Aan het begin van 2024 is het goed even terug te kijken op vorig jaar en vooral naar de doelstellingen voor de komende 365 dagen. Laat dat maar aan The Event Company over. Conversie is volgens mede-eigenaar Maurits van den Bosch bij hen het sleutelwoord en dat nemen ze zeer nauw.
Zowel de harde als de softe KPI’s zijn onder de loep genomen en nieuwe plannen zijn gesmeed. Wat jij daar op organisatie aan hebt? Heel veel, want waarom voor 100% gaan als 120% score haalbaar is!
Je gaf in een eerder gesprek aan dat jullie hard op conversie zitten. Hoe dan?
“We starten niet met de inhoudelijke productie van het event, voordat we weten wat de doelstellingen zijn. En dan heb ik het niet enkel over ‘een hoge opkomst van de gasten’, want dat is obvious. We willen weten wanneer een event echt geslaagd is. Want waarom zou je bij 100% score high fiven? We willen dat met minimaal 20% overstijgen. Dat betekent voor ons ook dat we kijken hoe we de content of videobeelden van het event voor andere toepassingen kunnen inzetten om ook daar rendement uit te halen.”
Dat is een sterke belofte.
“Ja, en daar gaan we ook echt prat op. Is het een commerciële KPI, bijvoorbeeld de wens om van de helft van de aanwezige prospects op een sales event klant te maken, dan gaan wij voor een 100% score. En eigenlijk op zo’n manier dat ze al tijdens het event tot klant zijn geconverteerd en niet na afloop met allerlei belletjes en mailtjes. Gaat het om ambassadeurschap, dan gaan we niet voor een 9, maar minimaal voor een 9 of 10 als NPS. Doordat we de conversie constant blijven borgen, ontstaan er hele interessante partnerships.”
Daarover gesproken; hoe kijk je terug op de samenwerkingen vorig jaar?
“Goed. Voor ons was ‘22 het jaar van de reboot en ‘23 het jaar van updates en bouwen. Hoe kunnen we beter, slimmer en sneller werken en daarmee effectiever zijn voor onze opdrachtgevers en samenwerkingspartners? We zijn een one stop shop geworden, zodat we echt volledig kunnen ontzorgen. Of dat nou een internationale aanvraag voor een totaal productie betreft of alleen maar in het helpen van een stukje videocontent of eventmanagement. Het is een krachtig fundament dat veel vertrouwen voor de toekomst biedt.”
Dat lijkt mij voor opdrachtgevers een verademing.
“Dat krijgen we ook terug van ze. Doordat wij de lat steeds hoger leggen, worden de samenwerkingen ook steeds mooier.”
Laten we eens concreet naar die one stop shop-methode kijken. Waarin ontzorgen jullie precies?
“We hebben onze dienstverlening verdeeld in vijf onderdelen: event management, experiences [alles rondom F&B, entertainment, muziek en techniek], eventstyling, content en logistics [opslaan van materiaal in warehouse en het transport].”
Welke veranderingen hebben jullie daarin vorig jaar doorgevoerd?
“Als we naar bijvoorbeeld het laatste onderdeel, logistics, kijken, dan hebben we daarin veel slimmigheden doorgevoerd. Dat gaat van het nog beter beschermen van materiaal of het slim nadenken bij de afbouw, zodat het meteen klaar staat voor een volgende opbouwevent. We laten niets meer aan het toeval over.”
“Qua content hebben we een breed opgeleide medewerker aangenomen die zich specifiek op content en marketing inzet. Naast dat ze ook nog een getalenteerd fotograaf is. Voor het eventmanagement hebben we een nieuw CRM opgezet, waardoor we veel sneller kunnen schakelen en opdrachtgevers ook realtime de status van het project kunnen volgen. Hoewel we natuurlijk persoonlijk contact belangrijk vinden, is het wel fijn dat ze hier meteen toegang tot hebben.”
“Voor de event experiences hebben we afgelopen jaar sterk ingezet op het voorop lopen qua beleving. Zowel in de techniek, de juiste voeding, sustainability en meer. Juist door goed om ons heen te kijken op festivals, concerten, musea etcetera. Dat laatste geldt ook voor event styling. Die wordt steeds gekker, op een goede manier. Het moet volledig in concept zijn. Brand creation is key.”
Klinkt goed. Wat is de focus voor 2024?
“We willen nog meer focussen op het creëren van sterke jaarkalenders voor onze opdrachtgevers. Organiseer je voor één organisatie zes events op jaarbasis, dan is de kans zeer groot dat er veel overlap in die gastenlijsten zit. Je wilt wel dat die terugkerende gast elke keer weer verrast is en zich heeft kunnen inspireren.”
Wat zou je dit jaar nog graag als opdracht binnenkrijgen?
“Ik zou het heel leuk vinden om enkele grote meerdaagse events te organiseren. Het liefst zelfs met een internationaal karakter. We zijn daar al goed op ingericht en hebben in het verleden meermaals bewezen dit heel goed te kunnen uitvoeren. Daarnaast ben ik vooral heel trots als we mooie kalenders kunnen samenstellen vol merkactivitaties, productlanceringen en business events. Dat geeft toch de meeste energie, plezier en gewoon een grote glimlach. Hele toffe dingen doen op hele toffe plekken met hele fijne samenwerkingspartners en collega’s.”
Ten slotte, wat maakt The Event Company, buiten hetgeen al gedeeld, nog meer anders dan andere bureaus?
“Gastvrijheid is onze backbone. Goede hospitality is altijd responsief. Echt goed nadenken over waar iemand behoefte aan heeft. Dat basisprincipe passen we ook toe in ons bedrijf en in relatie met opdrachtgevers. Wanneer we een eventconcept winnen, is dat nagenoeg altijd gebaseerd op onderscheidend vermogen vanuit service en gastvrijheid. Leuk voorbeeld; we namen deel aan een grote pitch en moesten het bij de opdrachtgever op kantoor presenteren. Oftewel bij ‘hen thuis’. We wilden echter dat ze daar te gast werden ontvangen. Dus we hebben een ruimte mogen gebruiken en daar een barista neergezet, inclusief verse croissantjes en worstenbroodjes. Zo hoefden ze ons bij binnenkomst niet om koffie te vragen, maar deden wij dat voor hen. Dat is je welkom voelen, zoals we dat ook op onze events en in onze samenwerkingen doen.”
Beeld: The Event Company
Van onze partners
