Hoe kun je ervoor zorgen dat je met zo min mogelijk inzet het beste resultaat kunt bereiken? Dit is één van de weinige taken van een corporate event manager die tijdens de pandemie onveranderd is gebleven. Want of een event nu digitaal, hybride of live plaatsvindt; het aantonen van het resultaat van het evenement bevestigt het bestaansrecht van de eventafdeling in de organisaties.
Wereldwijd is de GBTA (Global Travel Association) één van de belangrijkste kennisplatforms als het gaat om SMM (Strategic Meetings Management). Er zijn al heel wat whitepapers geschreven over SMM programma’s binnen internationale organisaties, met adviezen over hoe je inzichtelijk kunt maken welke events er binnen een organisatie plaatsvinden, hoe je de uitkomsten meetbaar kunt maken en hoe je er voor zorgt dat alle evenementen wereldwijd voldoen aan de vereiste wetgeving en veiligheidsprotocollen.
Al voor COVID-19 investeerde Topcon in systemen en processen die hier aan bijdragen. Bijvoorbeeld door alle events centraal te registreren en als deelnemersregistratie nodig is, dit centraal in de organisatie te organiseren. Niet alleen zodat templates gebruikt worden die voldoen aan alle vereiste privacy wetgeving, maar ook om duidelijke doelstellingen te implementeren en meetbaar te maken.
Maar hoe toon je nu het resultaat van je events aan in een wereld die door de COVID-19 het eventlandschap zo heeft veranderd en nog steeds een grote onzekere factor is? Waar Topcon pre-COVID-19 wereldwijd wekelijks vertegenwoordigd werd op nationale en internationale beurzen om de totaal oplossingen voor de bouw- en landbouwsector onder de aandacht te brengen, vinden nu de meeste beurzen digitaal plaats. Sales en technische trainingen zijn omgezet van live bijeenkomsten naar webinars en inmiddels is iedereen gewend aan het online vergaderen.
Het SMM programma van Topcon is opgebouwd uit een classificatie van events, die makkelijk aangepast kon worden naar de virtuele uitvoering. Of een event nou virtueel plaatsvindt of niet, de doelstelling is hetzelfde. Door echter vast te houden aan de eventclassificatie kun je de uitkomsten beter in kaart brengen.
Je kunt de opbrengst van een beursdeelname natuurlijk niet vergelijken met die van een technische training (virtueel of live). Toch leveren ze beiden een bijdrage aan de strategie van het bedrijf. Door per eventcategorie de rapportages en evaluaties te standaardiseren is het mogelijk om objectief de resultaten in kaart te brengen en onderling te vergelijken. Bovendien kun je per classificatie een goedkeuringsproces implementeren, zodat het bedrijfsrisico op het juiste niveau gedragen kan worden.
Deze tools zijn makkelijk aan te passen aan de snel veranderende situatie tijdens de pandemie. In het geval dat er weer gereisd gaat worden, kunnen we de deelnemersregistratie snel aanpassen, zodat de communicatie rondom de veiligheid tijdens het event en de reis naar het evenement gewaarborgd is.
Bovendien voldoet Topcon hiermee aan de wetgeving ten aanzien van de zorgplicht tijdens reizen van hun werknemers: bedrijven hebben een enorme verantwoordelijkheid om hun werknemers te beschermen tegen gevaren, aanvallen en rampen. Door de registratie van deelnemers te centraliseren heeft Topcon meer inzicht in waar de werknemers zich bevinden ten tijde van een ramp al dan niet gerelateerd aan COVID-19.
Kortom, of we nu virtueel of live bijeenkomsten organiseren, met een beter inzicht in de inzet en opbrengsten van evenementen kun je als corporate event manager inzicht geven in de bijdrage van je afdeling aan het bedrijfsbelang. Want je kunt nog zo’n mooi event organiseren, als er geen duidelijk doel mee behaald wordt is het vaak een verspilling van tijd en geld.
Beeld: Topcon
Van onze partners
