We mogen ons gelukkig prijzen. In onze zoektocht naar inspiratie komen we deze zomerse maanden op talloze festivals. Het festivalseizoen is nog niet voorbij, maar nu al staat er één diep in ons geheugen gegrift; Defqon.1. Het festival voor ‘the harder styles’ in dancemuziek. Geloof ons, ook als je niet van deze muziekstijl houdt, is dit een must-visit, want storytelling wordt er tot achter het zicht van de bezoekers doorgevoerd!
Aan het einde van de avond kwamen we bij toeval in contact met twee enorm trotse ouders. Wat bleek; hun zoon, Teun Schilders, is Head of Productions bij Q-dance en in die hoedanigheid eindverantwoordelijk voor de productionele zaken rondom onder andere Defqon.1 Weekend Festival. Daar willen we meer van weten. Met de afbouw achter de rug belden we Teun en begrepen we heel goed waarom we de twinkeling in zijn ouders hun ogen zagen.
Teun, wat heb je er een megaproject opzitten. Wat was precies jouw rol?
“Ik ben Head of Productions en daarmee verantwoordelijk voor het vertalen van de ideeën naar de werkelijkheid. Daarnaast bemoei ik mij ook gedeeltelijk met de creatieve kant, samen met onder andere Jonas [Schmidt, creatief directeur bij Q-dance]. Op papier kan vaak veel, maar het is niet gegarandeerd dat het ook geproduceerd kan worden. Daar ligt mijn rol. Samen met een heel groot team die elk verantwoordelijk zijn voor een deelaspect. Daardoor ben ik tijdens de opbouw en vooral uitvoer nergens het eerste aanspreekpunt en kan ik vrij over het terrein bewegen om bij mijn team te checken hoe het gaat en te observeren welke van de nieuwe ideeën wel of niet goed werken.”
Voor de lezers die Defqon.1 Weekend Festival niet kennen of die de muziek afschrikt; kan je meer over het festival vertellen?
“Defqon.1 Weekend Festival is een vierdaags festival waar de hardere dance genres centraal staan. In totaal programmeren we meer dan 500 artiesten, hebben we vier eindshows en een groot entertainment programma daaromheen. Deze editie waren er meer dan 250.000 bezoekers van over 110 landen over het hele weekend waarvan 55.000 weekendbezoekers die op de camping verbleven.”
Check de aftermovie hieronder. Absoluut het bekijken waard!
Ik heb inmiddels meerdere edities meegemaakt en blijf mij verbazen over het niveau van de productie én beleving. Hoe realiseren jullie dit?
“Wat je al zegt; de muziek schrikt sommigen af en dat levert soms een vooroordeel op. Dat verdwijnt zodra ze op het terrein rondlopen. Wij creëren ‘one tribe’, een familiegevoel. Iedereen is bij ons welkom en je kunt je zorgen thuis laten als je bij ons door de poort loopt. We doen er alles aan om mensen volledig onder te dompelen in deze wereld. Maar ik wil wel benadrukken; zonder de bezoekers én leveranciers en crew is dat niet mogelijk.”
Inhakend op het laatste wat je zegt; hoe creëer je dat gevoel bij leveranciers en crew?
“We kijken echt hoe we samen iets moois kunnen maken waar beide partijen plezier uit halen. In dat proces is het geen opdrachtgever-leverancier relatie, maar ontstaan partnerships. Familie is daarbij echt het toverwoord. Er is geen ruimte voor ego of arrogantie. Of je nou hekken zet, een tent komt bouwen of directeur bij Q-dance bent; we hebben iedereen even hard nodig om deze wereld te kunnen bouwen. Natuurlijk gaat dat soms gepaard met pittige gesprekken, maar altijd op een nette manier en met de ruimte om partners betrokkenheid te geven en eigen oplossingen aan te laten dragen. Door die samenwerking konden we ook vorig jaar, met grote tekorten in personeel en materiaal, en ook nu, ondanks de flinke prijsstijgingen achter de schermen, een prachtig festival neerzetten. Daarbij wil ik ook specifiek de terreinbeheerders van Evenemententerrein Biddinghuizen en alle diensten benoemen, want ook dankzij de relaties met hen is het mogelijk om een festival van deze omvang te organiseren.”
Het is eigenlijk bizar wat jullie ‘from scratch’ elk jaar weer opbouwen.
“Absoluut. We bouwen in drie weken een stad waar uiteindelijk vier dagen zo’n 70.000 bezoekers per dag rondlopen en 55.000 mensen overnachten, om dat vervolgens in tien dagen weer af te breken. We integreren overigens elk jaar wel decorelementen van voorgaande jaren. Zo gebruikten we dit jaar bij de mainstage weer de beroemde messen en zijn er 200 kliko’s in het stage design verwerkt die we volgend jaar weer op een andere manier zullen inzetten. Het blijft wel echt bijzonder om dit met z’n allen neer te zetten. Het is een jaar kneiterhard werken en we laten er veel voor, maar het is het zo enorm waard.”
