Opdrachtgevers aan het woord over hun eventbehoeftes

Een rondje langs de velden

Bewaar je inspiratie!

Log in of maak een account aan en bewaar jouw inspiratie op een Board.
Maak zoveel Boards als je wilt!

Maak een account

Vul de velden in en ga direct aan de slag met Boards!

Wachtwoord
Voornaam
Achternaam
Ik geef toestemming om mijn gegevens te gebruiken voor de Boards functionaliteiten op de event inspiration website.
×

De hele branche is in rep en roer. Dat snappen we, want de meeste eventprofessionals ervaren een enorme daling in omzet en aanvragen. Heftige tijden, maar niet alleen voor de aanbieders in de markt. Ook aan de vraagzijde wordt vurig verlangd naar de tijd dat er weer (grootschalige) live events mogen worden georganiseerd.

Wij belden met enkele opdrachtgevers om te checken hoe het met ze gaat en waar hun behoeftes op dit moment liggen. Om precies te zijn met Yvonne van den Hurk (Baker Tilly), Jean-Pierre Schuurmans (Provincie Zuid Holland), Ans Lardinois (Randstad Holding), Harold Overmars (Aegon) en Eva van Ekdom (Ad Alliance).

Hoe gaat het?

Over het antwoord zijn ze eensgezind: het belangrijkste nu is om gezond te zijn en gelukkig geldt dat voor hen en, voor zover bij ons bekend, de rest van hun directe teams. In het thuiswerken is een modus gevonden en alle organisaties voorzien goed in de (digitale) middelen om dat zo goed mogelijk te laten verlopen. Wel is duidelijk dat bij de meesten de focus is verschoven of minder helder is en de werkzaamheden wat rustiger zijn. Zoals Jean-Pierre het benoemt: “In onze business leven we van piek naar piek met tussendoor wat rust, maar die piekmomenten ontbreken nu.” De gebeurtenissen hebben op elke organisatie impact gehad.

Voor de meeste opdrachtgevers geldt dat gekeken wordt hoe zij met aanpassingen hun klanten zo goed mogelijk kunnen bedienen en vooral hoe zij zelf als organisatie zo goed mogelijk door de crisis komen.

Opvallend is ook dat enkele internationale opdrachtgevers aangeven dat de druk en focus ook sterk per land verschilt. Ans: “In China zijn we alweer volledig up & running.”

event - corona - online event - event managers - brainstorm - presentatie - opdrachtgevers

Wat is er de laatste maanden op eventgebied gebeurd en wat staat de komende maanden te gebeuren?

Bij iedereen zijn nagenoeg alle events geannuleerd, verplaatst of in enkele gevallen online in aangepaste vorm doorgegaan. In die volgorde qua frequentie ook, zo lijkt het. Van het geannuleerde lanceringsevent van Ad Alliance, cultuurveranderprogramma van Baker Tilly en 60 jaar jubileumfeest van Randstad tot het verplaatste Festival van de Toekomst van Provincie Zuid-Holland naar februari 2021. Yvonne organiseert daarentegen 19 mei de eerste online editie van het Ondernemerscollege en Harold zit volop in de drukte vanwege de aankomende aandeelhoudersvergadering van Aegon die noodgedwongen online gaat plaatsvinden met betrokkenen uit de hele wereld.

De keuze voor online, annulering of verplaatsing hing en hangt volledig af van het sentiment. Of, zoals Ans aangeeft: “Het hangt sterk af van het onderwerp of doorgang in aangepaste vorm wel geschikt is voor de fase waar we in het coronatijdperk zitten. Mocht er een link te maken zijn met de crisis of zoals bij ons data over de gezondheidssector, dan kan je er wat mee tijdens een webinar.” Het zijn veelal externe kennissessies die online plaatsvinden en vanaf 1 juli live vorm krijgen. Andere type (interne) events zijn voornamelijk volledig geannuleerd of uitgesteld.

Opvallend is dat de druk voor het zoeken naar mogelijke oplossingen voor events in het najaar nog niet hoog ligt. Men geeft aan zich hier in de komende weken op te gaan focussen. Yvonne: “We zijn heel erg in het hier en nu bezig. Nu er echter al wat uitspraken zijn gedaan over versoepeling van regels op de lange termijn, gaat de blik ook weer wat verder vooruit.”

Maak je nu meer gebruik van andere communicatiemiddelen (i.p.v. events) voor het bereiken van de doelstellingen?

Het antwoord is eenduidig ‘ja’, maar wel met verschillende verduidelijkingen. Het merendeel zet in op webinars. Yvonne: “We hebben geïnvesteerd in Webex, zodat we een veilig platform hebben voor webinars. Verder hebben we in de eerste week ook gelijk een Corona Helpdesk opgezet, waarmee we telefonisch beschikbaar zijn voor vragen van ondernemers. En online biedt de helpdesk continu actuele informatie over overheidsmaatregelen.”

Zo geeft Eva aan: “We benaderen onze doelgroep cross mediaal, met wekelijks mailings met onder andere slidedecks over interessante inzichten of onderzoeken, een speciale ‘updates’ pagina op de website en luchtige content op onze social media.”

alert not anxious - corona - events - online event - event managers

Wat valt je in deze tijd op?

