De initiatieven voor online events schieten als paddenstoelen uit de grond. Terecht, want voorlopig is dit de beste oplossing om vraagstukken van organisaties naar ‘live’ te vertalen. Echter zijn er tal van mogelijkheden om online te gaan. Voor een korte mededeling aan het personeel volstaan in de meeste gevallen de Zoom-, Skype- of Google Hangout-programma’s. Maar voor een event waar de inhoud er toe doet, ben je al snel aangewezen op een meer professionele oplossing.
In de meeste gevallen kom je dan in een setting met één of meerdere camera’s waar je als bezoeker bij het inloggen meteen op binnenkomt. Maar de echte eventbenadering gaat een stuk verder en dat hebben ze bij Faber & Univate goed begrepen!
Dit virtuele event vindt op een locatie plaats!
In gesprek met managing directeur Jasper Steenkamp van Univate bleek al snel waarom de door hen ontwikkelde toepassing zo uniek is. “We willen zoveel mogelijk het live eventgevoel benaderen, maar dan online. Dat betekent dat je op beeld ook echt fysiek in een virtuele ruimte aanwezig bent, te beginnen bij het binnenlopen door de hoofdentree.
Binnen word je ontvangen door een virtuele host, maar we kunnen ook bijvoorbeeld de CEO integreren die de gasten verwelkomt. In deze ontvangstruimte is alles volledig te customizen. De aftellende klok, de bedrijfskleuren, strakke banners en zelfs complete stands kunnen worden geplaatst, inclusief interactieve tools.”
Volwaardige presentaties in online omgeving
Gasten beleven het event alsof ze in de zaal zitten en zien sprekers alsof ze op het podium staan. Nou ja, alsof? Dat staan de sprekers ook echt! In Hoofddorp is een complete studio beschikbaar waar men op een te customizen LED-vloer staat en alle gasten op een enorm scherm voor zich zien. Zo voelt het echt alsof je presenteert, inclusief Keynote-presentaties, filmpjes, in te voegen gastsprekers vanuit een andere locatie of gasten met vragen. Visueel gezien is het een plaatje, zeker als je beseft dat alles volledig is te branden naar de huisstijl van de opdrachtgever en er zelfs verschillende mogelijkheden qua podiumsetting zijn.
Een paar praktische opmerkingen rondom de mogelijkheden van Virtual Event:
- Je kunt het event via een privé webcast streamen of voor iedereen beschikbaar maken.
- Hoewel technisch het veelvoud mogelijk is, is het advies om maximaal 50 VIP-gasten aan het event te laten deelnemen (puur omdat anders de webcambeelden van de gasten niet goed zichtbaar zijn). De rest van de gasten kan uiteraard via de stream het event bijwonen en interacteren via de chat.
- Moet het nog groter, omdat je bijvoorbeeld een grote openingsshow wil organiseren of live een auto wilt binnenrijden, dan kan worden uitgeweken naar de grotere studio op het Media Park.
- Er is nu een algemene locatie ontworpen, maar wil je het event in een specifieke locatie laten plaatsvinden (bijvoorbeeld het hoofdkantoor of in de normaal niet toegankelijke fabriekshal), dan kan dat volledig op maat in 3D worden ontworpen.
(Samen met) de markt weer aan de slag
Het bijzondere van dit concept is naast de visuele aantrekkingskracht, vooral ook dat het ervoor zorgt dat binnen de keten verschillende partijen weer aan het werk kunnen gaan. Univate verzorgt namelijk de volledige facilitaire kant (coronaproof uiteraard) en het bijbehorende personeel, maar er zijn nog meer menselijke componenten noodzakelijk. Denk aan het inhoudelijke en/of creatieve gedeelte (eventbureau, ZZP-er), maar bijvoorbeeld ook aan de dagvoorzitter, de artiest(en), de technisch producent etc. Uiteraard volledig afhankelijk van de wensen en de complexiteit van het event.
Wat dat betreft kan je al instappen voor net geen € 10K en kan dit oplopen waarbij meerdere repetitiedagen en complexe regieschema’s met internationale sprekers zijn opgenomen. Zeer schappelijk als je het vergelijkt met wat dit zou kosten in real life.
Terwijl de eerste tientallen geïnteresseerde partijen zich al hebben gemeld, zijn ze bij Faber Audiovisuals en Univate al druk bezig met een upgrade. Zo is het de bedoeling dat je in de ontvangstruimte al de interactie met de andere gasten kunt aangaan en je bijvoorbeeld ook gedurende de binnenkomst de zaal gevuld ziet worden met gasten.
Yep, het is bijna echt als ‘in het echie’! Arjen Kijk in de Vegte (Manager Corporate Solutions) voegt daar aan toe: “Voor de nabije toekomst voorzien wij een snelle toename van hybride events. Een beperkt live event met zeg een paar 100 deelnemers, extended naar een qua deelnemers onbeperkte online omgeving. Faber-AV en Univate zijn hier nu al klaar voor.”
De eerste uitzendingen vinden einde van de maand plaats en velen zullen volgen. Ben jij na het lezen van dit artikel ook on(line)?
Beeld: Univate / Faber Audiovisuals
Van onze partners
