EventZ toont met SPIE-event voor 5.500 personen de kracht van creativiteit en samenwerking

Tijd om Manouk Loonstijn-Gregoor, communicatie manager SPIE Nederland een paar dagen na de uitvoer te bellen en te horen hoe deze samenwerking tot stand kwam en hoe zij terugkijkt op het eindresultaat.

Hoe kwam je bij EventZ terecht voor dit evenement?

“EventZ heeft meerdere SPIE-feesten van ons georganiseerd, dus het was heel normaal om hen voor deze pitch uit te nodigen.”

Met welke vraag zijn de bureaus aan de gang gegaan?

”In tegenstelling tot voorgaande evenementen waar de nadruk lag op een samenzijn onder het genot van eten, drinken en muziek, sprak de directie nu de wens uit om het komende evenement meer inhoud te geven.

Door corona werd de aanvraag stilgelegd. Toen we het weer op konden pakken, was er tegelijkertijd een nieuwe interne slogan gelanceerd door de afdeling communicatie; ‘Samen brengen wij zoveel in beweging’. De directie vroeg ons om in 2023 een familiedag te organiseren waarbij de gasten bedankt werden voor hun inzet en bijdrage aan SPIE, hun trots te delen om SPIE nog beter te maken en om samen te komen en elkaar beter te leren kennen.”

Wat was doorslaggevend in het gunnen van de opdracht aan EventZ?

“Absoluut het concept. Ze kwamen met het idee van ‘Het Huis van Beweging’. Normaliter ontvang je je gasten thuis. Omdat zoveel mensen niet in het hoofdkantoor passen, wilden zij elders in Breda, waar het hoofdkantoor staat, een plek creëren waar je je welkom en thuis voelt. In Breepark om precies te zijn. De uitwerking daarvan paste heel goed bij SPIE.

Bestaande uit twee areas waarin beweging centraal staat; Het Huis van Beweging en De Tuin van Beweging dat door Het Tuinpad van SPIE met elkaar wordt verbonden. Met op alle plekken enorm veel vormen van bewegend entertainment voor de brede doelgroep die we wilden ontvangen. Het was de eenvoud van het concept met een sterke invulling, die de impact van de boodschap zeer krachtig maakte.”

Hoe verliep de samenwerking?

“Heel soepel. Vanuit SPIE zaten we met z’n drieën in de organisatie. De lijntjes waren erg kort en het schakelen ging snel. Achter de schermen hebben we in korte tijd veel geregeld, want pas begin februari kregen we de officiële ‘go’ vanuit de directie. Omdat we een totaal nieuw event gingen organiseren, wisten we op dat moment niet of er 2.000 of 15.000 gasten op af zouden komen. Uiteindelijk hebben we ons gericht op 5.000 gasten.”

Ik begreep dat jullie daar overheen zijn gegaan.

“Dat klopt. Er kwamen uiteindelijk bijna 5.500 medewerkers met hun families. Daar zijn we erg trots op, want de SPIE-feesten waren bijna een heilige traditie onder het personeel. Het was nu een totaal andere setting met een compleet ander concept. Ik hoop dat de medewerkers die niet zijn gekomen, zich nu achter de oren krabben, na het horen van alle positieve verhalen van hun collega’s.”

Hoe heb je de laatste dagen tot aan het evenement ervaren?

“Het is bizar om de start van de opbouw te zien en te beseffen dat de volledige 14.000 vierkante meter gevuld gaat worden met tenten, horeca, entertainment, aankleding en meer. Gedurende de opbouwdagen ben ik meerdere keren gaan kijken. Ik zag het terrein opbloeien, maar ik kon mij geen voorstelling maken van het eindresultaat. Op de ochtend van het evenement was ik er weer en zag ik pas wat we hebben neergezet. Het is niet normaal om te beseffen dat uiteindelijk op de uitvoerdag 485 personen crew en artiesten aan de slag waren om er voor ons een onvergetelijke dag van te maken.”

Wat ervaarde je toen het programma in volle gang was?

“De trots van medewerkers die hun kinderen lieten zien voor welke afdeling ze werkten. Of de mensen die vol verwondering naar de grote zuilen met projectfoto’s liepen. En ook de vele glimlachen van ouders en kinderen tijdens alle activiteiten die er te doen waren. Ik had niet verwacht dat zo’n groot opgezet event zoveel SPIE kon uitstralen en ook de bezoekers en directieleden hadden niet verwacht dat het zo groots zou worden.”

Zijn er dingen die je volgende keer anders zou doen?

“Ik zou niets anders doen. Stel dat we dit iedere vijf jaar gaan doen, dan wens ik René succes om het te evenaren. Voor nu was het precies goed. Al het entertainment was volop in gebruik.”

Hoe kwam de duurzaamheid terug tijdens het evenement?

“Dat vonden we een belangrijk thema. Zo hebben we dankzij de keuze op Breepark én de onbewolkte dag veel energie uit hun zonnepark getrokken. Daarnaast werkten we met herbruikbare bekers, wordt alle niet herbruikbare branding gerecycled, was al het dispo-materiaal plasticloos en hebben we bijvoorbeeld ook water buffetten gecreëerd, zodat men niet alleen van minder duurzame softdrinks hoeft uit te gaan.”

Wat betreft het culinaire aspect; het was echt verrukkelijk.

“Mooi om te horen. Dat hebben we ook wel echt in de briefing uitgevraagd. Ik vond het zelf ook opvallend goed. Van de heerlijke hamburgers tot de ter plekke vers gemaakte pizza’s. Absoluut een tien met een griffel. Ook voor de gasten met een dieetwens of allergie, want die kregen een bonnetje waarmee ze hun eigen speciaal bereide gerechten konden ophalen.”

Gebruik je beelden van het event nog voor bepaalde communicatie-uitingen?

“Er worden twee video’s gemaakt. Eentje voor intern gebruik, wat echt een aftermovie is. En eentje die we extern inzetten. Dat is dan meer als arbeidsmarktcommunicatie om te tonen wat voor gaaf en mooi bedrijf SPIE is.”

Dank dat we live mochten ervaren waar jullie maanden hard voor gewerkt hebben. Het zag er top uit.

Beeld: Sjoerd Fotografie, John Voermans