Eventrecht-specialist Jan de Wrede: "Een paar aangepaste woorden zetten je ineens volledig in je recht!"

Na het lezen van dit artikel maak je gegarandeerd minder fouten!

Bewaar je inspiratie!

Log in of maak een account aan en bewaar jouw inspiratie op een Board.
Maak zoveel Boards als je wilt!

Maak een account

Vul de velden in en ga direct aan de slag met Boards!

Wachtwoord
Voornaam
Achternaam
Ik geef toestemming om mijn gegevens te gebruiken voor de Boards functionaliteiten op de event inspiration website.
×
Bas Veldkamp
Jan de Wrede - De Kempenaer Advocaten

De kleine letters… daar wordt de gemiddelde (corporate) eventmanager of eventspecialist niet blij van. Het is het gedeelte van het werk waar we liever niet over nadenken. Logisch! Maar na een gesprek met Jan de Wrede van De Kempenaer Advocaten beseffen we hoe enorm belangrijk die lettertjes zijn. Een (lekker) lang interview, maar geloof ons als we zeggen dat het meer dan de moeite waard is om te lezen, want het zit vol praktische tips waardoor jij de volgende keer niet in een juridische valkuil belandt!

Failliete festivals door niet verkregen vergunningen, getekende documenten door medewerkers zonder volmacht en nare eindfacturen waarvan de meerkosten alleen mondeling zijn besproken. Allemaal voorbeelden van zaken die door de tussenkomst van een specialist in evenementenrecht voorkomen hadden kunnen worden. Want we willen allemaal een geweldig event organiseren, maar het moet ook ‘aan de achterkant’ kloppen, zodat het niet jouw laatste event wordt!

hamer - rechter - recht

Jan, om met de deur in huis te vallen; waarom deze specialisatie?

“Recht heeft mij altijd gegrepen, omdat het een heel grijs gebied is waar je alle kanten mee op kunt en ik echt kan strijden voor een cliënt. Via verschillende kantoren ben ik in de eventbranche terechtgekomen, waarbij ik op gegeven moment het juridische aanspreekpunt voor branchevereniging IDEA was. In 2016 ben ik aan de slag gegaan bij De Kempenaer Advocaten waar ik mij verder heb gespecialiseerd in het evenementenrecht. Thans ben ik preferred legal partner van de Dutch Venue Association, een vereniging voor unieke evenementenlocaties.”

Waarom is dat recht zo belangrijk?

“Er kleven voor alle partijen grote risico’s aan een event. Een opdrachtgever kan vooraf, tijdens of na een event onterecht bepaalde zaken eisen die (financiële) gevolgen hebben. Maar als opdrachtgever kan je ook met leveranciers werken die hun afspraken niet nakomen. Heb je in het voortraject zaken contractueel niet goed geregeld, dan sta je ook niet sterk mocht er onverhoopt iets gebeuren. Daarnaast zorgt het ook voor een stuk professionaliteit, waardoor je als betrouwbare partij wordt aangemerkt.”

Wat is een belangrijke ontwikkeling binnen de branche vinden plaats?

“De eventorganisator krijgt een breder takenpakket en wordt daardoor verantwoordelijk gesteld voor zaken als locatie, entertainment, artiesten, catering en aankleding. De eventorganisator is niet meer vanzelfsprekend altijd een eventbureau, maar kan bijvoorbeeld ook een locatie, een freelancer of een cateraar zijn. Omdat de opdrachtgever niet meer zelf al die lijntjes uitzet, is het voor de eventorganisator belangrijk dat juridisch en contractueel goed is afgestemd wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er verzekerd is.”

Zijn er nog andere ontwikkelingen?

“Data wordt steeds belangrijker vanwege de AVG-regelgeving. Zeker met de ontwikkelingen zoals interactieve events, webcasting, zakelijk Whatsapp-gebruik. Als organisator is het goed te beseffen wat volgens de AVG wel en niet toelaatbaar is.
Wat ik ook steeds meer zie zijn de ‘all-in’ prijzen, waarbij bijvoorbeeld een cateraar een totaalprijs heeft afgesproken, maar het onduidelijk is wat daar wel of niet inzit. Maar ook als opdrachtgever en eventbureau een all-in prijs afspreken en er ineens een andere locatie nodig is. Kunnen die kosten op de opdrachtgever worden verhaald? Dat hangt volledig af van hoe dit contractueel is afgesproken. En daar gaat het vaak fout.”

De Kempenaer Advocaten - toog

Hoe bedoel je?

