Evenementenorganisatoren hebben tegenwoordig een overvloed aan digitale tools tot hun beschikking. Maar hoe zorg je ervoor dat je niet verdrinkt in de mogelijkheden, en de juiste technologie inzet om jouw event naar een hoger niveau te tillen?
Dit is waar een event tech agency het verschil weet te maken. Ruben Onderdelinden, managing founder van Lively, legt uit waarom event tech meer is dan alleen software en hoe een agency organisaties helpt om het maximale uit hun evenementen te halen.
©Tycho Müller
Lees ook
Wat is het verschil tussen een event tech agency en een softwareleverancier?
“Het grootste verschil zit in de kern van de dienstverlening. Een softwareleverancier ontwikkelt en levert een product: de software. Om te kunnen blijven groeien is er logischerwijs focus op productontwikkeling, dus verkoop van licenties en niet diensten.”
‘’Veel organisatoren hebben niet de tijd of kennis om alle mogelijkheden van eventsoftware optimaal te benutten. Een event tech agency, zoals Lively, draait om de mensen en kennis over de software. Een event tech agency helpt organisatoren bij alle diensten rondom de software; licentie aankoop, inrichting, projectmanagement, trainingen, proactieve ondersteuning, consultancy, integraties, maatwerk, onsite support en hardware.”
Wat betekent dat concreet voor eventorganisatoren?
“Waar een softwareleverancier zich focust op het product, richten wij ons op de toepassing en ondersteuning ervan. Wij zorgen dat de software aansluit op het eventconcept, de andere systemen die worden gebruikt en het businessmodel van de organisator. Onze kracht zit in de combinatie van strategisch advies, technische expertise en hands-on begeleiding. Of het nu gaat om complexe registratiesystemen, matchmaking tools of onsite check-in oplossingen, wij zorgen dat alles naadloos werkt.”
Voor welke organisaties is een event tech agency interessant?
“Voor organisaties die regelmatig events organiseren en behoefte hebben aan een schaalbare, flexibele oplossing. Denk aan eventbureaus, grote bedrijven met een uitgebreid eventprogramma of commerciële organisatoren zoals de Jaarbeurs die een gestandaardiseerde en efficiënte registratie willen. Ook brancheverenigingen en overheidsinstanties werken vaak met ons samen om hun eventsoftware te integreren met bestaande systemen.”
Wat zijn de grootste uitdagingen bij event tech?
“Event tech is een nichemarkt met een enorme diversiteit aan tools en oplossingen. De uitdaging is om de juiste software te kiezen en ervoor te zorgen dat deze goed samenwerken met andere systemen en processen. Veel organisaties werken met een CRM, marketing automation of al een ander platform voor bijvoorbeeld registratie of event app. Wij zorgen dat de integratie soepel verloopt. Daarnaast is de support cruciaal: wij bieden geen standaard helpdesk, maar een dedicated succesmanager die de klant echt begrijpt en helpt bij de implementatie en optimalisatie.”
Kun je een voorbeeld geven van hoe Lively een organisatie helpt?
“Een mooi voorbeeld is de samenwerking met de Jaarbeurs. Zij organiseren talloze events, zowel eigen evenementen als gastproducties. Wij hebben een eventregistratieplatform voor hen geïmplementeerd dat flexibel genoeg is om zowel kleine als grote events te ondersteunen, zonder dat ze per registratie hoeven te betalen. Dat bespaart kosten en creëert ruimte voor een businessmodel. Tegelijkertijd verzorgen wij de onsite check-in en badge printing, zodat hun team zich kan focussen op de eventervaring.”
Wat maakt Lively uniek ten opzichte van andere partijen?
‘’Dat we gespecialiseerd zijn in meerdere tools. Wij zitten niet vast aan één softwareleverancier, maar kijken per klant wat de beste oplossing is. Dat kan een all-in-one platform zijn, maar ook een combinatie van de beste tools in de markt. Deze ‘best of breed’-aanpak zorgt ervoor dat onze klanten altijd de oplossing krijgen die het beste bij hun situatie past. Daarnaast bieden wij niet alleen technologie, maar ook strategische begeleiding met hands-on en persoonlijke ondersteuning. Dat is waar onze meerwaarde ligt.”
Hoe zie je de toekomst van event tech?
“Eventsoftware wordt steeds meer een commodity, net zoals content management systemen dat zijn geworden. De uitdaging voor organisatoren wordt niet langer het vinden van software, maar het slim inzetten ervan. Als Lively verwachten wij dat de rol van event tech agencies alleen maar belangrijker wordt, omdat organisatoren steeds vaker op zoek gaan naar een implementatiepartner die hen helpt het maximale uit hun software te halen.”
Wanneer moeten event organisatoren jullie bellen?
“Als ze verder willen kijken dan de standaard registratietools en echt een geïntegreerde event tech-strategie willen neerzetten. Of als ze complexe events organiseren waarbij meerdere systemen samen moeten werken. Kortom: als je wilt dat technologie een drijvende kracht wordt achter de impact van je evenement.”
Klinkt goed. Bellen dus.
“Absoluut, kom maar op.”
Beeld: Lively Tech Agency
Van onze partners
