Met het aankomende vaccinatiebeleid en de opkomst van sneltesten gaan we steeds meer terug naar ‘normaal’. Maar hoe ziet dat ‘normaal’ eruit in het evenementenlandschap? Hoe ga je om met de te verwachte veiligheidsmaatregelen? Wat als een bezoeker zich niet aan de regels houdt? Hoe moet je omgaan met het garantiefonds?
Kortom, welke kennis is van groot belang om straks weer live events te organiseren, maar het ook juridisch goed geregeld te hebben? Wij vroegen het Jan de Wrede, eventrecht specialist bij Marxman Advocaten. Heel eerlijk; we hadden niet verwacht dat dit juridisch advies voor events zo belangrijk is.
Waar bestond afgelopen jaar jouw werk hoofdzakelijk uit?
“In het begin lag de aandacht vooral op vraagstukken over annuleringen en overmacht. Vervolgens werd er ook veel informatie ingewonnen over het ontbinden van overeenkomsten. Daarin zag je dat er heel sporadisch misbruik wordt gemaakt van de goedheid van eventleveranciers. Zo was er een situatie waarin een opdrachtgever en locatie overeen kwamen dat het event kosteloos met een jaar kon worden verplaatst onder dezelfde voorwaarden. Om vervolgens twee weken na die afspraak het event te annuleren, waardoor de oorspronkelijke 80% annuleringskosten vanwege de lange duur tot het event terugzakte naar 0%. Daar stel ik dan echt mijn vraagtekens bij.”
Hoe gingen verzekeringen om met vergoedingen?
“In veel gevallen ging dat goed, maar helaas zijn er ook gevallen waarin verzekeringen erg moeilijk doen over het vergoeden van de schade. Zo was er een specifieke case waarin de premie netjes was betaald, de situatie onder de dekking viel, maar de maatschappij niet wilde uitkeren. Dat vind ik echt jammer. Nu zie je dat er een coronaclausule is opgenomen. Wat is dan het nut van zo’n verzekering? Ga dan met de branche in gesprek om te kijken hoe je dit samen kunt oplossen. Dat gebeurt niet; er wordt gewoon gezegd dat ze het niet meer verzekeren.”
Is zo’n verzekering nog slim om af te sluiten dan?
“Je kunt het nog steeds aanbieden aan de opdrachtgever, maar kijk goed wat daar in staat. Ook voor jezelf; wat valt er niet onder en moet je je daar op een andere manier voor indekken. Dat geldt overigens ketenbreed. Dus vanuit de organisatie of het bureau naar boven toe richting opdrachtgever, maar ook naar beneden richting de toeleveranciers. Wat je als bureau goed regelt met je opdrachtgever moet overeenkomen met wat je afspreekt met toeleveranciers.”
Op welke juridische zaken moeten we letten als we ‘open gaan’?
“Dat hangt af van de versoepelingen die dan gelden, maar een hele belangrijke is het bepalen welke partij verantwoordelijk is voor de keuze of gasten wel of niet toegang krijgen tot het event. Moet er apparatuur worden ingezet om de temperatuur te meten? Zo ja, welke apparatuur gebruik je dan, welke partij is waarvoor verantwoordelijk en wie maakt de keuzes bij de poort? Werk zoveel als mogelijk met organisaties, werkwijze en materialen die door de overheid zijn goedgekeurd. Dan kan je ervan uitgaan dat de uitkomst ook juist is en je kunt je er achter verschuilen mocht het al misgaan.”
Wat als blijkt dat je als bezoeker niet binnen komt?
“In het geval van betaalde evenementen is dan de vraag of je geweigerde bezoekers moet terugbetalen of niet. Het lijkt mij niet, omdat het buiten jouw macht ligt. De oorzaak zal dan bij de bezoeker liggen, bijvoorbeeld als de temperatuur te hoog is. Hetzelfde geldt voor artiesten die vanwege de voorwaarden last minute niet mogen optreden. Is de artiest zelf dermate bepalend in jouw programma dat je moet annuleren, dan dien je de ticketprijs inclusief servicekosten terug te betalen als de klant niet naar het verplaatste optreden wenst te komen.”
Waar moet je op letten als iemand tijdens het event besmet is?
“Het is voor mij als bezoeker best lastig te bewijzen dat je besmet bent geraakt door iemand tijdens het event. Dat maakt het heel erg lastig om de organisator of locatie aansprakelijk te stellen. Je moet echt kunnen bewijzen dat je het door iemand op het event hebt opgelopen en dan moet je ook nog bewijzen dat de organisator onrechtmatig heeft gehandeld.”
Mag je iemand weigeren die geen vaccin heeft gehad of sneltest heeft gedaan?
“Vanuit juridisch oogpunt geldt dan onder andere de vraag of hier sprake is van discriminatie. Als een persoon een kaartje heeft gekocht, dan heeft die akkoord gegeven op de geldende regels. Maar er zit los van het juridisch oogpunt ook een commercieel aspect aan: je wilt voorkomen dat je slecht in het nieuws komt. Wat dat betreft is dat geen gemakkelijke kwestie.”
Denk er dus goed over na en zet alles op papier?
“Absoluut. Daarbij moet je je afvragen of je als organisator de triage zelf wilt oppakken of dat je dat aan de locatie overlaat. Als je het zelf organiseert, neem het feit dat je de verplichten die er bij komen kijken ook meeneemt in de prijs. En leg sowieso de aansprakelijkheid goed vast met de opdrachtgever. En de partij met wie je gaat samenwerken.
Ga bij het op papier zetten altijd uit van de 5 W’s, en H; wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe? Die zes vragen moet je jezelf continu stellen.”
Waar moet je op letten tijdens het event zelf?
“Als gasten binnen zijn, dan is het toezicht heel belangrijk. Worden regels wel nageleefd? Wie gaat dat doen? Wie spreekt mensen aan? Wie gaat bepalen of een event stilgelegd moet worden? En wat zijn dan de gevolgen?”
Waar moeten we bij het garantiefonds op letten?
“Leg alles goed vast in de keten. Welke partij kan aanspraak maken op betalingen uit het garantiefonds? Wie dient het verzoek in? Wat als het toch niet wordt uitgekeerd? Wat als er wel wordt uitgekeerd, maar het later moet worden terugbetaald? Daarnaast ga ik ervan uit dat net als bij de noodverordeningen er ook bij het garantiefonds niet alles direct duidelijk zal zijn.”
Heb je nog concrete tips voor iedereen in de branche?
- “Zorg dat contractueel alles goed is geregeld. Let daarbij op de 5 W’s en 1 H.
- Kijk goed naar de aanbetalingen die gedaan moeten worden en zorg ervoor dat de aanbetalingen binnenkomen, zodat je jezelf niet in de vingers snijdt.
- Kijk naar je huidige algemene voorwaarden; is je overmachtsclausule omtrent corona nog wel up to date?
- Check je verzekering; wat valt er op dit moment wel en niet meer onder de dekking?
- Kijk naar je aansprakelijkheidsbepaling in de algemene voorwaarden.
- Kijk goed of je event onder het garantiefonds valt; ook als die hybride of online is. En check of je nog bepaalde zaken moet regelen, zodat je er ook echt aan voldoet.”
Van onze partners