“Je moet het goed regelen door de gehele keten, dus opdrachtgever – eventorganisator – leveranciers. Vaak is het bij eventorganisatoren aan één kant goed geregeld, maar aan de andere kant niet. En als het wel op papier staat, staat het dan wel duidelijk genoeg op papier?”

Kan je wat concrete voorbeelden noemen die je in de praktijk hebt meegemaakt?

“Zorg dat je een goede aansprakelijkheidsverzekering hebt. Zorg voor goede schriftelijke afspraken, waarbij je ook  opschrijft wat je vooral niet doet. Je kunt namelijk niet aangesproken worden voor zaken die je niet hoeft te doen. In de praktijk is de aansprakelijkheidsverzekering vaak wel opgenomen, maar schrijft bijna niemand de ‘dit doen we niet’-werkzaamheden op. Dat moet echt onderdeel worden van een overeenkomst, desnoods in een bijlage.

Iets wat verder vaak gebeurt is dat je als partij belt met een persoon werkzaam bij de opdrachtgever, maar dat hij of zij helemaal niet bevoegd is om afspraken te maken. Maar dat is echt belangrijk. Je kunt het handelsregister raadplegen, maar je kunt ook een volmacht aan die persoon vragen. Of stuur een e-mail naar de bestuurder of directeur van de opdrachtgever en vraag of de desbetreffende contactpersoon bevoegd is.

Een andere cruciale fout is dat er gedurende een traject of tijdens het event wijzigingen optreden, maar de daarvoor verkregen toestemming van de opdrachtgever niet wordt vastgelegd. Heb je een mondeling akkoord op 20 extra flessen Prosecco die ineens nodig zijn, stuur dan een e-mail of desnoods een appje, zodat je bij eventueel gedonder bij de eindfactuur een goede bewijspositie hebt.

Ook annuleringen zijn een hot topic. Als je als organisator voor 95% alles hebt afgetikt en een maand voor het event trekt de opdrachtgever, zonder aanwezigheid van een overeenkomst, de stekker eruit. Wat zijn dan je rechten? Annuleringsvoorwaarden zijn bijvoorbeeld een gunst en geen verplichting. Daar heb ik meerdere artikelen over geschreven en kan ik tot in detail bij helpen.”

Haha, duidelijk, voor juridisch advies moet men jou bellen.

“Dat lijkt me een goed plan. Nee serieus, ik heb inmiddels alles wel een keer meegemaakt in evenementenland en weet waar ik opdrachtgevers, organisatoren en leveranciers kan bijstaan. Dat hoeft vooral niet altijd in een tien pagina’s tellend juridisch document, maar kan vaak ook gewoon kort, krachtig en vooral praktisch.”

Tekenen - contract - legal

Dit is een goed moment om de samenwerking met Event Inspiration aan te kondigen. Kan je hier meer over vertellen?

“Zeker, we zien in Event Inspiration het juiste platform om een langdurige samenwerking aan te gaan, waarin we als legal partner alle bezoekers en partners tegen gereduceerd tarief willen helpen bij juridische vraagstukken.

Daarnaast ontwikkelen we speciaal voor partners in onder andere de categorieën venues, agencies en food & drinks een model ‘Algemene Voorwaarden’ die precies aansluit op de categorie en jaarlijks waar nodig wordt geüpdate. Ook voor freelancers verzorgen wij een modelovereenkomst die indien nodig jaarlijks een update krijgt.”

Daar zijn we super trots op. En ook op de speciale eventlegal-FAQ, uniek in onze branche.

“Ja, super. Ik wilde al een tijd een database opbouwen waarin branchepartijen legal-gerelateerde vragen kunnen stellen en ik ze beantwoord. Het is geweldig dat Event Inspiration dit op haar platform gaat integreren, zodat we veel voorkomende vragen kunnen beantwoorden van eventprofessionals die tegen een juridisch vraagstuk aanlopen.”

Sharing the bright side of live dus, ook als het niet het meest spannende onderdeel is!

“Haha, ik snap je punt, maar ik vind het juist het meest leuke werk dat er is. En dat zal ik bewijzen aan iedereen die juridische hulp bij hun events kan gebruiken.”

In de loop van 2020 is het speciale juridische gedeelte binnen ons platform bereikbaar met daarop veel voorkomende juridische vragen én antwoorden. Tot die tijd is Jan de Wrede van De Kempenaer Advocaten bereikbaar via hun website of telefoonnummer 026 – 3522 888.

Beeld: De Kempenaer Advocaten

Meepraten over dit onderwerp? Let's hear it!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *