Concept & Strategy

Drie bureau-eigenaren aan het woord over prijsstijgingen, pitches en de toekomst van events

Een kritische blik op onze branche

Bewaar je inspiratie!

Log in of maak een account aan en bewaar jouw inspiratie op een Board.
Maak zoveel Boards als je wilt!

Maak een account

Vul de velden in en ga direct aan de slag met Boards!

Wachtwoord
Voornaam
Achternaam
Ik geef toestemming om mijn gegevens te gebruiken voor de Boards functionaliteiten op de event inspiration website.
×

Aan het begin van de zomervakantie spraken wij Maarten Schram, IDEA-directeur, over de veranderende wereld van fysieke live communicatie na twee jaar ‘pandemie-pauze’. De nieuwe realiteit wordt namelijk door iedereen in de branche gevoeld. Zeker door evenementenbureaus die tussen opdrachtgevers en toeleveranciers in de keten, midden ‘in de hectiek’ zitten.

Wij waren benieuwd hoe deze bureaus de huidige situatie ervaren. In dit artikel is te lezen hoe Ivo van den Belt van Louder. brand activation, Micha van Herk van IQ Events en Simon Renes van effectgroep* tegen de situatie aankijken. Nog meer leesvoer gewenst? Top, check dan dit artikel met de meningen van Marianne Severein van B&S event innovators, Gerben Plasmeijer van Obsession en Diederik Verwiel van Verwiel – the creative agency.

Welke veranderingen ervaar jij sinds de heropening van de branche?

Ivo: “De leadtijd is erg kort, de budgetten staan onder druk en alles is duurder geworden. Dat laatste met dusdanig rasse schreden dat ik mij afvraag hoe lang we dit als maatschappij nog volhouden en wat dat voor onze branche betekent.”

Micha: “Ik heb het idee dat we als bureaus steeds meer een consultancy partij aan het worden zijn. Door alle ontwikkelingen zoals hogere kosten en schaarste zijn we veel meer bezig om opdrachtgevers van onze toegevoegde waarde te overtuigen en hoe ze het beste de contentkalender kunnen invullen. Veelal omdat die bedrijven nog de perceptie hebben dat alles hoort te zijn zoals in 2019, voordat we twee jaar in een andere werkelijkheid terecht kwamen.”

Simon: “Los van de bekende uitdagingen zoals de hogere kosten en het tekort aan personeel en materiaal, zie ik ook positieve kanten. Zo is er enorme erkenning van opdrachtgevers in ons vak. Ze hebben echt de ambitie om te investeren in events en dat steeds meer strategisch in te zetten. In het verlengde daarvan ervaar ik dat opdrachtgevers beseffen dat door het grote aanbod van relatie-events ze echt eruit moeten springen met hun event. Daardoor kiezen ze sneller voor een duurzame relatie met een bureau, zodat men elkaar het beste leert kennen en het maximale uit een event kan halen.”

Opel Online dealermeeting Louder brand activation Louder. brand activation - Opel Online dealermeeting
Louder Ster Focus event Louder. brand activation - Ster Focus event
Louder Scania Gryphus launch Louder. brand activation - Scania Gryphus launch

Hoe reageren opdrachtgevers op deze veranderingen?

Simon: “We maken ze duidelijk dat ze scherpe keuzes moeten maken, onder andere omwille van budget. Oude kengetallen werken niet meer, dus we tonen meteen wat de keuzes voor financiële consequentie hebben. Dat is voor sommigen even schrikken. Maar het zorgt ook voor slim omdenken, zoals een opdrachtgever die aangeeft ‘ik bouw een heel corporate festival op in de openlucht; kunnen jullie niet op zoek naar partijen die een dag ervoor of erna een event willen organiseren, zodat we kosten kunnen verdelen. Dat is sowieso een duurzame gedachte.”