Jean-Pierre: “We moeten door de bomen het bos blijven zien; waarom doen we wat voor wie? Juist nu als team evenementen nog meer in de regie om te ontzorgen, adviseren en juiste koppeling van vorm en inhoud en stakeholders te maken. En veel geduld hebben want door de organisatie is vorige week besloten tot 1 september geen evenementen te organiseren.”

Yvonne: “Ik ervaar een enorme groei in het aanbod van webinars. Prachtig, maar het maakt het ook laagdrempeliger om af te haken, ondanks dat je jezelf hebt geregistreerd voor deelname. Ik vraag me af wat de optimale dag, tijdstip en duur is van een webinar. Die ervaring heeft nog niemand en dat moeten we nu ondervinden.” Verder geeft ze aan dat de inspiratie en inhoud goed kan worden overgebracht online, maar dat de netwerkmomenten een enorm gemis zijn en niet virtueel ingevuld kunnen worden.

Ans: “Er zijn veel aanbieders van online events. Ik ben benieuwd waar de verschillen in zitten en hoe je zoiets het best organiseert. Het moet inhoud hebben, maar ook snappy zijn; strak geregisseerd met voldoende afwisseling. Dat is een hele kunst lijkt mij.”

Wat verwacht je van het komende eventjaar?

Iedereen geeft te kennen dat het echt koffiedik kijken is. De hoop is gevestigd op de events tot 100 personen vanaf 1 juli en in het najaar hopelijk met hogere aantallen. Daarnaast komt er ongetwijfeld een focus op meer online voor- en natrajecten.

Eva: “De mogelijkheid voor events tot 100 personen is fijn, maar voor een lanceringsevent zou je graag meer mensen tegelijkertijd bij elkaar willen hebben. Wel blijven we kijken hoe wij onze doelgroep kunnen inspireren en informeren, zowel online als offline in wat kleinere groepen bij elkaar.”

Jean-Pierre: “Hybride events gaan de komende negen tot twaalf maanden heel belangrijk worden. Breed online bedienen op inhoud en smal offline bedienen door middel van ontmoetingen van hele specifieke netwerken. Daarbij wordt de relatie steeds belangrijker; niet alleen functioneel, maar vooral wederkerig relationeel. En het belang van het netwerk wordt groter. Niet meer standaard de usual suspects uitnodigen, maar juist keuzes durven maken over wie echt bijdraagt aan het realiseren van het doel van het evenement. We gaan dus naar kwalitatief betere evenementen.”

Harold organiseert hoofdzakelijk internationale events en zit met deze vraag: “Ga je binnenkort mensen vragen of ze in een vliegtuig willen stappen? Ik vraag me af of je dat als werkgever moet willen.”

events - eventmanagers - tickets - online events - corona - virtual events

Waar ben je op dit moment naar op zoek?

Zeer begrijpelijk is het antwoord ‘het zoeken naar de juiste aanbieders en systemen om digitale events te organiseren’.

Harold: “Ik ben vooral benieuwd naar de mogelijkheden voor online events met veel breakouts, sprekers en een goede Q&A.” Ans vult in haar antwoord aan: “Hoe kan ik online inspireren, los van het onderwerp? Ik wil een online event met wowfactor. Daarnaast ben ik erg benieuwd naar het eventprotocol. Waar moeten we rekening mee houden? En waar moeten we alert op zijn bij een locatiebezoek, want daar gaan grote veranderingen plaatsvinden.”

Eva geeft aan: “Het is erg belangrijk om de ontwikkelingen in het medialandschap bij te houden, waarbij video een belangrijke pijler voor contentspreiding is. Natuurlijk kijken we ook hoe andere spelers opereren in het veld, bedenkend hoe wij de onvergetelijke ‘sparkle’ kunnen toevoegen die we juist nu allemaal nodig hebben.”

Het antwoord van Yvonne gaf ook veel duidelijkheid in haar behoeften: “Hoe kan je in deze tijd, op afstand, een persoonlijke relatie opbouwen en vasthouden? Noodzakelijkerwijs is dat online, maar dat kent zeker wel zijn beperkingen.”

Jean-Pierre: “Alles is binnen handbereik, maar het is goed om juist ook buiten je netwerk te blijven oriënteren. Zo heb ik de corona-coffeecalls geïntroduceerd. Puur kijken hoe het met mensen gaat. We hebben een ‘mensenberoep’ en goede mensen werken voor goede partners met goede producten. Dus ik zoek die juiste mensen, binnen mijn netwerk en daarbuiten.”

Tot slot

Nog een speciaal slotwoord vanuit Harold is absoluut het doorgeven aan alle eventprofessionals waard: “Het deed mij heel veel pijn in mijn hart om een groot event in Nederland te moeten cancelen. Alle egards gaan naar alle locaties en leveranciers. Zij zijn enorm coulant geweest en ik kan alleen maar beloven dat als de tijden beter zijn, we zeker terugkomen. Het gaat om die long term relations.”

Daar sluiten wij ons volledig bij aan. Het voortbestaan van de eventbranche valt of staat bij de innige samenwerking tussen vraag- en aanbodkant. Alle eventpro’s tezamen, richtend op een toekomst vol live!