Het hedendaagse begrip ‘eventmanagement’ heeft niet meer dezelfde betekenis als twee decennia geleden. Wat eerst als puur organiseren werd gezien, wordt nu met veel meer diepgang bekeken.
Inmiddels zijn evenementen een marketinginstrument geworden, dat wordt ingezet om bepaald gedrag te veranderen en doelstellingen te behalen.
Lees ook
Data-driven evenementen
Opdrachtgevers ervaren steeds vaker dat zij met een evenement zowel gevoel als tastbaar gedrag kunnen veranderen. Door de digitalisering van de wereld zijn er steeds meer data-gedreven marketingtools beschikbaar om deze effecten van evenementen meetbaar te maken. Hierdoor kunnen toekomstige keuzes gemaakt worden op basis van data in plaats van op basis van intuïtie.
Volgens mij is het in de toekomst vooral heel belangrijk om te onderzoeken wie precies je doelgroep is. Men gaat daarvoor meer gebruik maken van datamodellen en meer focussen op feitelijke informatie over de doelgroep. Met name E-commerce-bedrijven kunnen bureaus zoals die van ons eenvoudig van heel veel informatie over hun doelgroep voorzien. Als je die data goed weet te interpreteren en vertalen, kun je creatief en verrassend zijn én resultaten optimaliseren.
Het is dus belangrijk dat wij als eventpartner ook op de hoogte zijn van deze waardevolle inzichten. Inmiddels raken wij als evenementenbureau steeds meer elementen van het communicatie vak aan, waardoor we het resultaat van evenementen kunnen optimaliseren. Zo doen we onderzoek voorafgaand aan het evenement om beter inzicht te krijgen in de doelgroep, haken we communicatieprofessionals aan die de inhoud nog beter kunnen vertalen en integreren we duurzaamheid.
Is een event wel de juiste keuze?
Data-gedreven beslissingen nemen kan ertoe leiden dat je soms tot de conclusie komt dat een evenement niet het juiste middel is om in te zetten. Dat er iets heel anders nodig is.
Dat is niet gunstig voor ons als bureau, maar ik help liever een opdrachtgever goed, dan dat we een evenement organiseren waar we uiteindelijk niet het doel mee bereiken. Ook dat hoort bij de adviserende rol van het bureau van de toekomst. Door meer expertise in huis te halen, kunnen we de opdrachtgever steeds completer van doeltreffend advies voorzien en samen impact maken.
Adviserende evenementenbranche
Niet alle evenementen zijn meetbaar en dat hoeft ook niet. Er zal in de toekomst een natuurlijke splitsing ontstaan tussen een dienstverlenende evenementenbranche en adviserende evenementenbranche.
Bureaus of bedrijven die de adviserende route gaan volgen, zullen nog groter worden en hun dienstverlening gaan verbreden. Ze zullen in een eerder stadium aangehaakt worden door de opdrachtgever, omdat ze die van een completer en doeltreffender advies kunnen voorzien. Hoe meer wij mogen weten over de inhoud van de opdrachtgever – en niet alleen gevraagd worden voor het bedenken van de vorm – hoe beter en sneller wij een passend concept kunnen creëren dat impact maakt. Het eventconcept en de vorm moeten de inhoud namelijk altijd versterken.
Maar hoe krijg je meer diepgang in de vraag? Het begint allemaal bij een goed gesprek en het nemen van tijd om elkaar te leren kennen. Vervolgens ga je de vraag analyseren en een team bouwen. Het team stelt een plan op basis van de inhoud van de opdrachtgever. Het plan uit zich in een adviserend voorstel en dit wordt gepitcht bij de opdrachtgever. De rol van eventmanager bij Obsession is bijvoorbeeld al echt veranderd naar projectmanager met een adviserende rol in plaats van opvolgende rol.
Op naar een duurzame toekomst
Tenslotte is een duurzame werkwijze één van de belangrijkste eigenschappen voor de toekomst. Bedrijven en overheden werken toe naar een betere en schonere wereld. Evenementen mogen daarom niet achterblijven. Het is de plicht van het bureau van de toekomst om te komen met concrete methodes om evenementen structureel duurzamer te bedenken en vooral te organiseren.
Bedrijven en organisaties worden steeds strengere regels opgelegd als het gaat om de verduurzaming van processen. Ze moeten zogeheten ‘Impact Reports‘ aanleveren als bewijslast voor hun verbeteringen. Als evenementenbureau kun je daar een significante bijdrage aan leveren. Zeker als we straks weer grootschalige live evenementen gaan organiseren. Breng bijvoorbeeld reisbewegingen in kaart, organiseer hybride, communiceer op een frisse manier over je duurzame cateringaanbod, leg compensatiemogelijkheden voor en kijk naar locaties met een energiezuinig label.
Beeld: Nico Alsemgeest
Van onze partners
