Tips van Project Playground voor een succesvol 1,5 meter event

Wij vroegen enkele initiatiefnemers (Kim de Ridder van Boozed, Suzanne Kakkos van SugarCity Events, Dennie Tenniglo van Bazelmans AV, Ernst-Jan Beck van Plugged Live Shows en Edwin Rooijakkers van Evite) naar hun ervaringen in het creatie- en productieproces en welke tips zij hebben voor iedereen die een anderhalve meter event wil organiseren.

Hoe was Project Playground?

Wellicht enigszins geraakt doordat het het eerste echte conceptmatig sterk doordachte event was, maar terugkijkend durven we te zeggen dat superlatieven het project te kort doen. Alle disciplines sloten naadloos op elkaar aan, hadden een hoog kwaliteitsniveau en bleven continu verrassen. Het verdient een compliment, niet in de minste plaats omdat deze initiatiefnemers hun nek hebben uitgestoken, omdat ze geloven dat events ook in deze tijd waardevol kunnen zijn en de discussie daarover op gang wilde brengen.

De ervaringen op anderhalve meter afstand

Je kunt er donder op zeggen dat alle gasten enthousiast, maar met een vergrootglas het event beleven. Want hoe ervaar je een event ‘op afstand’ en worden alle maatregelen wel nageleefd?

Suzanne: “Het zou een illusie zijn om in deze tijden een vlekkeloos event te organiseren, zeker gezien de door de overheid gecontinueerde wijzigingen van de spelregels. Wij merkten dat flexibiliteit en aanpassingsvermogen erg belangrijk waren, ook tijdens het event.”

Kim vult aan: “Dit project is uitgegroeid tot vijf volgeboekte sessies, wat ons de kans geeft om na iedere sessie weer te evalueren en bij te schaven. Dat is discipline breed. Sta/zit verhouding, decor, geluid, licht en snelheid bij de bars zijn bepalend voor de verdeling van gasten en de afstand die ze kunnen én willen creëren ten opzichte van elkaar. En dat verschilt weer per type doelgroep merkten we. De balans tussen alle elementen die dat gedrag sturen, moet je dus non-stop kunnen tweaken om gedrag bij te kunnen sturen. Dat vergt flexibiliteit van je setting en je team.” “Het is dan natuurlijk fantastisch om te zien én te horen dat iedereen laaiend enthousiast en geïnspireerd is,” aldus Ernst-Jan.

Tips voor jouw volgende event

• “Zorg dat functionele toepassingen soms met fun worden ingezet, zoals een hygiëne zuil die veel toffer is als je er een verhaal mee vertelt. Zo hebben we onze rijdende hygiëne winkelwagens, inclusief scootspatschermen, ballenbakballen en kerstverlichting.” (Kim)
• “Een oplossing voor bars is de draaischijf die we het allerleukste vinden. En ons eco chique tenthuisje waarmee je compartimenten kunt plaatsen op een terras en daarmee scheiding tussen mensen aanbrengt. Of wat te denken van de 1,5 meter wip of de hexagoon schommel om met zes personen een kringgesprek te voeren.” (Kim)
• “Schakel een goed eventdesignbureau in, zodat aan de keukentafel al wordt gekeken naar vierkante meters, looproutes, zitplekken et cetera. Daarnaast is naast inhoud het creëren van sfeer door de afstand belangrijker geworden.” (Kim)
• “Zorg als locatie voor oplossingen door bijvoorbeeld het bestellen van catering via QR codes, sanitaire voorzieningen met meerdere ingangen en een alert schoonmaakteam.” (Suzanne)
• “Samenwerking en communicatie is nog belangrijker geworden. Het voortraject waarin het doel, de wensen, de behoeften en het gewenst resultaat bepaald wordt dient naadloos aan te sluiten bij de mogelijkheden die er zijn. Zorg dat je een locatie hebt die niet alleen gaat voor een fantastisch event, maar ook de veiligheid van eenieder die betrokken is waarborgt” (Suzanne)
• “Op communicatiegebied is het belangrijk de juiste balans te vinden tussen live beleving en ondersteuning door technologie, zodat gasten ‘meegenomen’ worden in de guest journey, door ze te informeren, begeleiden en ontzorgen. Dat doen we bijvoorbeeld met de app Groundcontrol. Crowdmanagement toegepast als ware het maatwerk.” (Edwin)
• “Probeer de traditionele gedachten van één event op één dag los te laten en gebruik ‘online’ in de aanloopfase van een event om een community op te bouwen en zet dit voort na het event.” (Edwin)
• “Techniek voor een event met minder gasten is (veel) ingewikkelder geworden. Laat je op technisch vlak tijdig adviseren over de mogelijkheden, want er zijn simpelweg ook (technologische) beperkingen die met een juiste benadering tot een minimum zijn te beperken.” (Dennie)
• “Met een doordacht experience design en de juiste storytelling kan je een coronaproof omgeving bouwen waarin alle elementen van het concept op zijn plaats vallen. Daarbij zijn live shows juist nu een ijzersterk middel om impact te creëren en een boodschap over te brengen.” (Ernst-Jan)
• “Denk bij de invulling na over Focus, Interactie, Atmosfeer en Entertainment, als de belangrijkste pijlers voor een succesvol event.” (Ernst-Jan)

Het vertrouwen teruggewonnen?

Project Playground is een prachtige case van hoe een event in deze tijd een onvergetelijke indruk kan maken. Dat komt door het initiatief van verschillende organisaties, maar ook door het vertrouwen van gasten om te komen. Of zoals Dennis aangeeft: “Alle lof en bewondering voor onze bezoekers. Ik hoop dat we ze hebben kunnen kietelen om met net zoveel enthousiasme weer events te initiëren.”

“Durf te experimenteren met sterke partners die je binnen je visie kunnen helpen,” aldus Edwin. En zo is het maar net!

Paul Hughes (waar we al eens over schreven in dit artikel) maakte tijdens Project Playground heel mooi het vergelijk met suiker; los van elkaar zijn alle onderdelen in de eventketen super fijne elementen, zoals hydrogen, oxygen en carbon. Maar samen kan iets heel bijzonders worden neergezet en dat is sweeeeet!

Beeld: Floris Heuer