Hoe organiseer je een tweede editie van een event dat afgelopen jaar de Gouden Giraffe won voor beste ‘interne en teambuilding event’ en ook nog eens de publieksprijs in de wacht sleepte? Voor die vraag stonden KAAT&CO en Inspyrium, die gezamenlijk verantwoordelijk waren voor het succes van de eerste editie van Team Rockstars IT – ROCKSTARS VALLEY.
Wij waren benieuwd of het succes werd evenaart. Dus gingen we in gesprek met Daphne Somsen (teamlead events) en Luuk Drijfhout van Hooff (creative director) van KAAT&CO en Elize van den Berg (senior event manager) en Ivan Dokic (senior event manager) van Inspyrium.
Kan iemand mij eerst even vertellen hoe het event eruitzag?
Luuk: “Het was een meerdaags event waarbij op vrijdag een Tech Conference was georganiseerd voor 250 externe relaties en 250 medewerkers van Team Rockstars IT. Het mooie is dat het juist niet een klantendag was, omdat Team Rockstar IT haar medewerkers radicaal op één zet. Daardoor kreeg deze dag een hele toffe energie. Mede ook door het mooie programma waarin onder andere Alexander Klöpping een keynote gaf en Diana Matroos met een aantal CIO’s in gesprek ging over samenwerkingen. Vervolgens ging iedereen in zo’n 20 break-out sessies uiteen. Na deze Tech Conference verlieten de relaties Inspyrium. De medewerkers bleven voor een groot medewerkers festival dat tot en met zondagochtend doorging. Daarin was niets te gek, zoals een kartbaan, een klimmuur, met AI muziek maken, dineren in de boomgaard en ga zo maar door.”
Wow, dat klinkt als een intense drie dagen. Hoe hebben gasten het ervaren?
Daphne: Je moet weten dat Team Rockstars IT meer dan 100 events per jaar organiseert. De eerste editie van Rockstars Valley werd vorig jaar met gemiddeld een 8,8 beoordeeld, wat heel hoog is. Daarom was de grootste uitdaging om dat minstens te evenaren. Het was spannend toen Team Rockstars de resultaten van de survey, van meer dan de helft van de bezoekers, met ons deelde, maar het was het wachten waard. De overall beoordeling van het hele event kwam uit op een 9.”
Jullie hebben wederom voor Inspyrium gekozen. Dat is, gedacht vanuit het verrassingselement, een stoere keuze.
Luuk: Als je al een mooi event hebt georganiseerd ergens, dan is het de meest conventionele keuze om naar een andere locatie te gaan. Maar er waren nog zoveel mogelijkheden te bedenken in deze locatie. Een hele grote shout-out naar Inspyrium. Samen met hen zijn we erin geslaagd om echt los te mogen gaan, waardoor we wederom konden verrassen.”
Wat maakt Inspyrium daarin bijzonder?
Luuk: “Je merkt dat iedereen bij Inspyrium zich enorm verantwoordelijk voelt voor het succes van het event. Het is absoluut geen turn-key locatie waar ze je simpelweg de sleutel geven. Elke keer was er opbouwende feedback of tips hoe het event nog beter kon worden gemaakt. Bijvoorbeeld: “ik heb hierachter nog 25 bomen staan. Zal ik die hier neerzetten, dan is het nog mooier. Die flexibiliteit en dat meedenken. Dat maakt het Inspyrium een hele fijne partner.”
Het getuigt wel van lef dat je, ook voor een ‘klantendag’, uitwijkt naar een locatie buiten de randstad.
Daphne: “Impact maken staat boven reistijd. Deze doelgroep werkt veel digitaal bij de klant of thuis. Daar wilden we ze uit halen en waar kan dat beter dan op de groenste evenementenlocatie van Nederland? We hadden tijdens de eerste editie wat zorgen omtrent de reistijd, maar daar is dit jaar ook weinig van gebleken in aanmeldingen of no-shows.”
