You, me, (vir)us: “Zodra iets mogelijk is, staan wij klaar.” (Jasper Karman, Beleidsadviseur Stedelijk Evenementenbureau Gemeente Amsterdam)

We vroegen Jasper Karman, beleidsadviseur Stedelijk Evenementenbureau Gemeente Amsterdam, hoe hij deze periode ervaart. Als adviseur voor de burgemeester van Amsterdam, adviseert hij haar over het evenementenbeleid in de stad en speelt hij met zijn collega’s een rol bij het verloop van grote events zoals Pride, Koningsdag en de Oud & Nieuw viering.

Hoe gaat het bij je?

“In principe goed, thuis is het druk omdat we een zoontje hebben met een beperking en dat is extra pittig in deze tijd. En het werk is natuurlijk een stuk minder leuk. 2020 ging vooral over wat niet kon. Maar als ik mijn positie vergelijk met de teleurstelling, zorgen en onzekerheid die ik zie bij de mensen in de evenementenbranche waar we veel contact mee hebben, dan breekt mijn hart vooral voor hen. Dan heb ik het nog relatief goed.”

Wat is er sinds de coronacrisis met die events gebeurd?

“Eigenlijk is alles veranderd. Het jaar 2020 zou het drukste eventjaar zijn in hele lange tijd, misschien zelfs wel ooit. Want naast de grote en risicovolle jaarlijkse events als Koningsdag, Pride en Amsterdam Dance Event zouden we ook het EK Voetbal en SAIL hebben. En dan heb ik het nog niet eens gehad over die bijna 100 grote publieke events waar meer dan 2.000 bezoekers op afkomen; van De Parade tot Milkshake en van Kwaku tot DGTL.

We zaten vol in de voorbereidingen van Koningsdag en enkele grote events van private partijen, toen we begin maart doorkregen dat onzeker was of die events door konden gaan. De burgemeester is verantwoordelijk voor vergunningen in de stad. Veiligheid is daarbij altijd cruciaal, maar nu kwam de focus veel meer te liggen op de gezondheid dan op crowd management.

Al snel was duidelijk dat er stevige maatregelen nodig waren om te voorkomen dat het uit de hand zou lopen en dat die evenementen onmogelijk zouden maken. We hebben nog een tijdje doorgewerkt voor het geval dat de events rond Koningsdag toch door konden gaan, maar dat was eigenlijk tegen beter weten in. Uiteindelijk is begin april de stekker eruit getrokken. Vanaf dat moment was duidelijk dat events voorlopig een moeilijk verhaal zouden zijn. Ook in de buitenlucht.”

Wat zijn jullie toen gaan doen?

“We hebben vrij intensieve gesprekken gevoerd met allerlei partijen. Natuurlijk met de festivalmakers en stichtingen zoals die van de Pride, maar ook met de politie, GGD en adviseurs over openbare orde en veiligheid.

Onze rol is om het belang van events te blijven benadrukken voor de stad, maar ook voor het draagvlak voor de maatregelen. We wilden mogelijk maken wat wel kon. Of het nou een concert is met 250 personen in het Olympisch Stadion of 2.000 personen in de Ziggo Dome [zie hier een eerder interview met de directeur commerciële zaken, Danny Damman]. Daar is hard aan gewerkt, maar het resultaat was beperkt. Vooral omdat de omstandigheden met het virus en de besluiten die in Den Haag werden genomen weinig ruimte overlieten. Maar ook omdat de burgemeester niet alleen het belang van evenementen moet afwegen. In Amsterdam begon de tweede golf veel vroeger dan in de rest van het land, daar was het aantal besmettingen in augustus eigenlijk al op een zorgelijk hoog niveau.

Daarnaast zijn we gaan kijken hoe we organisatoren kunnen helpen overeind te blijven. We hebben intern stevig gelobbyd om het geld van de leges van vergunningen voor evenementen die afgelast waren vanwege corona terug te storten. Ook waren er organisaties die al kosten hadden gemaakt en die met het geld van subsidies hadden betaald. We hebben er voor gezorgd dat zij het grootste deel van de subsidie konden houden en dat ze het evenement in 2021 alsnog mochten organiseren.

