Langzaam worden de overheidsmaatregelen versoepeld. Heel fijn! Hopelijk kan de branche snel weer met live events aan de slag. Als je dat wilt natuurlijk, want er zijn ook organisaties voor wie de beperkingen een uitkomst bleken.
Bijvoorbeeld voor Stichting Nederland Onderwijs Buitenland (NOB) dat al veertig jaar duizenden Nederlandse en Vlaamse kinderen lesgeeft in hun moedertaal. Zij wilde dat in eerste instantie live vieren, maar uiteindelijk werd veel meer verbinding gecreëerd door de online variant.
Wij gingen in gesprek met Kirsten Flik (Head of Creative) en Marijn Klouwen (Senior Project Manager) van effectgroep*, het creatieve marketing- en communicatiebureau uit Utrecht dat samen met Stichting NOB verantwoordelijk was voor de jubileumviering.
Kan in een paar regels het concept uitgelegd worden?
Kirsten: “Stichting NOB bestond in 2020 precies veertig jaar. Dat wilde ze het liefst live vieren met haar stakeholders. Helaas bleek in de zomer van 2020 dat een live viering geen optie zou zijn. Daarom zocht NOB hulp bij de organisatie van een online of hybride variant en vroeg ons een concept te bedenken waar de doelstellingen én doelgroepen samenkwamen. Want naast een feestelijk component stond de vraag centraal hoe NOB het onderwijsland binnen en buiten Nederland en Vlaanderen met elkaar kon verbinden en elkaar kon laten vinden op het thema “onderwijs in internationaal perspectief”.
Tegelijkertijd wilde ze de meerwaarde van dit wereldwijde netwerk voor Nederland zichtbaar maken. We ontwikkelden het concept ‘De Reünie – 40 jaar onbegrensde ontmoetingen’. Dit sloot namelijk ook perfect aan bij de positionering van NOB.
Het concept mondde uit in een online event in een Reünie setting zoals we kennen van televisie. Want zoals in de Van Dale staat is een reünie een bijeenkomst van mensen die in het verleden vaker samen zijn geweest en spelen nostalgie of een speciale gebeurtenis zoals een jubileum een rol. Dat was precies waar we naar op zoek waren.
Tijdens deze reünie blikten we terug en keken vooruit, luisterden we naar persoonlijke verhalen, bekeken we verschillende belangen, ontdekten we antwoorden op hedendaagse vraagstukken en zochten we interactie met deelnemers over de hele wereld. Het werden letterlijk onbegrensde ontmoetingen waarbij de doelstellingen gerealiseerd werden.
En dat de look & feel van de schoolbanken ook nog eens heel goed bij de stichting paste maakte het geheel compleet. Missie geslaagd! Dat merkversterkend denken vind ik heel leuk en waardevol om te doen.”
Het ging van live naar hybride; wat betekende dat voor het concept?
Marijn: “Toen het event live niet kon plaatsvinden hoopten we in december wel een hybride variant te organiseren, waarbij stakeholders en sprekers als publiek in de schoolsetting plaats konden nemen. Helaas bleek ook dat niet haalbaar, omdat door de lockdown de Belgische gasten niet naar Nederland mochten komen en sommige sprekers het te spannend vonden.
Uiteindelijk hebben we het jubileum drie maanden later alsnog uitbundig gevierd. Het was een goede zet, want het kwam het inhoudelijke stuk enkel ten goede omdat we nog meer goede verhalen konden ophalen uit het wereldwijde netwerk. Met het online event lieten we zien dat je slechts één klik bent verwijderd van dat enorme netwerk, waarin Stichting NOB de verbindingen creëert. Dat konden we met dit online event letterlijk visualiseren. ”
Kirsten: “En doordat er meer tijd was, kregen we het voor elkaar om Hare Majesteit Koningin Máxima in een videoboodschap haar felicitaties over te laten brengen.”
Hoe zag het programma eruit?
Marijn: “Het programma was in vier blokken ingedeeld, waarbij in elk blok een bepaalde doelgroep in de spotlights stond. Dat gebeurde zowel live in het klaslokaal middels interviews, maar ook met gasten die vanuit over de hele wereld online een bijdrage leverden.”
Hoe kijken jullie terug op het event?
Marijn: “Het was een dynamische uitzending met een sterk inhoudelijk component. Uit de cijfers blijkt dat men online gemiddeld één uur en zes minuten meekeek. Dat vind ik voor een programma van anderhalf uur wel het bewijs dat men oprecht geïnteresseerd was.
