De do’s & don’ts van een hybride event

Vanuit het Sprekershuys willen wij graag de drempel verlagen. Dat welverdiende podium creëren voor onze sprekers en dagvoorzitters. Maar vooral onze opdrachtgevers en collega’s laten ervaren wat er wél mogelijk is. Daarom organiseerden wij onlangs een driedaags event ‘Wat nu?’ Niet omdat wij denken dat we alle kennis in pacht hebben, maar om te leren door te doen!

Inhoudelijk (hybride) programma

Hoe zorg je voor een inhoudelijk sterk en inspirerend programma? Dat is de kern van een evenement. Bij een hybride event is het nóg belangrijker om daar goed bij stil te staan. Het is namelijk niet aan te raden om zowel het fysieke als het online publiek exact hetzelfde programma aan te bieden.

Allereerst, omdat de spanningsboog van de online kijker korter is. Dertig minuten voor een lezing is de absolute max wanneer je deze op een scherm bekijkt, terwijl het publiek in de zaal met gemak drie kwartier tot een uur geboeid blijft. Zorg er dus voor dat je hier in je programma rekening mee houdt.

Uiteraard kunnen deze programmaonderdelen elkaar kruisen. Zo zorgt een plenair gedeelte ervoor dat je toch het gevoel hebt ‘samen’ te zijn, ook wanneer je vanuit huis of kantoor inlogt. Sluit het programma daarnaast gezamenlijk af; denk hierbij bijvoorbeeld aan een afsluiter met een hoog amusementsgehalte. Zo start en eindig je het programma gezamenlijk en creëer je de juiste spanningsboog.

Het verloop van het programma

Hoe zorg je ervoor dat het publiek niet verdwaald raakt in het programma?

Tijdens een fysiek evenement kan een dagvoorzitter de route bepalen. Hij of zij is de verbindende factor en leidt het publiek de juiste kant op. Online kun je dit doen door een handige, overzichtelijke event app te gebruiken. Zo ziet de kijker direct welke programmaonderdelen er zijn en welke mogelijkheden er zijn met betrekking tot interactie, bijvoorbeeld online netwerken en de gelegenheid om vragen te stellen.

Hoe handig een event app ook is, de toevoeging van een online host zal ervoor zorgen dat het publiek zich nog meer begeleid voelt. Kies bij een hybride event daarom voor twee dagvoorzitters. Voor de fysieke deelnemers geldt dat het belangrijk is dat ze in een warm bad belanden. Maar dat geldt wellicht nog meer voor de thuiskijker, die zich geen tweederangs gast wil voelen. De online host neemt dit digitale publiek bij de hand en zorgt voor een verbindende factor tussen online en offline. Zorg dat de gasten in het middelpunt staan en dat het echt om hen draait. Overspoel met aandacht en contact!

Online en offline interactie

Dit is een belangrijk punt. Interactie creëer je nu eenmaal gemakkelijker voor fysiek publiek. Door de interactie met de online deelnemers te verhogen, vergroot je de betrokkenheid.

Ook hierin spelen de online host en een event app een belangrijke rol. Denk na over de mogelijkheden om het online publiek actief te laten deelnemen. Vraag ze bijvoorbeeld voorafgaand aan het event vragen in te sturen en creëer polls. Zorg voor een chatfunctie (de online host kan de vragen behandelen), laat ze deelnemen via een Zoomverbinding en biedt online ook een plek waar genetwerkt kan worden, bijvoorbeeld door middel van een netwerk carrousel.

Is er ruim budget? Denk dan ook eens aan een online workshop. Laat de deelnemers meedoen aan een wijnproeverij, een kookworkshop, een muziekquiz of… De mogelijkheden zijn oneindig! Door de deelnemers een goodiebox toe te sturen kunnen zij live deelnemen en creëer je een optimale beleving. Organiseer je een meerdaags event? Dan kun je het publiek ook beide rollen laten ervaren. Zij kunnen het event de ene dag fysiek bijwonen en een andere dag online inloggen.

Angst wegnemen bij organisaties

Veel eventmanagers (of directieleden) willen wel, maar durven misschien nog niet. Want hoe pak je het aan? Eigenlijk is er maar een optie: gewoon doen! Niet alle expertise in huis? Bundel je krachten en vraag externe partijen om input.

Zo organiseerden wij het hybride event ‘Wat nu?’ waarin we lieten zien hoe je een coronaproof event opzet in de 1,5-meter samenleving. De Fabrique verzorgde de eventlocatie en catering, Momice de registratie, Bijman Audiovisueel de techniek en wij het inhoudelijke programma. Ging alles meteen vlekkeloos? Natuurlijk niet! Maar de verbeterpuntjes zijn learnings en overall stond het event als een huis! Aarzel niet, je zult zien dat klanten staan te trappelen om een event bij te wonen én last but not least: geef de eventbranche weer het zetje wat ze o zo hard nodig heeft!

Beeld: Sprekershuys & DeFabrique