In coronatijd een eigen DMC (Destination Management Company) beginnen. Ga er maar aan staan! Jeroen van Ark van Next Level DMC deed het en had meteen mooie opdrachten. Waaronder één voor een internationale organisatie (nee, de naam mag niet genoemd worden) waarvan de directie vanuit de hele wereld naar Nederland kwam.
Een prachtige aanvraag die Jeroen met beide handen aangreep en waarvoor alles in kannen en kruiken was. Totdat een extra site meeting nodig was voor ‘de belangrijkste beslissers’ en het hotel waar ze verbleven volledig bezet bleek. Wat doe je dan? Dan ga je naar Felix Meritis; ‘the next best thing’, of misschien zelf wel ‘the best thing’. Wij vroegen Jeroen naar de samenwerking en het verloop van het event.
Hoe ken jij Felix Meritis als eventlocatie?
“Ik ken Amerpodia [de overkoepelde organisatie die meerdere Amsterdamse locaties bezit waaronder Felix Meritis] vanuit een project wat ik eerder heb gedaan met hen. Op dat moment was Felix druk in renovatie. Ik vond het heel stoer dat het een meerjarenplan was. Het geeft aan voor welke kwaliteit ze als organisatie staan. De opening van Felix Meritis stond gepland voor 20 maart 2020. We gingen ervan uit dat die wel door zou gaan, maar corona gooide roet in het eten. Dat vond ik echt heel rot, want er was zo hard aan gewerkt.
Ik vind het overigens wel sprekend hoe Felix Meritis zich in coronatijd in de kijker heeft gespeeld. Zowel op zakelijk event-gebied, maar ook voor de cultuursector. Die initiatieven lieten veel veerkracht zien.”
En toen kwam er een aanvraag en dacht jij…
“We hadden voor de opdrachtgever een hotel in Amsterdam vastgelegd, inclusief meetingruimtes. Het leek allemaal geregeld totdat in één keer een belangrijke site meeting aan het programma werd toegevoegd. Dat was zes weken voor het event tijdens de site visit. De zalen in het hotel bleken niet meer beschikbaar.
Toen ben ik snel gaan schakelen en dacht ik meteen aan Felix Meritis. Het is een prachtige, typisch Amsterdamse locatie die mooi midden in de stad ligt. Mijn contactpersoon kent veel locaties in Amsterdam, maar deze nog niet. Meteen gebeld voor een locatiebezoek en toen we dezelfde dag door de locatie liepen was meteen duidelijk dat dit de perfecte plek voor deze site meeting was.”
Dat was snel schakelen.
“Absoluut, maar dat vind ik fijn aan de mensen van Amerpodia; ze proberen altijd meteen een persoonlijke connectie te zoeken met de klant. En zo werk ik ook het liefst. Het is een oprecht gevoel van hospitality. Ze willen dat jouw event een succes wordt op hun locatie. Ze faciliteren niet alleen de locatie en de facilitaire voorzieningen, maar helpen je bij de vraag achter de vraag. Daar gaat het om en daarom konden we snel schakelen. Sterker nog, na het locatiebezoek werd meteen mondeling akkoord gegeven door mijn opdrachtgever.”
Waarin ervaar je die hoge mate van een succes willen maken van het event?
“Bijvoorbeeld in de tasting die we hadden ingepland. Normaal verzorgen locaties dat niet bij een lunch en banqueting. Maar de opdrachtgever wilde dat wel, omdat niets tijdens de meeting mocht afleiden van de content. Deze vraag werd meteen serieus genomen door Amerpodia. Sterker nog, er werd speciaal een freelance chef geregeld om de tasting te verzorgen. Deze werd zelfs kosteloos aangeboden. Voor mij het bewijs dat ze zowel de opdrachtgever als mijn bedrijf serieus nemen. Daarbij geldt; afspraak is afspraak. Je voelt aan alle kanten dat je gehoord en gefaciliteerd wordt. Dat is fijn, want dan kan ik mij focussen op het event.”
Ervaar je dat ook tijdens de uitvoer?
“Zeker weten. Het eten moest concurreren tegen prachtige galadiners die week en was gewoon heel goed. Maar ook op andere vlakken merkte je dat ze goed wilden faciliteren. Ze wilden graag veel details over het programma, maar dat was er niet. Daarom moest al het personeel op de dag zelf meebewegen met de vloeibare planning en on the spot faciliteren waar gewenst. Ergens op wachten was voor de gasten uit den boze. Dat is lastig na anderhalf jaar stil te hebben gestaan, maar ze hebben het meer dan uitstekend gedaan.”
Lastig, zo zonder tijdschema. Hoe zag het event er verder uit?
“In de Zuilenzaal vond de meeting plaats, met daarbij hybride elementen vanwege inbellende gasten vanuit het buitenland. De Concertzaal werd gebruikt als lunchruimte en als plek waar de gasten bij ontvangst werden getest op corona. Puur aanvullend vanuit het bedrijf, want iedereen was gevaccineerd. De Koepelzaal werd ingezet voor creatieve breakout-sessies. Zo zie je dat we, ondanks dat het event maar voor twintig gasten was, het halve pand drie dagen lang tot onze beschikking hadden.”
Het klinkt allemaal wel heel erg positief. Is er ook opbouwende feedback?
“Ik snap je. Ze hebben een gunningsfactor omdat Felix Meritis een prachtige locatie is en ze het qua timing door corona enorm heeft tegengezeten. Maar heel eerlijk? Nee. Ze hebben het gewoon echt heel goed gedaan en ik kom zeker terug.”
We vroegen aan Dennis Scheffers, sales manager Amerpodia, hoe hij de samenwerking heeft ervaren: “Ik ben zeer verheugd dat wij een partnership met NL DMC zijn aangegaan dit jaar. Deze samenwerking zorgt ervoor dat wij in de totale breedte ondersteuning kunnen bieden aan ieder evenement. Het is een ijzersterke match, gebaseerd op kennis, kunde en vertrouwen.”
Beeld: Richard Theemling en Nathan Reinds
Van onze partners