De focus lag gedurende het jaar voortdurend op zoeken naar wat wel mogelijk was. Dat liep vaak uit op een teleurstelling. Voor ons maar vooral ook voor organisatoren. Maar er waren ook kleine succesjes. Zo hebben we wel een Sinterklaasintocht gedaan. Daar waren alles bij elkaar acht scenario’s voor geschreven en uiteindelijk ging de versie door zonder publiek en nauwelijks pieten. Maar we konden het wel op AT5 uitzenden voor de Amsterdammers.”

Hoe kwam de keuze tot stand om enkele culturele locaties open te stellen en anderen niet?

“Dat was ontzettend ingewikkeld. We hadden de keuze tussen 1) een paar partijen helpen of 2) één lijn trekken en niemand helpen. Het was de intentie van het college om te helpen waar kon. Er was simpelweg niet de mogelijkheid om alle culturele locaties open te stellen.”

Vervul je als Amsterdam een voorbeeldrol voor andere gemeenten?

“Dat impliceert dat we denken dat we het beter weten dan anderen. We doen ons best, maar dat is echt niet zo. Ik zie in andere steden inspirerende dingen gebeuren waar wij weer van kunnen leren. Maar we hebben wel het voordeel dat we als grote stad met veel professionele partijen samenwerken.

En omdat evenementen in Amsterdam onder een vergrootglas liggen vanwege de discussie over drukte en overlast, zijn we veel verder dan andere steden in geluid- en locatiebeleid en hebben we intensief contact met organisatoren. Dat heeft voordelen, ook in deze tijd.

Zo zijn de snelteststraten in de stad opgebouwd door organisatoren uit de evenementenbranche, want die weten perfect hoe ze die logistiek gezien veilig moeten opzetten. Dat is een verdienste van de professionele branche en de Amsterdamse GGD die dit dankzij de grote hoeveelheid ervaring en een dosis lef aandurfde.”

Hoe kijk je naar het komende eventjaar?

“Daar zijn we al een hele tijd over aan het nadenken. Dat is ontzettend lastig, want deze crisis laat zich heel slecht voorspellen. We worden verrast in positieve zin, denk aan de snelheid waarmee er een vaccin is ontwikkeld, maar ook in negatieve zin. De Britse variant van het virus vergroot de onzekerheid enorm, juist nu we hoopten langzaam terug te kunnen naar een normale situatie.

Maar we realiseerden ons na de zomer dat we toch op tijd moeten proberen na te denken over scenario’s om uit deze crisis te komen. Het is namelijk niet van de één op  de andere dag weer precies zoals vroeger – we zullen te maken krijgen met een lastige tussenfase waarin heel veel partijen iets willen maar er nog steeds weinig kan.

En evenementen zijn geen broodjes die je in een dag kunt bakken. Je hebt niet zomaar een goede line-up of programma. Het kost tijd om een evenement veilig en goed te organiseren. Vlak voor de kerst heeft de driehoek (burgemeester, Hoofdcommissaris, Hoofdofficier van Justitie) na overleg met de GGD/GHOR een principebesluit genomen: we gaan met de organisatoren van events die gepland zijn tot en met mei 2021 in gesprek om te proberen ze te verplaatsen naar de tweede helft van het jaar. Voor die tijd is de kans dat ze door kunnen gaan klein en het geeft de organisatoren duidelijkheid en rust. En voor ons en voor organisatoren is er dan hopelijk tijd en ruimte om te experimenteren met events – eerst kleinschalig en hopelijk steeds groter. Gelukkig beseft iedereen in Amsterdam dat het belangrijk is om daar op tijd mee te beginnen.”

Hoe moet ik die experimenten voor mij zien?

