Soms scroll je over het internet en ontdek je een bijzonder event pas nadat die al enkele maanden geleden is uitgevoerd. Dat is het geval bij EIT Health Summit van Faber Audiovisuals. Sorry guys!
Maar dat is absoluut geen reden om er niet alsnog een Klaar is Case over te schrijven, want we zijn erg nieuwsgierig hoe een virtual event in Hilversum plaatsvond met volledige showcalling en productie vanuit het Verenigd Koninkrijk.
Erik van Beelen, Project Manager bij Faber Audiovisuals, nam de tijd om ons uit te leggen hoe dit project is ontstaan en hoe het was met regie op afstand te werken.
Kan je in een paar regels uitleggen wat het concept betrof?
“EIT Health Summit was een achtdaags event wat door heel Europa werd uitgezonden en wat was ontworpen om leiders, studenten en innovators in de gezondheidszorg te helpen contact te leggen en de meest cruciale onderwerpen in innovatie in de gezondheidszorg te bespreken.”
Hoe zijn jullie bij dit event betrokken geraakt?
“Productiebedrijf Ashfield (Meetings & Events, uit het Verenigd Koninkrijk, heeft EIT als opdrachtgever. EIT wilde hun jaarlijkse presentatie afgelopen jaar virtueel laten plaatsvinden. Omdat vier CEO’s op de eerste presentatiedag uit Nederland kwamen zochten ze hier een partij om mee samen te werken.”
Waarom is de productie in Verenigd Koninkrijk gebleven?
“In eerste instantie wilden ze alles in Nederland laten plaatsvinden, maar omdat de maatregelen steeds strenger werden om naar Nederland over te vliegen werd ervoor gekozen om de productie in Engeland te laten en daar de sprekers ‘online binnen te halen’.”
Dat klinkt heel ingewikkeld.
“Het doorsturen van de signalen van de sprekers daarheen is voor ons gesneden koek. Technisch gezien was het interessant dat we daar een Vimix-systeem voor hebben gebruikt, zodat we alle bronnen [Zoom, PowerPoint, afspeelapparatuur voor de films, content] in multiview als afkijk konden doorsturen.
De regie op deze manier oppakken was een grotere uitdaging. Vooral het vinden van het juiste online intercom systeem om onze mensen achter de knoppen te verbinden met het productieteam daar.”
Had het programma verder nog bijzondere technische toepassingen?
“We hebben een studio in Duitsland gebruikt om daar een minister en CEO in de uitzending te krijgen. Dat hadden we technisch zo geregeld dat het leek dat de presentatrice bij ons op het podium echt naast de twee sprekers stond, als het ware het in één studio plaatsvond. Dat was wel echt heel bijzonder.”
Klinkt heel tof!
“Ja, deze samenwerking maakte de hele productie een paar stappen hoger. Meerdere locaties aan elkaar koppelen en meerdere productieshubs aan elkaar verbinden is geen probleem, mits je er maar voldoende tijd in stopt. We hebben meerdere dagen in de studio doorgebracht om alles operationeel helemaal uit te dokteren. Over elk shot en elke achtergrond werd nagedacht. We zijn daarin onze opdrachtgever erg dankbaar dat ze daar de tijd voor vrij maakten.”
Wat was het grootste leerpunt?
“Dat is sowieso de tijd die in de productie werd gestopt. De kritische vragen die daar uit voortkwamen, leiden wel dat alles erg goed liep tijdens de showdagen. Daarnaast nam de opdrachtgever ook veel ruimte aan de repetitietijd van de presentatoren. Die aandacht zag je echt terug tijdens de uitvoer.”
Hoe kijk jij naar de toekomst van online en hybride events?
“Ik ga ervan uit dat online events langdurig aanblijven aangezien veel van onze opdrachtgevers hebben gemerkt dat dit een prima alternatief is voor een presentatie met hun doelgroepen. Ook in hybride vorm kijken we naar de mogelijkheden. Zo hebben we in Beurs van Berlage een mooie hybride studio staan. Die is zo gebouwd dat die bedacht is voor live presentaties, maar ook goed tot zijn recht komt online.”
Beeld: Faber Audiovisuals en Twice