Eerst schreven we over inclusiviteit op basis van digitale toegankelijkheid. Vervolgens kwam een artikel online over inclusieve online én offline vormgeving. Het drieluik in samenwerking met effectgroep* sluiten we – al zeggen we het zelf – sterk af met veel ins & outs over productionele inclusiviteit.
Ja, daar hebben we al meerdere (Kennisbank) artikelen over gedeeld, maar Séla Diender, projectmanager events bij effectgroep*, wist ons echt te verrassen met voor ons nog onbekende, maar super waardevolle tips om jouw volgende event een stuk toegankelijker te maken!
Séla, wat is jouw rol bij effectgroep*?
“Ik ben hier nu bijna twee jaar projectmanager events. Dat houdt in dat zodra we een samenwerking met een organisatie rondom een event hebben, ik in de lead ben om het evenement in goede banen te leiden, van productie tot en met uitvoer. In totaal heb ik zo’n 8 jaar werkervaring in de eventbranche. Hiervoor heb ik nog bij een locatie, congres- en eventbureau en bij een webinar studio gewerkt.”
Vanuit effectgroep* werd jij meteen naar voren geschoven voor dit interview. Waarom is dat?
“Haha, goede vraag. We nemen als bureau inclusiviteit al een tijd erg serieus. Vanuit persoonlijke interesse heb ik me hier erg in verdiept. Daarnaast heb ik al de enige ervaring opgedaan in het organiseren van inclusieve evenementen.”
Wat is volgens jou inclusiviteit binnen events?
“Dat een event voor iedereen toegankelijk is én iedereen zich welkom voelt. Het gaat voor mij dus verder dan enkel fysieke toegankelijkheid, wat tot op heden vooral veel aandacht in de branche krijgt.”
Waardoor voelt iemand zich juist wel of niet welkom op een evenement?
“Dat kan zijn door tal van factoren. Maar het begint al bij de registratie. Laat je iemand de keuze qua gender maken tussen man of vrouw, voeg je daar nog één of meerdere opties aan toe of laat je de keuze omtrent het gender helemaal weg? Mijn advies is om de vraag enkel te stellen als het belangrijk is voor het programma of als het event qua thematiek over inclusiviteit gaat. Als je dit faciliteert , zet de pronounce dan ook meteen op de badge zodat gasten daar niet naar hoeven te vragen bij elke ontmoeting.”
Goede tip. Hoe geldt het voor andere vormen van welkom voelen?
“Dat is heel breed te beantwoorden. Om iedere gast welkom te laten voelen zou ik bijvoorbeeld het liefst met een locatie werken met genderneutrale toiletten. Wat overigens nog niet zo vanzelfsprekend is. Maar ook mensen met een auditieve of lichamelijke beperking zouden zich vanzelfsprekend welkom moeten voelen op een evenement. Door bijvoorbeeld een gebarentolk te regelen of een rustruimte aan te bieden kunnen zij een evenement ook bijwonen.”
Eerst even over genderneutrale toiletten? Wat zijn jouw ervaringen bij evenementenlocaties?
“Dat hier nog genoeg in te verbeteren valt, want veel locaties bieden enkel de keuze tussen man en vrouw. Daarnaast valt het op dat sommige locaties die zichzelf erg hip en ‘van nu’ vinden zonder genderneutrale toiletten werken terwijl daar nota bene de doelgroep als personeel werkt. Als er een scheiding qua toiletten is, dan plakken we een gebrande sticker op de deuren zodat ze voor die dag wel genderneutraal zijn. Er zijn helaas locaties die dit alleen toelaten bij de toiletten die exclusief door onze gasten worden gebruikt. De toiletgroep die bijvoorbeeld ook door gasten uit een openbaar restaurant in dezelfde evenementenlocatie wordt gebruikt, mogen we dan niet van een sticker voorzien.”
Waar let jij tijdens een locatiebezoek op als het gaat om de toegankelijkheid voor mensen met een beperking?
“Sinds ik het boek ‘Maak je evenement toegankelijk voor iedereen’ van Marianne Dijkshoorn heb gelezen kijk ik daar heel anders naar. Dan weet je hoe breed een doorgang minimaal moet zijn en welke hoek een ramp maximaal mag hebben. Het verbaast mij met welk gemak sommige locaties tijdens een rondleiding aangeven dat ‘een rolstoel simpelweg niet in deze zaal kan komen’ of niet eens een mindervalide-parkeerplek hebben.”
Toegankelijk zijn voor alle gasten gaat verder dan enkel voor gasten die zich niet gemakkelijk kunnen verplaatsen.