“Doordat we alle events verplaatsen naar de tweede helft van het jaar, is er meer ruimte om op een eventlocatie in de weekenden in april – als dat dan veilig kan – bijvoorbeeld kleinschalige events te programmeren. Misschien kunnen we dan ook experimenteren met evenementen met sneltesten of wellicht onder voorwaarden met het loslaten van het afstandscriterium.

We hopen in de tweede helft van dit jaar weer samen te komen op events. Wanneer precies hangt van heel veel dingen af. Maar tot dat moment moeten we kijken hoe we in die tussenfase mogelijk maken wat kan, zonder te grote risico’s te nemen. Dat wordt een lastige puzzel, maar we willen in elk geval zorgen dat wij klaar staan.”

Hoe helpen jullie organisatoren om straks snel op te kunnen starten?

“Daarbij is het belangrijk te beseffen dat je niet zomaar een event organiseert. Eerst is er een creatief proces, dan is er goede afstemming met diverse partijen zoals de brandweer en politie en dan pas kan aan de productie worden begonnen. We willen proberen vanuit de gemeente processen sneller te laten verlopen in die eerste fase en kijken of we bepaalde stappen tegelijk kunnen laten lopen. Dat bijvoorbeeld de vergunningaanvraag en het advies van de GGD niet elkaar opvolgen, maar dat de GGD al in een vroeg stadium wordt gevraagd om een advies.

Dit gaat ons veel meer ruimte, tijd en energie kosten, maar we voelen dat we dit moeten doen, zodat er hopelijk in april, mei weer wat te doen valt voor de Amsterdammers. Hopelijk krijgen we van het virus de ruimte om dit voor elkaar te krijgen. De gedachte is; als het kan, dan moet het niet aan ons liggen om het niet door te laten gaan.”

Hoe kijk je aan tegen de online alternatieven dit jaar?

“Het is fijn dat er daarmee een grotere doelgroep wordt bereikt. Zo is ADE, voor ons als stad een enorm belangrijk event, grotendeels naar een virtuele editie overgegaan. En ook onze oud & nieuw viering was eigenlijk virtueel, want via de tv en zonder publiek. Het doel is dat we proberen zoveel mogelijk mensen erbij te betrekken. Maar we hebben ook allemaal zelf ervaren wat je mist als je er niet live bij bent. Events gaan over veel meer dan alleen een mooi optreden. De toegevoegde waarde zit vooral in samen mooie en samen bijzondere momenten beleven, in contact met elkaar.”

Wat verwacht je van de toekomst van events in Amsterdam?

“Op korte termijn zullen we goed moeten samenwerken met organisatoren om snel weer wat mogelijk te maken in de stad. Op de lange termijn is de toekomst onduidelijker. We weten nog niet wat de blijvende schade is van de crisis. En ook niet of corona gaat leiden tot veranderingen in de behoefte aan evenementen.

Als stad zoeken we al jaren naar een betere balans tussen levendigheid en evenementen voor een grote en diverse groep Amsterdammers enerzijds, en een zo beperkt mogelijke impact op de leefbaarheid anderzijds. Daar passen naast bestaande evenementen ook meer nieuwe, kleinschaligere events bij.

Dat dilemma speelt niet alleen bij evenementen: ook als het gaat om toerisme, wonen en winkelaanbod is het zoeken naar een betere balans. De stad wil niet terug naar de situatie van voor de crisis, maar tegelijkertijd zijn we ook een metropool die door velen als interessant wordt bevonden, juist omdat hier zoveel te beleven valt.”

Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?

“Ik hoop heel erg dat je het hoofd boven water kunt houden en dat jullie er straks weer staan als evenementen weer kunnen. Want we gaan jullie nodig hebben. Iedereen heeft de afgelopen tien maanden gemerkt hoe saai het leven is zonder evenementen. Mensen willen bij elkaar komen. Dus houdt vol en hopelijk tot na deze crisis.”

Beeld: Fjuze, Piet van Strijp en Niels de Vries