Ivo: “We zijn heel transparant in onze aanpak. We werken met een handelingsfee, creatiekosten voor het concept en onze productionele uren. Iedereen beseft dat alles duurder is geworden en dat zien ze ook in het investeringsoverzicht. Dan is het aan hen om de keuze te maken om meer budget te regelen, iets te schrappen of de invulling samen met ons anders in te vullen. In de praktijk blijkt dat sommige opdrachtgevers laag inzetten omdat ze het zelf ook zwaar hebben gehad, maar door een sterk concept wel het belang inzien van de meerkosten en toch een extra potje creëren.”

Micha: “We leggen de gevolgen altijd duidelijk uit. Gelukkig hebben we met velen een jarenlange verstandhouding en kunnen we hen dan ook overtuigen om vervolgens samen te kijken naar de mogelijkheden. Vaak betekent dat kijken hoe we het event met het huidige budget anders kunnen insteken. Of zelfs de vraag stellen of we het met dit budget überhaupt moeten doen, omdat je wel de kwaliteit wilt waarborgen en de boodschap goed over de bühne wilt brengen.”

Hoe pak je de huidige drukte aan binnen het bureau?

Micha: “We zijn op volle sterkte, maar voor de zomervakantie was het alsnog erg druk. Daar heb je als team en zeker als event / projectmanager mee te dealen en daar hebben we van tevoren als team ook afspraken over gemaakt. Het is belangrijk om het team bij te staan en te adviseren en ze op deze wijze te behoeden over het randje te gaan.”

Ivo: “We kunnen het als team nog goed bolwerken. Maar wat mij opvalt, en gelukkig is dat in ons team niet sterk aanwezig, is dat er een verschil in generaties is over de gedachten wat ‘hard werken’ is. De jongere generatie vindt het bijvoorbeeld druk, terwijl ik het wel vindt meevallen. Het zit hem er ook vooral in om de lol ervan in te zien. Maar nogmaals, ik ervaar dit meer algemeen dan binnen mijn eigen team.”

Simon: “Als team ervaren we vooral drukte doordat de kwaliteit binnen de keten zorgen oplevert en dat maakt het voor de eventmanagers zwaarder. Het is tot de uitvoer nog maar kijken of alles geleverd wordt qua personeel, materiaal en kwaliteit. Veel gesprekken gaan erover hoe hiermee om te gaan en hierop te anticiperen.”

Effectgroep_online event_ foto Nico Alsemgeest effectgroep* - online event - foto Nico Alsemgeest
effectgroep Borgesius festival effectgroep* - Borgesius festival
effectgroep.adalliance.oesterfest.foto-Tycho-Muller-Photography effectgroep* - Ad Alliance Oesterfest - foto Tycho Müller Photography

Hoe zit dat in het contact met leveranciers?

Simon: “We merken dat we vooral partnerships aangaan met leveranciers die betrouwbaar zijn en een goede staat van dienst hebben. Vaker dus voor de gevestigde orde kiezen. Dat komt de creativiteit niet altijd ten goede, dus dat is wel een spanningsveld wat we met opdrachtgevers bespreken.”

Ivo:”Er zijn leveranciers die simpelweg niet meer kunnen leveren. We hadden bijvoorbeeld een roadshow langs elf locaties. Normaal werk je met één partij samen, maar nu met meerderen. Na lang zoeken. Dat is wel de kracht van ons bedrijf, maar ook van de hele branche: We get shit done. Alleen het is geen garantie meer.

Micha: “Er is duidelijk een overspannen markt. Alles is flink duurder geworden en er is een schaarste in onze branche van personeel op allerlei gebieden. Ook opties moeten binnen een paar dagen vastgelegd of geannuleerd worden, omdat ze niet langer vastgehouden kunnen worden. We blijven hierin zowel naar opdrachtgevers als leveranciers heel realistisch, maar het is veel meer koorddansen dan een paar jaar terug.”

Welke tips geef jij aan opdrachtgevers?

