De Telekom tak werd in 2020 door een zogenaamde ‘carve out’ losgemaakt van T-Systems Nederland en valt, met 28 local Business Units wereldwijd, direct onder het moederbedrijf Deutsche Telekom. Door alle corona perikelen hadden de medewerkers uit 18 landen elkaar nog nooit gezien. Tijd om daar verandering in te brengen; Nederland mocht als gastland optreden en 160 collega’s + 40 partners verwelkomen voor een driedaags event. Maar waar organiseer je dit dan?
Fia Verweij van (nu dus) Deutsche Telekom Global Business Solutions Nederland B.V. kwam uit bij het Spoorwegmuseum. Wij vroegen haar hoe de samenwerking verliep en of ze het zou aanraden voor andere (corporate) eventmanagers.
Wat voor event organiseerde je bij het Spoorwegmuseum?
“We mochten het We Connect-event organiseren met als thema ‘Reconnect & Unleash’. Hier kwamen 160 collega’s en zo’n 40 partners op af die elkaar, na twee jaar Zoom-meetings, voor de eerste keer live zagen. De eerste dag was een executive dag voor circa 40 executives. De tweede en derde dag waren alle gasten aanwezig en hadden we afwisselend plenaire sessies en breakout programma’s met tussendoor een partnermarkt. Het geheel werd ook gestreamd voor de collega’s die niet aanwezig konden zijn.”
Hoe kwamen jullie tot de locatiekeuze?
“Via een internetsearch kwamen we uit bij Spoorwegmuseum. Dat bleek een topplek. We konden ook nog eens precies de ruimtes reserveren waar onze voorkeur lag.”
Wat maakt deze locatie zo bijzonder?
“Het past sowieso heel goed bij het thema ‘connect’, want de treinsporen zorgen ook dat je bij elkaar komt. Maar het is vooral een hele laagdrempelige locatie. De ruimtes zien er mooi uit, je kunt tussen de treinen lunchen of in een coupé vergaderen. En voor de deur kan je op een rondvaartboot stappen om bijvoorbeeld naar het Utrechtse centrum te gaan.”
Ik neem aan dat jullie een locatiebezoek hebben gedaan toen?
“Zeker. We konden meteen een afspraak inplannen. Alle locaties en ruimtes werden getoond. Het was erg prettig dat ze meteen op de iPad lieten zien wat er allemaal mogelijk is met verschillende soorten aankleding en meubilair in de ruimtes. Ook in de aanloop naar het event mochten we altijd langskomen wanneer het ons uitkwam. ”
Hoe verliep de samenwerking met het Spoorwegmuseum?
“Absoluut goed. Alles werd in het werk gesteld om ons goed te kunnen bedienen. Zowel in de voorbereidingen als tijdens het event zelf.”
Had je één contactpersoon tijdens alle dagen?
“Ik had één telefoonnummer en dat kon ik drie dagen lang op elk moment bellen. Dan werd er meteen opgenomen en actie ondernomen. Dat vond ik echt heel fijn; één keer iets melden en je wist dat het geregeld werd. Dat gaf heel veel rust en vertrouwen.”
Kan je een voorbeeld noemen?
“We hadden op donderdag een lunch in de buitenlucht bedacht. Maar het bleek vanwege de weerberichten toch beter om het ineens last minute naar binnen te verplaatsen. Met man en macht werd alles zonder problemen naar binnen gesjouwd. Ik zag ze met het zweet op het voorhoofd rondrennen. Die flexibiliteit is gewoon top.”
Zijn er nog verbeterpunten te noemen?
“Heel eerlijk, nauwelijks. Enige wat gebeurde is dat ik in de avond, net voordat de gasten zouden vertrekken,werd gebeld dat er een overijverige BOA aangaf dat de bussen niet voor de ingang mochten staan. Ik rende naar buiten en werd meteen achterna gerend door personeel van het Spoorwegmuseum. Bleek er sinds die dag een bord te staan met deze melding, maar dat de gemeente de locatie hier niet over had ingelicht. Tja, daar kan je als locatie dan ook weinig aan doen. Het is in ieder geval uiteindelijk goed afgelopen trouwens.”
Jullie hadden de locatie niet exclusief. Is dat nog vervelend geweest?
“Nee, absoluut niet. Er waren nog kleine events gaande over die drie dagen, maar ik heb daar helemaal geen last van gehad. Je ervaart ook niet echt dat er nog andere evenementen gaande zijn. En wat betreft de dagbezoekers van het museum; er liepen wel bezoekers en enkele schoolklassen rond. Maar het plaatje klopte daardoor wel gewoon. Je hebt er echter helemaal geen last van en als je de zaaldeuren dicht doet, dan heb je er al helemaal geen overlast meer van.”
Wat zou je nog aan de event manager willen meegeven?
“De tendens is dat het tegenwoordig allemaal hip en happening moet zijn. Maar het Spoorwegmuseum is een heel modern bedrijf als het gaat om evenementen. Ze kunnen elke stijl creëren, dus bijvoorbeeld ook strak wit meubilair in een klassieke omgeving. Dat geeft een heel mooi contrast. En het is enorm goed bereikbaar. Je rijdt er naartoe en kunt altijd de auto kwijt.”
Beeld: Deutsche Telekom
Van onze partners