NOB heeft zichzelf op de kaart gezet richting hun netwerk, partners en stakeholders en gebruikt de content in gesprekken die lopen met partners en Ministeries. Het koninklijke tintje én het feit dat Blauw Bloed refereerde naar het online event maakte het helemaal speciaal.”
Kirsten: “Het heeft intern ook een flinke boost opgeleverd. De collega’s van NOB deelden vol trots de content en een volgend project heeft inmiddels óók een online event-component (wat niet gepland was). Sterker nog, zoals we hadden geadviseerd wordt een deel van de content gebruikt om campagnematig meer aandacht te vragen voor de Stichting en haar toegevoegde waarde.
Ik vind het heel gaaf dat ze hebben ervaren wat de kracht en enorme meerwaarde van een online event kan zijn. In eerste instantie zou het jubileum landelijk gevierd worden, maar nu kon het wereldwijde netwerk erbij betrokken worden.”
Waar liep je in het voortraject of de uitvoer tegenaan en hoe ben je daar mee omgegaan?
Marijn: “Zoals bij elke productie loop je tegen kleine dingen aan. Doordat we een internationaal netwerk van gastsprekers benaderden – en het niet altijd gemakkelijk was contact te leggen, omdat niet iedereen over snel internet beschikte – bleek ineens dat alle gasten die we vroegen om een bijdrage te leveren ook daadwerkelijk mee wilden doen. Hierdoor kregen sommige gasten maar een minimale rol in het programma.
En tijdens de livestream bleek ineens dat de gemeente Utrecht grasmatten in het plantsoen naast het Anatomiegebouw – de locatie van het online event – liet leggen, pal in het zicht van de camera’s. In overleg met de gemeentewerkers hebben we ervoor gezorgd dat dit toch even gestaakt werd, want op deze spontane figuranten hadden we niet gerekend.
Ook heel bijzonder was dat de presentator zijn oortje in één keer uitgooide, omdat er muziek bleef rondzingen. Daardoor konden wij geen contact meer met hem leggen, ging hij freewheelen en liepen we uit. Tijdens de instart van een filmpje hebben we snel alles kunnen tackelen, zodat het weer goed verliep. Het zijn die dingen die het werk juist zo dynamisch maken.”
Hoe kijkt Stichting NOB terug op het event?
Kirsten: “Ze waren erg blij met de conceptuele en visuele doorvertaling. Dat was echt een schot in de roos. Er is zelfs meer budget beschikbaar gesteld omdat ze het volste vertrouwen hadden in de professionele uitrol, nadat we de doorvertaling van de doelstellingen en de te bereiken doelgroepen in kaart hadden gebracht. En dat we de mogelijkheden lieten zien van het gebruik van de content achteraf.”
Marijn: “Voor mij was veelzeggend dat de directrice mij op gegeven moment opbelde en verexcuseerde voor het feit dat ze iets nog niet had aangeleverd. Dan ben je op collegiaal niveau als een team aan het werk. Dat voelt heel fijn en komt het event ten goede.”
Hebben jullie nog tips voor anderen die een online of hybride event willen organiseren?
Marijn: “Zorg dat je alle content op tijd binnen hebt en dat je alles goed test qua verbindingen. Wij hadden inbellers vanuit New York tot aan Spanje en Azië. Dan wil je in de aanloop naar het event jezelf en al die mensen geruststellen. Ik heb ze allemaal benaderd om te checken of ze begrepen hoe Zoom werkt, welke achtergrond je in beeld zou zien et cetera.
En besef dat internet toch nog niet voor iedereen makkelijk toegankelijk is. Zo hadden we o.a. contact met de ambassadeur in Jemen, maar die heeft heel beperkt toegang tot internet. Dan moet je echt om die beperkte contactmomenten heen plannen.
Daarnaast is het heel belangrijk om altijd een alternatief achter de hand te hebben, mocht er een spreker uitvallen of verbinding wegvallen. Zo werkten wij met twee streams, zodat we altijd konden overschakelen naar een ander kanaal. Door corona is het hebben van een schaduwdraaiboek veel belangrijker geworden.”
Wat wil je tegen organisaties zeggen die snakken naar een live event?
Kirsten: “Dat ik dat heel goed snap, maar dat een online event echt een aanvulling kan zijn binnen de communicatiestrategie en positionering van een organisatie. Wat dat betreft moet je eerst kijken naar de doelstellingen en doelgroep en vervolgens bedenken welk communicatiemiddel daar het beste bij past. En ja; dan kan het antwoord in het geval van NOB ook een volgende keer weer een online event zijn!”
Beeld: Tycho’s Eye Photography