Als je als eventorganisator een evenement wilt organiseren, dan kan je kiezen uit een oneindige lijst locaties. Afhankelijk van specifieke wensen valt er al een flink aantal af. Maar hoe kies je vervolgens uit de overgebleven suggesties welke plek vervolgens het meest geschikt is voor je? Door te kijken naar het onderscheidend vermogen van de locaties.
Als het aan Flint Theater ligt, check je zeker ook of de locatie een in-house cateraar heeft. Waarom? Daar waren wij ook benieuwd naar, dus belden we Merel Nap (event coördinator) en Robert Hendriks (Manager Publiekservice en Horeca) om achter het antwoord te komen.
Het grote voordeel van in house catering
Om meteen met de deur in huis te vallen; wat is nou het grote voordeel van het hebben van een interne cateraar bij een locatie? Robert: “Het belangrijkste argument is toch wel dat we, net als de technici hier, directe collega’s zijn van de eventcoördinatoren die met de klant contact hebben. Daardoor zijn we erg goed op de hoogte van waar het event over gaat en voegen we meer toe dan alleen een voorstel voor het eten en drinken op die dag.
We maken de horeca echt onderdeel van het event, waarbij we goed meedenken in het thema. Niet vanaf een briefing die je als locatie aan een externe cateraar stuurt. We zijn vanaf het eerste klantcontact direct betrokken. Dat kan alleen door een sterke synergie tussen de afdelingen.”
Meedenken bij alle type events
Kijkend naar de horeca is het feit dat Flint Theater ook een theater is, een enorm voordeel. Niet alleen omdat alle facilitaire voorzieningen top zijn, maar ook omdat ze gewend zijn om in een zeer hoog tempo een grote groep gasten van een drankje te voorzien bij een korte break. Mede omdat ze heel goed in kaart hebben hoe bezoekersstromen lopen en waar dus barren en buffetten eerder open moeten om geen bottleneck te vormen. Slim!
Als we Merel vragen welke type events het meest voorkomen, dan blijkt de top drie te bestaan uit 1) congressen, al dan niet met een informatiemarkt, 2) events met een foodparade en 3) events met sit down dinners. Mooi, we zijn benieuwd hoe deze events vanuit de horeca worden benaderd.
Congressen
Bij Flint Theater zijn vaste barren aanwezig, maar wordt per congres gekeken welke vaste of mobiele barren worden ingezet. Merel: “We kijken heel goed hoe het programma is ingedeeld. Is er een informatiemarkt, dan zorgen we dat bij de ‘uithoeken’ bewust een buffet of bar wordt geplaatst, zodat ook deze stands veel traffic krijgen. Is er sprake van een korte lunchtijd, dan verspreiden we ons aanbod op diverse buffetten, maar lopen we ook meteen met wat items rond, zodat mensen al met een hapje en een drankje in de rij staan.” Robert: “Sowieso zijn we trots op onze lunch, die mooi uitgebreid en uitgebalanceerd is. Daarbij bieden we twee keuzes. De comfortlijn is voor de meer traditionele congresganger, waarbij voornamelijk klassieke items aanwezig zijn. En de Bewustlijn, voor events waar gasten echt wat anders willen. Zo is er in de basis voor ieder wat wils.”
Events met foodparade
“De laatste jaren zien we een beweging van congressen die wat later starten en later eindigen. Hierdoor wordt het diner of de uitgebreide borrel een belangrijk onderdeel in het programma. We zorgen met foodkramen, de juiste verlichting en andere aankleding voor een mooie foodparade. In de zomer gaat de barbecue-smoker aan en in de winter zetten we buiten vuurkorven neer. We faciliteren met het catermoment direct dat gasten in een informele setting samenkomen,” aldus Merel.
Events met sit down dinners
Naast de inhoudelijke congressen en meer informele foodbelevingen, is er ook een groep opdrachtgevers dat Flint Theater opzoekt voor het meer formeel samenkomen inclusief uitgeserveerd diner. Robert: “Het is heel fijn dat we de multifunctionele AFAS-zaal daarvoor kunnen inzetten. Door een vlakke vloer te creëren kunnen we voor 280 gasten een sit down dinner verzorgen. Voor bijvoorbeeld veilingen, fundraisers en dinnershows.” Merel: “Ons restaurant is bij theatervoorstellingen open voor publiek, dus onze chefs zijn gewend om grote, maar ook luxe diners te verzorgen. Om nog even de samenwerkingen tussen de teams te benadrukken: zelfs de kleur van de borden wordt mede bepaald door welk licht we in de zaal gaan gebruiken. Zo creëren we een maximaal effect.”
Wat verder ter tafel komt
In gesprek met Merel en Robert, merk je hun trots en enthousiasme. Merel: “We nemen de dieetwensen optimaal serieus. Van aparte salades tot een compleet glutenvrij of lactosevrij buffet. We willen iedereen culinair verwennen.” Robert: “Deze zomer is ons restaurant verbouwd en hebben we nog meer vega en vegan-items op het menu staan. Zo heb je als gast nog meer mogelijkheden om een goed passend menu samen te stellen.”
Beeld: Janita Sassen / Flint Theater Amersfoort