Een digital event is als een tv-programma produceren; check de tips!

Het werd al snel duidelijk dat de gedachten rondom events online niet gelden en je moet denken vanuit de ontwikkeling van een tv-programma, inclusief tv-wetten en -disciplines!

Boeien en betrekken

Bij het ontwikkelen van een concept voor een offline event ga je uit van een 360 graden beleving die vooral in de grootsheid van elementen wordt gezocht. Bij een online event gaat het juist veel meer om de kleine dingen, omdat elke ‘fout’ uitvergroot op het scherm overkomt. Denk bijvoorbeeld aan een vreemde expressie, een verkeerde camerabeweging of een foute overgang door een matige repetitie. Omdat elke incorrectie opvalt en een onprofessionele indruk achterlaat is focus op de details cruciaal, wil je je gasten thuis blijven boeien en de boodschap overbrengen.

Daar komt bij dat de ‘kijktijdconcurrentie’ toeneemt, omdat kijkers afgeleid kunnen worden door bijvoorbeeld hun telefoon, de kinderen of de postbode. De communicatiewaarde van digital events is sterk verbonden aan de mate waarop de kijker wordt geboeid en betrokken. Interactie door middel van bijvoorbeeld polls, de optie om vragen te stellen of een quiz is dan ook cruciaal.

Hybride of online?

Marck is hier heel helder over. Als je meer kijkers thuis hebt dan in de zaal, benader een productie dan altijd vanuit de thuiskijker. Zij zijn key! Content en vormgeving moeten op hen zijn ontwikkeld. Eventuele gasten in de zaal (bij een hybride event) zijn, net als bij veel talkshows, toeschouwer en krijgen voorafgaand of na het event extra’s aangeboden. Denk aan een netwerkborrel, een Q&A met de spreker of een toegespitste workshop.

“Is het event niet gericht op de thuiskijker, dan haken ze af!”

Tips voor sterke content en concepting

Een digital event benader je altijd vanuit de content. Daar wordt een passend format omheen gegoten, waarna een storyline wordt ontwikkeld met een spanningsboog en een gecreëerde belofte, zodat men wil blijven kijken. Tips om dit te bewerkstelligen zijn:

• Denk vanuit de kijker en niet (alleen) vanuit de vorm en wat je wil zenden. Vaak kan je zelf de vraag beantwoorden; zou ik hier naar (blijven) kijken?
• Veel digital events gebruiken een talkshow-format. Dat werkt op zich goed, maar alleen wanneer deze redactioneel sterk zijn voorbereid. Waarop bijna tot op vraagniveau is nagedacht welke vraag je wanneer stelt, wat voor antwoord iemand waarschijnlijk daarop geeft en of een andere gast aan tafel daar ook waarschijnlijk op inhaakt. Je script als het ware ‘spontane dialogen’, waarbinnen wel veel ruimte moet zijn voor emotie en spontaniteit. Immers, een zakelijk verhaal beklijft niet, totdat iemand er vanuit emotie over praat.
• Zorg dat het event een bepaald ritme volgt waardoor gasten geboeid blijven. Laat de hoofdgast aan het begin kort een paar minuten wat vertellen en geef aan dat hij of zij na de pauze langer terugkomt. #teasen
• Een moment waarin een CEO kritiekloos en zonder onderbreking zijn verhaal vertelt aan medewerkers, is veel minder geloofwaardig dan wanneer er een kritisch gesprek mag worden gevoerd tussen host en CEO. Dat verlangt redactionele kwaliteiten… en de check of de CEO een dergelijk gesprek aandurft.
• Denk altijd vanuit het kleine schermpje; mensen kijken namelijk via een laptop, tablet of telefoon. Je beeldcommunicatie moet to the point zijn.
• Fysieke events zijn een 360 graden beleving waar je met alle zintuigen rekening houdt. Een digital event is een lineaire productie. Je moet shot voor shot bedenken wat de kijkers gaan zien, want alles buiten het kader krijgen ze niet mee. Daar heb je de hulp van een professionele regisseur voor nodig.
• Bij events wordt vaak gedacht vanuit een podium aan de zijkant van de zaal en het publiek aan de andere kant. Bij een veel tv-producties heb je doorgaans zichtlijnen van minimaal 300 graden. Zeker bij een talkshow met ronde tafel, zie je door de verschillende cameraposities bijna de hele ruimte. Er is geen ‘backstage’ of ‘buiten beeld’.
• Je hoeft niet dezelfde hoeveel techniek en personeel in te zetten als dat je doet bij een offline event. Werk met een centrale regie in plaats van een apart persoon voor elke losse discipline. Dat levert een beter resultaat op, zowel voor het event als voor de kosten.
• Repetities zijn cruciaal. Je moet bij elke scene de cameraposities doornemen. Dat kost veel meer tijd dan bij een event, waarin je het begin, einde en beetje tussendoor repeteert.
• Pas op met lange keynotes zoals op een offline event want kijkers haken daar snel op af. Ga voor kort en krachtig.

Met deze tips geeft Marck duidelijk aan waarom We Are Live gezien wordt als live video expert. Of zoals hij het zelf zegt: “We zijn producent. Zie ons als een soort John de Mol van de online producties en virtual events. We hebben geen faciliteiten, maar bedenken,      produceren en regisseren de concepten. Voor de uitvoer werken we met de AV-leveranciers die daarvoor het meest geschikt zijn en de beste prijs-kwaliteit verhouding leveren. Dus geen loods met ‘eigen apparatuur’, maar altijd met partners op zoek naar het beste voor de opdrachtgever.”

Wie bovenstaande leest begrijpt dat je niet ‘zomaar’ een succesvol online event organiseert. There is more to digital events than meets the eye. Keuze in concept, format en platform zijn bepalend voor een goed resultaat. Zoek de juiste partner (wink wink), go digital & rock on!

Beeld: We Are Live