Noodgedwongen een evenement een jaar moeten uitstellen en dan het geluk hebben dat verzwaarde maatregelen rondom corona een paar dagen na de uitvoer pas van kracht zijn. Het overkwam Incentro met haar evenement ‘World of Incentro’.
Voor dit event ging deze IT-organisatie de samenwerking aan met Eventbureau.nl. Wij gingen in gesprek met Renée Bruyn, brand manager van Incentro, over hoe het proces verliep.
Wat was World of Incentro voor event?
“Het was een klantenevenement wat we jaarlijks organiseren en waarbij we ongeveer 50% bestaande klant uitnodigen en 50% prospects.
Het vond dit jaar in de Onderzeebootloods plaats in een ronde opstelling en met drie verschillende podia en één hoofdpodium. Het programma bestond uit verschillende elementen vol inspiratie, informatie en verrassingen. Zo kregen de gasten een koptelefoon zodat tegelijkertijd verschillende presentaties van sprekers konden plaatsvinden en gasten hun stoel naar het juiste podium konden draaien.
De sprekers waren Nancy Rademaker [over digitale transformatie], Leen Zevenbergen [over duurzaam ondernemen] en Robert Doornbos [over prestaties in F1 door innovaties]. Daarnaast was Niels Houtepen dagvoorzitter, kwamen ook enkele gewaardeerde relaties én medewerkers aan bod en sloten we vanwege het 25 jaar jubileum af met een te gek showkorps. Als verrassing hadden we via Van Essen Catering het hele aanbod vegan laten verzorgen, inclusief wijnen en koffie.”
Hoe kijk je terug op het event?
“De opkomst was door het sentiment wat in de samenleving leefde en gasten die ziek of uit voorzorg in quarantaine zaten een stukje lager dan verwacht. Van de 230 aanmeldingen waren er uiteindelijk 170 binnen. Maar buiten dat hebben we echt een heel goed evenement gehad. Foutloos, op wat piepkleine storingen op de koptelefoons na. Wat overigens met de sonos van langsvarende boten te maken bleek te hebben. Maar heel eerlijk, logisch dat daar niet aan gedacht is.”
Je hebt in het verleden met diverse bureaus gewerkt. Hoe kwam de samenwerking met Eventbureau.nl tot stand?
“Dat kwam nadat een collega van mij vorig jaar bij Business on Stage was uitgenodigd. Omdat er toen allerlei anderhalve meter restricties waren en wij World of Incentro wilden organiseren, dachten we dat de opzet van Business on Stage misschien wel een mogelijkheid voor ons was. Zo zijn we met Quality Bookings en daarmee met Eventbureau [van dezelfde eigenaren] in aanraking gekomen.
Alles was in kannen en kruiken en de eerste registraties waren al binnen, toen we vanwege de maatregelen de stekker uit het event moesten trekken. We hebben nog getwijfeld over een digitale versie in maart 2021, maar uiteindelijk besloten om voor een live editie in november te gaan.”
Hoe verliep de samenwerking?
“Dat ging heel goed. Ik had al wat ideeën in mijn hoofd en Bart [van de Beek, eigenaar van Eventbureau.nl] vulde mij uitstekend aan met de ervaring en suggesties die hij had. Ook qua stage design waarin hij graag samenwerkte met HVR [Show Equipement]. Als ik iets in mijn hoofd had wat ik nog niet 100% kon plaatsen, kwam Bart met aanvullende ideeën en vertaalde HVR dat in hoe dat in de stage tot uiting moest komen. Echt een waardevolle driehoeksverhouding.
Ook in de productionele en uitvoerende fase verliep het goed. Sterker nog, we hebben een topproductie gehad. Gelukkig, want ik ben behoorlijk wat gewend en Eventbureau is ook van de puntjes op de ‘i’ zetten. Prima mix & match dus. Bij de uitvoer zie je dat Bart echt overal bovenop zit. Niets was te veel en de stressmomentjes die er altijd wel zijn bij een evenement werden meteen opgelost.”
Staan er nog events op stapel voor Incentro?
“Waarschijnlijk niet, op wat interne meetings na. Uitgezonderd mogelijk events behorende bij het sponsorship wat wij met enkele Olympische skaters hebben. En natuurlijk World of Incentro in 2022. Daarvoor zou ik zo nog een keer samenwerken met Eventbureau. We gaan zien wat 2022 ons brengt.”
Beeld: Nico Alsemgeest
Van onze partners
