Als eventlocatie kijk je niet snel meer op van een event dat binnen jouw muren plaatsvindt. Tuurlijk, elk event wordt met grote zorg voorbereid en uitgevoerd, maar het is toch vaak een gevalletje ‘been there, done that’. Zeker als je een gerenommeerde locatie als Fokker Terminal bent.
Maar zelfs daar keken ze toch wel even op toen de aanvraag voor het NSEC-event voorbij kwam. Waarom? Dat vroegen we opdrachtgever Liesbeth Laarhoven (Adviseur evenementen bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland), en Tim Rosman, director sales & events bij Fokker Terminal. Wat we hoorden was een knap staaltje samenwerken met een dijk van een resultaat!
Lees ook
Wat is het NSEC-event precies?
Liesbeth: “NSEC staat voor North Seas Energy Cooperation en dit was een ministeriële conferentie waar negen ministers van de Noordzeelanden en een groot aantal belangrijke stakeholders bijeenkwamen om afspraken te bevestigen over internationale energiedoelen m.b.t. de Noordzee. In totaal waren er 150 gasten aanwezig.”
Hoe kwam de keuze voor de locatie Fokker Terminal tot stand?
Liesbeth: “Omdat de koning tijdens het ochtenddeel ook aanwezig zou zijn, zochten we een locatie in of rondom Den Haag. Als RVO organiseren we zo’n 350 events per jaar, waaronder eerder ook in de Fokker Terminal en dat is altijd goed bevallen. We weten dat die locatie goed te beveiligen is, ze met AVEQ een hele fijne technische partner hebben en dat de subruimtes meteen vanaf de plenaire ruimte te bereiken zijn.”
Bij zo’n event gelden veel verschillende belangen. Hoe pas je hier het concept op aan?
Liesbeth: “Door de vele belangen is het een stroperig politiek proces, dat veel flexibiliteit en afwachten vraagt.”
Tim: “Dat was het inderdaad. Je merkt dat het beslissingsproces op een ander niveau plaatsvindt en je te maken hebt met verschillende belangen en stakeholders.”
Hoe kwam het concept uiteindelijk tot stand?
Tim: “Het was duidelijk dat RVO niet het standaard congres wilde organiseren, maar er een experience van wilde maken. We wisten dat er behoefte was aan een ontvangst-/ netwerkruimte, een ruimte voor een plenair programma en een ruimte voor drie verdiepingsthema’s. Daar hebben we een tof plan omheen bedacht. We hebben de hangar in drie zones verdeeld. De eerste twee waren voor netwerken en plenair. Pas na het plenaire gedeelte zouden de gordijnen open gaan en zou je over het podium naar de laatste zone lopen. Hier stonden drie mini-theaters opgesteld met kleine tribunes. Zo konden gasten van thema naar thema in een theater plaatsnemen op een getimecode show van licht, geluid en video.”
Je praat in de verleden tijd alsof het niet is doorgegaan.
Tim: “Dat klopt. Het plan was heel tof en stond zo goed als in de steigers. Echter drie weken voor event kwam er vanuit de inhoudelijke projectleiding, i.v.m. efficiëntie van het programma, toch het verzoek de drie thema’s plenair samen te voegen.”
Oeps, terug naar de tekentafel en dat nog geen maand voor event.
Liesbeth: “Dat was inderdaad even schakelen. Gelukkig was Tim heel flexibel. Sowieso in het hele proces. Ik durfde soms bijna niet meer te bellen, omdat er dan weer wat gewijzigd was. Wat ik in dit specifieke geval heel fijn vond, is dat door Tim en de andere partners heel erg werd meegedacht om zoveel mogelijk van de gereserveerde materialen in een aangepast concept alsnog in te zetten.”
Tim: “En dat in de drukste eventweken van het jaar. Dus snel terug om tafel met zijn allen om een net zo tof plan te bedenken met zoveel mogelijk dezelfde techniek, maar dan met minder loopbewegingen in het programma. Dat was een heel toffe extra uitdaging.”
Wat hebben jullie uit de hoge hoed getoverd?
Tim: “We verschoven het plenaire gedeelte naar de achterste zone, waardoor we de middenruimte over hadden. Toen kwam het idee van de tunnel om de hoek kijken. Samen met AVEQ hebben we een gang gemaakt, waarin met lichteffecten en geluiden van de zee en meeuwen het idee van ‘lopen door de zee’ werd nagebootst.”
Liesbeth: “Dat hebben ze echt heel goed bedacht. Vaak is het duwen en trekken om gasten vanuit het cateringgedeelte naar de volgende ruimte te krijgen. Dat was hier precies andersom. Ik heb nog nooit zo snel zoveel gasten zien opstaan én filmpjes maken van de tunnel. En dat voor mensen die veel gewend zijn. Dat was echt leuk om te zien.”
Liesbeth, hoe verliep de samenwerking met Fokker Terminal?
Liesbeth: “Heel fijn. Toen we in de ochtend aankwamen, stond alles al klaar, wat veel rust gaf. Ook de catering was erg goed. Wat ik verder top vond, was dat de contactpersoon vanuit de locatie altijd in de buurt was. En ook de techniek was erg goed; we konden heel snel met ze schakelen. Zelfs tijdens het plenaire programma konden nog snel slides worden aangepast, omdat een buitenlandse delegatie iets wilde toevoegen. Wat dat betreft zou ik Fokker Terminal 100% adviseren. Het is wellicht niet de goedkoopste locatie, maar je krijgt er wel echt kwaliteit voor en dat is het mij meer dan waard.”
Tim, hoe kijk je terug op het proces en de samenwerking?
Tim: “We hadden een heel prettig contact met RVO. De wijzigingen waren soms pittig, maar ook logisch voor een event op dit hoge niveau en met zulke grote belangen. Voor onszelf geldt dat we vooral hebben geleerd van de uitdaging om een concept te bedenken dat wellicht een traditionele vorm heeft, maar toch verrassend aanvoelt. Daarnaast ben ik er trots op dat de Fokker Terminal als een locatie wordt gezien waar prominente personen vanuit de overheid of het Koningshuis veilig kunnen verblijven. Ik zeg, op naar de volgende succesvolle samenwerking.”
Beeld: Fokker Terminal
Van onze partners