Luuk: “Inspyrium is zo groot dat je hier alle kanten op kunt gaan. De boomgaard in, het weiland op of in één van de break-out rooms. Tijdens de editie in 2023 was de vibe zo goed, dat we meteen een optie plaatsten voor 2024. Alleen al die prachtige daktuin, dat zie je nergens in Nederland. Als klanten die sfeer een keer hebben ervaren, dan komen ze daar graag voor terug.”
Het thema van de tech conference was Let’s co-lab. Hoe was jullie collab in de voorbereidingen?
Ivan: “De lijntjes waren heel kort. En we wisten door de editie van vorig jaar wat KAAT&CO en Team Rockstars IT ongeveer voor ogen hadden. Maar alsnog ging het alle kanten op met tal van creatieve ideeën. Het was heel leuk om daarin mee te denken. Naast dat we een bijzondere locatie zijn, willen we er ook graag het maximale uithalen. Het fijne is dat Daphne en Luuk dat echt ter harte namen. Dat doen niet alle bureaus.”
Ivan: “Ik moet meteen denken aan de kartbaan. We hebben verhard terrein genoeg, maar we vonden het veel mooier om het tussen de bomen te creëren. Het werd even puzzelen, maar uiteindelijk konden we een kartbaan in een groene oase neerzetten. Dat was echt te gek.”
Luuk: “We kwamen nog wel eens met uitdagende verzoeken, maar het is bij Inspyrium bijna nooit ‘nee’, maar eerder ‘hoe kan het wel?’. Zoals die kartbaan. Of de camping in de vorm van een ster, speciaal voor een droneshot. Of het diner in de boomgaard. Dat noem ik een collab, zoals die moet zijn.”
Het klinkt als een intensief programma. Hoe verliep de opbouw en uitvoer?
Ivan: “We hadden natuurlijk de luxe dat het voor de tweede keer hier plaats vond. Waar het vorig jaar soms nog een beetje zoeken was, liep het nu als een trein. Natuurlijk loop je tegen dingen aan. Zoals beplanting die niet op een plattegrond staat ingetekend. Vonden we het allemaal mooier om dat wel daar te hebben, dan regelden we dat gewoon.”
Luuk: “We weten dat we veel van het team van Inspyrium hebben gevraagd, want het was een meerdaagse 24-uurs productie. Ze moesten dag en nacht beschikbaar zijn en dat deden ze continu met een grote glimlach.”
Elize: “Andersom merk je ook dat de crew van KAAT&CO het echt samen wil doen. Ze staan niet boven je als bureau, maar naast je als hun samenwerkingspartner. Dat siert ze en maakt ook het verschil.”
Jullie hadden wel echt geluk met het weer. Was er een plan B uitgedacht?
Daphne: Uiteraard. Ook dat is het voordeel van Inspyrium. Er zijn altijd nog meters beschikbaar. De eventhal is voorzien van rigging en basisfaciliteiten, maar er staan nog drie volledige loodsen daarachter die we erbij hadden kunnen betrekken.”
Elize: “We rijden met het grootste gemak groendecoratie naar binnen om de buitensfeer naar binnen te halen.”
Hoe belangrijk was duurzaamheid tijdens dit event?
Luuk: “Daar zijn we altijd mee bezig. Tegelijkertijd blijft het ook een aandachtspunt. Een eerste winst is door je relatie event en medewerkers event op één locatie in één weekend te organiseren natuurlijk. Maar in die organisatie, laten we ons al snel verleiden om single-use producten in te zetten, om zo van de groenste locatie een Rockstars zwart-gele wereld te maken. Op dat snijvlak opereren we. Waarbij we wel slim nadenken over hoe banners en vlaggen volgend jaar hergebruikt kunnen worden, of die retour gaan naar de drukker om daar plaatmateriaal voor andere events van te maken. En van sommige banners gaan we tassen maken, zodat ze een goede eindbestemming hebben.”
Op naar een derde editie in Cuijk?
Daphne: “Laten we eerst de evaluatie afwachten. Als je het mij vraagt: ik zie in ieder geval nog genoeg kansen om ook komend jaar bij Inspyrium een verrassend event te organiseren. Zeker als we als bureau en locatie onze krachten weer zo goed bundelen.”
Beeld: Inspyrium
Van onze partners
