Communication Online Events

Online events: geen Teams maar teamwerk

Bijtijds van start, de juiste strategie en winnend over de finish

Bewaar je inspiratie!

Log in of maak een account aan en bewaar jouw inspiratie op een Board.
Maak zoveel Boards als je wilt!

Maak een account

Vul de velden in en ga direct aan de slag met Boards!

Wachtwoord
Voornaam
Achternaam
Ik geef toestemming om mijn gegevens te gebruiken voor de Boards functionaliteiten op de event inspiration website.
×

Twee open deuren: een online event stamp je niet in een week uit de grond – dat is de eerste. En de tweede is: een online event is in vrijwel elk opzicht anders dan een live event. Dat klinkt allebei misschien volslagen logisch, maar toch staan deze deuren nog zo vaak wagenwijd tegen elkaar open, dat het succes van talloze online events er behoorlijk door op de tocht komt te staan.

Volgende week

Om met de eerste open deur te beginnen: ze bestaan echt, organisatoren die ons bellen voor een event dat de week erop moet plaatsvinden. En gingen we die uitdaging aanvankelijk nog aan, inmiddels beginnen we er niet meer aan en hanteren we bij Invitado minimale doorlooptijden.

Een veelzijdig online event platform als Transmisión Livestreams is namelijk geen Zoom of Teams, dat je even snel aanzwengelt. Niet voor niets vergaderen onze online eventspecialisten intern dan ook via Teams en niet via ons eigen platform. Max Verstappen stapt als hij even snel boodschappen moet doen immers ook niet in zijn RB16.

Beeld en Geluid Den Haag livestream Invitado

Teamwerk

Zoals het laten rijden van een Formule 1-wagen teamwerk is, is ook het op de rit krijgen van een online event via een geavanceerd online event platform een serieus en gezamenlijk project. Zelfs als jouw event alleen webcamsessies bevat, moeten er deelnemers worden uitgenodigd, moeten er deelnamelinks worden verstuurd, moet het platform worden ingericht en moet er tijdens het event gemodereerd worden.

Ga je voor interactie (en dat ga je – zo niet, dan staat bij jou de tweede deur op een flinke kier!), dan moet die op het juiste moment worden ingestart. Schakel je een AV-specialist in, dan heb je een opnamelocatie nodig en moeten er via het platform outputs en cue screens worden aangestuurd. Ook moet er dan, als het even kan, een intensieve proefrit worden gemaakt, waarin alles tijdens een technische doorloop met alle betrokkenen uitvoerig wordt getest en gerepeteerd.

Lely Future Farm days online event (Beeld: Invitado)
Beeld en Geluid website op een Mac computer (Beeld: Invitado)

Content is king

En dan heb ik het alleen nog maar over de techniek en niet eens over de inhoud. De inhoud is tijdens een online event veel belangrijker dan tijdens een live event, waar je met een mooie aankleding en een vrolijke afsluitende borrel de nodige bliksemafleiders voor handen hebt als het inhoudelijk allemaal een beetje tegen mocht vallen. Content is king. En daarmee komen we als vanzelf bij de tweede open deur terecht: een online event is in vrijwel elk opzicht anders dan een live event.

Stoorzenders en betrokkenheid

Voor een live event doet een bezoeker moeite: hij maakt tijd vrij in zijn agenda, hij reist naar de locatie en hij verdiept zich vooraf in het programma, zodat hij zich voor de juiste sessie op tijd naar het juiste zaaltje begeeft.

Deelnemers aan online events zijn, zo leert onze ervaring, veel minder betrokken. Zo melden ze zich niet zelden pas aan als het event al begonnen is. En zijn ze eenmaal ‘binnen’, dan zitten ze gewoon achter hun laptop, met alle huiselijke stoorzenders als sociale media, binnenkomende WhatsApp-berichten en aanbellende pakketbezorgers van dien.

INNOvember livestream met twee vrouwen op beeld en een presentatrice (Beeld: Invitado)
Eppo Nispen - van Sevenaer bij online event INNOvember online event (Beeld: Invitado)

Interactie

Je deelnemers bij de les houden doe je in eerste instantie met ijzersterke content. Houd daarbij rekening met een kortere spanningsboog en maak sessies niet net zo lang als je in een zaaltje zou doen.

En tenslotte – het kwam al ter sprake: maak de sessies interactief en betrek je deelnemers bij de inhoud. Door het houden van live polls, door het behandelen van Q&A-vragen in de uitzending, door het houden van een quiz waaraan iedereen kan meedoen, door gezamenlijk een wordcloud samen te stellen en door deelnemers via hun webcam live in de uitzending te halen.

Online beleving

En dan is er tenslotte nog de sociale component. Bij een live event merken bezoekers dat ze niet alleen zijn, dat ze deel uitmaken van een groep. Voor velen zal netwerken zelfs een doel op zich zijn. Het deelnemen aan een online event is in principe een individuele aangelegenheid.

De genoemde interactieve toepassingen brengen het groepsgevoel terug en ook het openstellen van een groeps-chat of 1-op-1 videochats maakt de deelname minder eenzaam. Het in beeld brengen van het thuispubliek is eveneens een goede manier om deelnemers het gevoel te geven dat ze gezamenlijk iets meemaken en zo de betrokkenheid te vergroten. Want ja, met een gedegen voorbereiding en een slimme strategie is het ook online heel goed mogelijk om voor beleving te zorgen.

Meer tips waarmee ook jij met jouw online event winnend over de finish komt? Vraag dan hier gratis het inspirerende whitepaper Basistechnieken en smaakmakers voor online events met impact aan!

Beeld: Invitado