Wat maakt het dat het zo hectisch blijft om een jaarlijks terugkerend festival te organiseren?
“We perfectioneren elke editie de wereld van Defqon.1. Je moet als bezoeker niet uit die beleving worden gehaald. Dat kan gebeuren bij een te lange wachtrij, een zichtlijn op een toiletgroep of bij een niet gedecoreerde lichtpost. Daarbij nemen we elk jaar de indeling van het terrein onder de loep. Hoe klein een aanpassing ook is, er komen heel veel stappen achteraan. Daarnaast worden alle veertien stages speciaal voor die editie ontworpen, wat productioneel gezien ook een enorme aanslag is om te bekijken of het productioneel, budgettair en qua veiligheid haalbaar is.”
Wat hebben jullie dit jaar gedaan om de beleving nog sterker te maken?
“Dat zit hem in oneindig veel kleine en grote dingen. Maar dit jaar was bijvoorbeeld het stage design van de mainstage 56 meter hoog. Dat was ongekend. Daarnaast hebben we de zes delay torens helemaal meegenomen in het design en voegden we aan de zijkanten cabanas toe, waardoor het een 360 graden wereld werd. Het voelde bijna parkachtig aan, zeker als de schemering rond half 11 inzakt en de lichten, lasers en pyro beter tot hun recht komen.”
Voel je je niet beperkt doordat de programmering maar tot 23.00 uur mag doorgaan?
“Natuurlijk is dat jammer. We zitten met ons event op zowat het weekend met het meeste daglicht. Pas rond 22.30 uur komt de schemering. We denken altijd na over hoe we de beleving kunnen vergroten. Wellicht dat er in de toekomst innovaties zijn op het gebied van geluid, licht of special effects waardoor er meer mogelijk is. “
Over de veiligheid gesproken; Awakenings, Wildeburg en andere festivals moesten op zondag ontruimen vanwege een code oranje qua weer. Hoe gaan jullie met zulke scenario’s om tijdens de opbouw, uitvoer en afbouw?
“Allereerst wil ik aangeven dat ze de enige juiste beslissing hebben genomen. Net als bij hen wordt ook bij ons het weer continu gemonitord. Neerslag is vervelend, maar niet het probleem. Onweer is een risico, om dit te minimaliseren worden de tenten en constructies geaard. Uiteraard wordt er bij kans op onweer niet gebouwd op hoogte. Maar het grootste risico is de wind. Wij hadden twee dagen voordat we open gingen ook een code oranje tijdens de opbouw. Er was kans op windstoten van 100 kilometer per uur. We hebben alles tijdig ontruimd. Pas een kwartier voordat de storm over het terrein zou komen, kon worden bepaald dat de windstoten mee zouden vallen. Het is heel moeilijk te pinpointen waar exact de impact het grootst is. Dat weet je pas enkele minuten van tevoren, maar de call om te ontruimen moet je al uren van tevoren maken. We hebben zelf een health, safety & constructions manager die zorgt dat voor elk bouwwerk of object een windschema is opgesteld. Hierin staat precies hoe we moeten handelen bij welke windsnelheid. Van bijvoorbeeld de PA omlaag of een banner uit het decor tot een hele tent ontruimen.”
Wat kunnen corporate event managers en event professionals leren van een festival zoals Defqon.1 Weekend Festival?
“Hoe je je gasten meeneemt in een reis. Wij zetten een hele festiflow op waarbij we vanaf het eerste contactmoment bekijken hoe we ons verhaal kunnen vertellen. Dat zit hem in de podiumprogrammering, waarbij wij op de festivaldagen van ‘het welkomstmoment’ naar een ‘energykick’ halverwege naar The Closing’ gaan. Dat gecombineerd met een bomvol festivalterrein waar we er alles aan doen om gasten continu in het verhaal te houden, maakt het zo mooi. Vertaal dat eens naar een zakelijk event. Meestal begint de beleving pas in de zaal, maar daarvoor hebben mensen al geparkeerd of zijn met het OV aangekomen, zijn door de entree gegaan, hebben hun jas opgehangen en zijn misschien al naar het toilet geweest. Dat zijn al vier waardevolle contactmomenten voordat het programma van Defqon.1 Weekend Festival überhaupt is begonnen. Hoe ziet alles eruit en wat doe je om daar jouw verhaal al te vertellen?”
Dank voor dit waardevolle interview. Ik kijk uit naar de volgende editie. Hopelijk zijn er veel vakgenoten overtuigd dat jullie festival een ‘must visit’ is!
Beeld: Defqon.1 / Q-dance