We naderen het einde van een vreemd jaar. Het coronavirus is nog steeds onder ons, wat een enorme klap betekent voor de evenementenbranche. Niet alleen eventprofessionals ervaren dit, ook corporate eventmanagers ondervinden dezelfde teleurstelling.
Sander Kloots, sponsor & event manager bij Van Lanschot Kempen, vertelt hoe hij de afgelopen periode heeft ervaren en hoe hij de toekomst van events ziet.
Lees ook
Hoe gaat het bij je?
“Goed eigenlijk, ondanks dat sinds maart het hele leven op zijn kop staat. Vanaf dat moment organiseerden wij zowel intern als extern geen events meer en moesten onze partners, het Van Gogh Museum en Het Concertgebouw, dicht. De eerste week ben je dan nog alles aan het cancellen, maar daarna was er weinig te doen. Ik wilde aan de slag, dus ben gaan kijken waar ik op korte termijn waarde kon toevoegen. Dat bleek in de vertaalslag van sponsoractiviteiten naar content creatie.”
Wat voor events organiseerde je in pre-coronatijd?
“Mijn werk was drieledig in te vullen. Allereerst ben ik verantwoordelijk voor alle sponsoractiviteiten zoals de door ons gesponsorde locaties het Van Gogh Museum en Het Concertgebouw. Daarnaast verzorgde ik alle klantevents op landelijk niveau en alle interne evenementen, zoals het personeelsfeest en de halfjaarlijkse update van de omzetcijfers.”
Wat is er sinds de coronacrisis met die events gebeurd?
“We zouden half maart met enkele relaties naar de internationale beurs TEFAF gaan, inclusief een mooi event in een nabijgelegen locatie. Een paar dagen voor de beurs begon hebben we besloten dit te annuleren, terwijl er nog nauwelijks besmettingen waren in Nederland. We wilden met zulke belangrijke relaties niet het risico lopen dat we in het hotel in lockdown moesten of dat iemand op de beurs besmet zou raken. Relaties waardeerden dit en prezen ons dat we zo goed vooruitkeken. Daarop hebben we besloten in zijn geheel geen events meer te organiseren.
In gesprekken met zowel onze bankers als partners bleek een sterke behoefte om met de achterban in contact te blijven op zowel inspirerende als inhoudelijke wijze. Zo kwamen de Van Lanschot Kempen Concertgebouw Sessions tot stand; mini concerten vanuit een leeg Concertgebouw die inmiddels in totaal al meer dan één miljoen views hebben gekregen. Ook zijn we met Gijs Groenteman een podcast gestart waar waardevolle content uit komt en die onze bankers doorzetten naar hun relaties die daar interesse in hebben.
Voor het Van Gogh Museum hebben we curatoren middels webinars lezingen laten verzorgen voor aanvang van elke nieuwe tentoonstelling. Dat leverde enorme goodwill op. Het mooie is dat we normaal bij een preview enkel Nederlandse relaties uitnodigen, maar nu ook Engelse en Belgische, inclusief Franstalige klanten bereiken.”
“I enjoyed that tremendously; it was very good indeed and perhaps one of the best industry events I have been to.”
“Wat betreft de interne events, hadden we mazzel dat we eind januari ons jaarlijkse personeelsfeest voor 1.500 collega’s hadden in Studio 21. Daarna kwam alles stil te liggen. Inmiddels pakken we dat weer op met videoseries door ons senior management. Daarnaast zenden wij op 17 december een special kerstconcert uit voor alle collega’s vanuit Het Concertgebouw door middel van een livestream, om zo toch het jaar gezamenlijk af te sluiten.
De klantenevents hebben we omgezet naar inhoudelijke webinars. We spitsen ons echt op onderwerpen die relevant zijn voor de doelgroep en dat wordt gewaardeerd, want gemiddeld wordt 90% van de gehele webinar bekeken. Kijkers haken dus nauwelijks af.”
Hoe ervaar je de inzet van webinars?
“Heel goed. Pre-corona organiseerden we roadshows waarin je op tien locaties elke keer hetzelfde verhaal deed. Dat doe je nu in één keer met in totaal zelfs meer deelnemers.
Wel is het zo dat mensen een online event vaak onderschatten. Een goed verhaal moet je scripten en er moet goed nagedacht worden over camera-overgangen. Daarnaast vraagt het ook veel meer voorbereidingstijd van mijn interne sprekers die we graag inzetten voor de persoonlijke benadering. Idem voor de host wat ook een collega is. Hij weet precies wat er leeft tussen zijn klantengroep en daarnaast worden kleine foutjes vanwege de gunfactor eerder vergeven. Wat ik overigens doe is sprekers ruime tijd van tevoren even te laten zitten in de webinarstudio, zodat ze kunnen wennen aan het licht en de camera’s.”
Hoe gaat het contact met leveranciers?
“Ik merkte bij de annuleringen in het begin veel starheid bij vooral de locaties. Die moesten overduidelijk wennen aan de nieuwe situatie. Ik ben toen ook vrij snel gaan uitstellen. Niet naar over twee maanden, maar echt al naar 2021. Het bijzondere is dat ik bij nieuwe aanvragen nog steeds dezelfde voorwaarden onder mijn neus krijg. Maar we leven in een nieuwe wereld, dus ik wil er corona clausules in hebben. Bijvoorbeeld dat als blijkt dat de anderhalve meter regels nog steeds gelden, dan wil ik tot twee maanden van tevoren kosteloos kunnen annuleren. Het bijzondere is dat AV leveranciers juist heel snel zijn ingesprongen op de veranderende situatie.”
“De leveranciers die in het begin een visie hadden, doen het nu ook goed”
Hoe krijg je jouw hoofd leeg?
“Ik ben sinds maart pas 2 dagen op kantoor geweest. In mijn vorige functie werkte ik in een virtueel global team, dus ik was al gewend om veel online te doen. Daarnaast kan ik nu nog gemakkelijker het hele land bedienen. Wat dat betreft is mijn work life balance beter op orde, ook omdat ik nu geen uur reistijd heb. Ik kan zelfs mijn kinderen wegbrengen en ophalen van het KDV. Heerlijk!”
Hoe zie je de toekomst van events?
“Mijn persoonlijke verwachting is dat we vanuit Van Lanschot Kempen pas weer events gaan organiseren als iedereen gevaccineerd is. Dus pas vanaf de zomer van ’21 weer. En die anderhalvemeter regel moet eraf zijn. Ik kijk er naar uit, want een goede relatie is online nog wel te onderhouden met goede content, maar een nieuwe relatie opbouwen is erg lastig op die manier.
Meer algemeen denk ik dat mensen gaan afwisselen tussen online en offline events, afhankelijk van of ze gaan voor experience of kennisoverdracht. Ik zie niet in dat mensen anderhalf uur in een auto gaan zitten voor een drie uur durend event. Datzelfde geldt voor internationale events; ik denk dat er vanuit organisaties veel strengere voorwaarden worden gesteld om een buitenlands congres of beurs te bezoeken.”
Naar mijn mening werken hybride oplossingen vooral voor congressen e.d. maar leent het zich minder voor andere evenementen. Bij een hybride concept moet je toch vaak afbreuk doen aan de ervaring voor zowel de online als fysieke deelnemer, waardoor je overall je doel dus minder goed bereikt.”
Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?
“Pak zelf het initiatief om je aan te passen aan het ‘nieuwe normaal’. En hou vol, want live gaat echt wel terugkomen. Nothing beats live. Maar door die zure appel kan je alleen heen, als je je aanpast.”
Beeld: Van Lanschot Kempen