“Eens, daarover gesproken kreeg ik laatst van een ervaringsdeskundige de volgende tip: vermeld op een registratiepagina niet dat de evenementenlocatie rolstoeltoegankelijk is, maar toegankelijk voor mobiliteitshulpmiddelen. Daar vallen ook scootmobiels, rollators et cetera onder.
Maar het gaat inderdaad om meer dan dat. Denk bijvoorbeeld aan gasten die behoefte hebben aan een gebarentolk, een schrijftolk [die typt wat er gezegd wordt voor gasten met gehoorverlies die geen gebarentaal kunnen] of een simultaantolk [die vertaalt van een buitenlandse naar de Nederlandse taal]. Of gasten die een stilteruimte inclusief bed nodig hebben om bij te veel prikkels even te kunnen liggen of een livestream voor gasten die niet de mogelijkheid hebben naar de locatie te komen.”
Dat zijn inderdaad veel zaken om rekening mee te houden. Maar dat neemt ook een behoorlijke hap uit het event budget.
“Absoluut. Zeker als je beseft dat tolken bijvoorbeeld standaard als duo komen om elkaar te kunnen afwisselen. Ik vind het wel belangrijk dat mensen onderdeel kunnen zijn van de maatschappij en dus niet verstoten blijven van een belangrijk evenement. Sommige gasten hebben een persoonlijk assistentie budget wat ze hiervoor kunnen aanspreken.”
Hoe vind je dat een opdrachtgever hier mee om moet gaan?
“Voor overheid gerelateerde evenementen is het duidelijk; hier neemt de overheid extra budget voor op. Maar voor andere, commerciële, evenementen vind ik het in alle eerlijkheid erg lastig om te bepalen. We bespreken het elke keer met de opdrachtgever en laten ook bepaalde keuzes afhangen van de aanmeldingen.”
Heb je nog tips die jullie vanuit jullie ervaring als bureau nu standaard toepassen?
“Zeker. Even in willekeurige volgorde, maar denk bijvoorbeeld aan het veranderen van de term ‘borrel’ naar ‘netwerkgelegenheid’, zodat dit moment niet meteen met alcohol wordt geassocieerd. En bepaal op basis van de inschrijvingen of de lengtes van de pauzes of wissels lang genoeg zijn voor mensen met een beperking. Ook slim om te doen; communiceer niet enkel actief welke middelen je inzet qua toegankelijkheid, maar laat de tekst ook door ‘de doelgroep’ meelezen, zodat je feedback nog kunt verwerken.
Verder is het verstandig om een inhoudelijke samenvatting van de dag te delen in begrijpelijke taal, zodat gasten met een beperking indien het te veel wordt eerder weg kunnen en niet alsnog verstoten blijven van belangrijke informatie.
Verder vragen we standaard aan gasten of ze wel of niet mee willen eten om voedselverspilling tegen te gaan. Dan geldt dat gasten zich tot uiterlijk een week voor het event mogen afmelden. Maak daarbij een kanttekening voor mensen met een beperking, want die zijn genoodzaakt hun energiebehoefte op de dag zelf in te schatten en dus te bepalen of ze wel of niet kunnen komen.
Als laatste, als een event tot 17.00 uur duurt, sluit het pand dan ook? Wanneer men gebruik maakt van een taxi en deze heeft vertraging, is het belangrijk om te weten of de desbetreffende persoon dan buiten in de kou dient te wachten of warm binnen kan blijven. Het zijn allemaal punten die zorgen dat gasten zich zowel tijdens het voortraject als tijdens het event meer welkom voelen.”
Als laatste nog; let je ook op inclusiviteit in je programmering?
“Absoluut. Zo promoten we, kijkend naar gender, altijd een mooie samenstelling van sprekers en dagvoorzitter. Of werk bijvoorbeeld eens samen met Thijs de Lange; een jongen met een lichamelijke beperking, maar ook een hele leuke dagvoorzitter. Verder heb je verschillende hostessenbureaus die werken met een duidelijke mix van verschillende leeftijden, geslacht (m/v/x) en afkomst.
Daarnaast geven we niet standaard een fles wijn meer als bedankje aan de sprekers, maar een browniebox van een lokale Brownies & Downies. En als we pakketten nodig hebben voor een communicatietraject dan laten we de handling doen door een sociale werkplaats. En wat ik fijn vond is dat de Complimentenmeisjes in hun offerte aangeven dat hun diensten door m/v/x worden aangeboden. Mooie manier van inclusief denken. Zo zie je, je kunt een evenement op tal van manieren meer toegankelijk en inclusief maken.”
Dank voor de waardevolle inzichten!
Beeld: Ruben May, MayCreations.nl / Kenny Stroobandt