Micha: “Een goede start met een gedetailleerde briefing is nog belangrijker dan voorheen. Dat helpt in de snelheid en op de inhoud. Daarvoor zijn we samen met de opdrachtgever verantwoordelijk. We kijken scherp naar haalbaarheid van een aanvraag, want als het budget niet toereikend is gaat dat ten koste van de kwaliteit en de motivatie. Dus ga voor een gelijkwaardige verhouding.”

Sponsorringen-IQ Events IQ Events - Sponsorringen
IQ Events BLG Wonen adviseursdagen - foto Paul Ridderhof IQ Events - BLG Wonen adviseursdagen - foto Paul Ridderhof
IQ Events online event IQ Events - online event

Hoe kijk je aan tegen pitchen?

Ivo: “We doen er wel aan mee, maar enkel als er niet meer dan drie bureaus meedoen, we live kunnen presenteren en een gedetailleerde aanvraag inclusief budget krijgen. Daarnaast vind ik dat er een morele plicht zou moeten zijn bij opdrachtgevers om bureaus te betalen voor hun creatieve concept want die is absoluut van waarde. Niet enkel de uren die erin zijn gaan zitten, maar ook in creativiteit. Daarom dat we altijd een conceptfee opnemen. Wat betreft de uren zou het goed zijn dat hier een pitchvergoeding tegenover komt te staan, maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat we daar niet altijd naar vragen. Dat is omdat we hoofdzakelijk langdurige samenwerkingen hebben met opdrachtgevers waarin niet zozeer gepitcht wordt, maar er soms aanvragen om redenen niet meer doorgaan. You give some, you get some.”

Simon: “Ga niet pitchen per event, maar ga na een bureauselectie een langdurige partnership met dat bureau aan. Je hebt elkaar in deze tijd echt nodig om garant te staan voor een hoge kwaliteit. Dat betekent dus ook een betaalde planvormingsfase die je in co-creatie uitvoert. Zo maak je als opdrachtgever maximaal gebruik van alle kunde van een bureau, evenals alle corona-kennis, creativiteit en meer.”

Micha: “Ik sluit mij volledig aan bij het pitchprotocol van IDEA waarin een vergoeding geldt voor het creatieve proces, ook als je de pitch niet wint.”

Wat zijn jouw verwachtingen richting de toekomst?

Ivo: “Ik hoop, en ga er eigenlijk ook vanuit, dat de maatregelen en beperkingen rondom een nieuwe corona opleving beperkt zullen blijven. De  consequenties ervan willen we als maatschappij denk ik koste wat kost niet nog een keer ervaren. Wat betreft de huidige situatie in de branche; ik vrees dat die niet van tijdelijke aard zijn en we op een nieuw prijsniveau zitten. Dat betekent dat bureaus hun prijzen zullen gaan verhogen. En ik verwacht dat er bureaus gaan fuseren, zodat kennis, slagkracht, risico en zo verdeeld kan worden. Je moet de diensten in huis hebben die je aanbiedt.”

Micha: “Ik verwacht dat de metaverse onderdeel gaat worden van de digitale eventomgeving. Zeker als je beseft dat bedrijven kiezen voor twee dagen werken op kantoor en de rest thuis en toch engagement willen creëren onder medewerkers. Wij gaan daar als bureau ook echt mee aan de slag.”

Simon: “Non-educational events zullen meer dan inhoudelijke events gevoelig blijven voor conjunctuur. Daarnaast verwacht ik een lichte verschuiving in seizoenen, zolang we nog met coronawinters te maken hebben. Dus een kick-off in april en een closing event in oktober. Hoewel ik tegelijkertijd ook opportunisme bij opdrachtgevers ervaar die gewoon events plannen in december. Weliswaar meteen met het verzoek tot een plan b achter de hand. Daarnaast verwacht ik ook dat bureaus groter worden, zodat ze alles in huis hebben om een diversiteit aan events te kunnen leveren. Wat dat betreft is het belangrijk dat bureaus een scherpe propositie bepalen. Kies om gekozen te worden.”

Beeld: Paul Ridderhof, Tycho Müller Photography, Nico Alsemgeest