Registratie is niet het meest sexy onderdeel van een event, maar wél cruciaal voor het succes ervan. Het Utrechtse eventbureau PINO weet dat als geen ander. De afgelopen jaren werkten ze intensief samen met Lively, een slimme speler in eventregistratie en -technologie.
We spreken Rogier Mulder, partner bij PINO, over de kracht van maatwerk, het belang van korte lijntjes en waarom eenvoud soms de beste innovatie is.
Hoe is jullie samenwerking met Lively tot stand gekomen?
“Een paar jaar geleden waren we op zoek naar een nieuwe registratiesysteem dat beter paste bij de flexibiliteit en flow die wij onze opdrachtgevers willen bieden. Via via kwamen we in contact met Ruben Onderdelinden, eigenaar van Lively. Toen zijn we gestart met een aantal kleinere projecten. Dat beviel goed. Inmiddels gebruiken we hun systeem – Swoogo – voor vrijwel al onze events.”
Wat maakt hun systeem dan zo aantrekkelijk?
“Wat voor ons het verschil maakt, is de mogelijkheid om echt maatwerk te leveren. We bouwen alle registratieformulieren zelf, helemaal afgestemd op het event en de doelgroep. Denk aan events met veel breakouts, lunches op aparte dagen of deelnemers met verschillende toegangsrechten. Die flexibiliteit is goud waard. Dezelfde grote meerwaarde komt terug door de koppeling met betaalsystemen. En dat kan gewoon niet met standaardmodules.”
Dus jullie bouwen alles in-house?
“Ja, en dat vinden we belangrijk. Daardoor kunnen we snel schakelen, precies bouwen wat we nodig hebben én consistent werken. Om dat goed te organiseren, hebben we samen met Lively templates ontwikkeld voor verschillende type events. Die templates zorg ervoor dat wij als bureau goed en snel kunnen inspelen op verschillende klantvragen.”
Is dat dan nog wel schaalbaar?
“Zeker. We hebben ons team goed opgeleid, deels met hulp van Lively. Voor de grotere projecten waarbij we bijvoorbeeld live badges printen, schakelen we indien nodig hun team in. Maar voor veel producties kunnen we alles zelf. Die mix van onafhankelijkheid en ondersteuning werkt voor ons ideaal.”
Hoe verloopt de samenwerking met het team van Lively?
“Heel prettig. We hebben met Nick een vaste technische contactpersoon en met Ruben en Fleur stemmen we op strategisch niveau zaken af. Het zijn korte lijntjes, altijd bereikbaar en oplossingsgericht. Als iets spaak loopt, wordt er niet gewezen, maar meegedacht. Dat maakt ze voor ons een echte partner in plaats van een leverancier.”
Wat merk je in de praktijk van die samenwerking?
“We besparen veel tijd. Registraties bouwen we nu sneller dan ooit. Als we complexere projecten hebben dan is er altijd goed advies over inzet van andere modules, zoals bijvoorbeeld Brella (hun eventapp), Ffair (voor exposanten) of een abstract module voor wetenschappelijke projecten. Daarnaast helpt het systeem ons bij verduurzaming: doordat we exact weten wie wanneer aanwezig is en waar behoefte aan is, kunnen we veel beter inkopen. Minder voedselverspilling, minder materialen. Ook zien we dat no-shows dalen door strakkere communicatie en eenvoudige afmeldopties.”
Hebben jullie ook gebruik gemaakt van andere functionaliteiten?
“Ja, we gebruiken ook de website-module via Swoogo, zodat we niet in andere tools zoals WordPress hoeven te bouwen, maar we het contentmanagement volledig via het registratiesysteem kunnen doen.” Dat bespaart geld en stroomlijnt het proces. Voor sommige klanten zetten we hen in voor standhouderbeheer of sprekers registratie. En op grote events gebruiken we hun badge printing services op locatie.”
Zit er ook ruimte voor interactie of innovatie in hun systeem?
“Zeker, ze ontwikkelen door. We hebben bijvoorbeeld nog geen gebruik gemaakt van hun AI netwerkroulette of AI event marketing tools, maar dat staat op de radar. Ze hebben veel slimme features in huis, alleen moet het natuurlijk wel passen binnen de context van het event. En ja, eerlijk is eerlijk: het zijn ook vaak de eerste onderdelen die sneuvelen in de begroting.”
Zou je Lively aanbevelen aan andere bureaus of eventmanagers?
“Ja, absoluut. Als je een partner zoekt die je helpt het registratieproces écht goed in te richten, zit je bij Lively goed. Het systeem is robuust, schaalbaar, en past zich aan naar wat je nodig hebt. En misschien nog wel belangrijker: de mensen achter Lively denken mee. Ze helpen je groeien, maar laten je ook zelfstandig werken. En dat is precies wat wij nodig hebben.”
Van onze partners
