het geval van een sportevent; verkoop geen kaartjes voor een toernooi, maar voor een beleving. Dan kan je een hoger bedrag vragen, zeker omdat naast alle entertainment zo’n skybox ook nog eens een exclusiever gevoel geeft.
- Verdiep je goed in de regelgeving; er is echt nog veel mogelijk in deze tijd. Kijk naar wat wel kan en niet naar wat niet kan. We zijn nu één van de tien grootste sportevents van de wereld dit jaar. In normale tijd was dat één van de 250. Dat is gelukt door positiviteit, een visie en vooral omdenken.”
Beeld: King of the Court / SetVexy
