Concept & Strategy

Dit is (voorlopig) de nieuwe realiteit voor opdrachtgevers én de evenementenbranche

In gesprek met Maarten Schram van IDEA

Bewaar je inspiratie!

Log in of maak een account aan en bewaar jouw inspiratie op een Board.
Maak zoveel Boards als je wilt!

Maak een account

Vul de velden in en ga direct aan de slag met Boards!

Wachtwoord
Voornaam
Achternaam
Ik geef toestemming om mijn gegevens te gebruiken voor de Boards functionaliteiten op de event inspiration website.
×

In de twee jaar dat fysieke livecommunicatie vanwege de pandemie op pauze heeft gestaan, is de wereld veranderd. We hebben te maken met de oorlog in Oekraïne, stijgende inflatie, schaarste op de arbeidsmarkt. “Door die veranderde marktomstandigheden, hebben we als evenementenbranche te maken met een nieuwe realiteit,” zegt IDEA-directeur Maarten Schram.

In dit artikel spreken we Maarten om te achterhalen wat er veranderd is en welke aanpassingen dit vergt bij opdrachtgevers, bureaus én leveranciers. Om een goed  beeld te krijgen van onze markt spreken we in twee volgende artikelen enkele IDEA-bureau directeuren om hun ervaringen en tips uit te lichten.

Wat zijn voor opdrachtgevers de meest zichtbare gevolgen van de veranderde marktomstandigheden?

“Heel zichtbaar zijn de prijsstijgingen. Een event dat pre–corona een bepaald bedrag kostte, is nu soms wel 30 à 40 procent duurder blijkt ook uit Duits onderzoek. Budgetten waarmee je in 2019 prima uit te voeten kon, zijn niet langer toereikend. Daardoor staan opdrachtgevers soms voor de keuze: extra investeren of hun event versimpelen. Dat is best een bittere pil. Ook voor bureaus trouwens, want de branche wil niets liever dan samen met bedrijven creatieve, uitbundige en impactvolle livecommunicatie neerzetten als tegenwicht voor de soberheid van de afgelopen periode.”

Hoe is die kostenstijging te verklaren?

“We hebben te maken met de ijzeren wetten van de economie: waar schaarste is, stijgen prijzen. En er is momenteel op veel gebieden schaarste. Door de oorlog en economische onrust zijn voedsel, energie en materialen duurder geworden. Dat zie je overal gebeuren, dus ook in onze branche. Dat geldt ook voor de schaarste op de arbeidsmarkt. Het is voor bureaus, cateraars, technische partijen en locaties – eigenlijk alle schakels in het ecosysteem – moeilijk om personeel te vinden. Door gebrek aan mensen en middelen kan een grotere locatie met acht zalen er bijvoorbeeld maximaal vier tegelijk draaien. Dat veroorzaakt extra schaarste.”

The Experience Conference 2021, foto credits: Jan Buteijn
The Experience Conference 2021, foto credits: Jan Buteijn
The Experience Conference 2021, foto credits: Jan Buteijn

Heeft de branche ook last van naweeën van de pandemie?

“We zien bij opdrachtgevers de logische behoefte om in te willen inhalen. Daar komt bij dat sommige bedrijven vooruit plannen spannend vinden met het oog op onzekere corona-ontwikkelingen. Er ontstaan dus piekmomenten en daardoor verdwijnt de natuurlijke spreiding in de markt. Wanneer een opdrachtgever belt voor een event in september, is het antwoord soms: ‘Heel graag, maar het kan niet meer.’ Zeker op populaire data is bijvoorbeeld alleen de locatie vaak al een dealbreaker.

Een bijkomend effect is dat in de pre-productie door eventmanagers veel meer werk moet worden verzet om dingen te regelen. De tijd van een paar belletjes is voorbij; je moet veel intensiever zoeken om alle benodigde onderdelen van een event voor elkaar te krijgen. Bureaus kunnen er niet omheen die extra inspanningen in rekening te brengen.”

Kortom: een combinatie van factoren.

“Absoluut. De oorlog, inflatie, de schaarste op de arbeidsmarkt, naweeën van corona. Het is een ‘perfecte’ storm waarin alles samenvalt.”

Wat voor effect heeft dat op eventprofessionals?

“Dienstbaar zijn aan opdrachtgevers en dingen willen fiksen zit in ons DNA. Het antwoord op elke vraag was tot nu toe altijd: ‘ja’. Ook al was het op het allerlaatste moment. Dat kan soms niet meer. De wil is niet weg, maar de rek is eruit. Bureaus koesteren hun mensen en dat betekent dat ze voorzichtig moeten laveren tussen de extra vraag vanuit de markt en het duurzaam inzetten van schaars talent.”

The Experience Conference 2021, foto credits: Jan Buteijn

Zal die rust niet wederkeren als iedereen de uitgestelde events heeft ingehaald?

“Dat is afhankelijk van hoe we als samenleving en dus ook als branche door deze winter heenkomen, hoe covid zich manifesteert. Blijft dat meer op de achtergrond, dan geloof ik wel dat we, ook afhankelijk van wat er om ons heen gebeurt in de wereld, met circa 6 tot 9 maanden door deze normaliseringsfase heen zijn.”

Hoe kijk jij naar het najaar en het daarmee samenhangende sentiment onder opdrachtgevers?

“Vooropgesteld, er zijn tal van opdrachtgevers die vastleggen en inzetten op dit najaar en het eerste kwartaal van 2023. Dat blijkt wel uit de grote drukte in de markt, nu maar ook tot en met het eerste kwartaal van volgend jaar. Echter, er zijn ook opdrachtgevers die terughoudender zijn voor events in die periode. Enigszins begrijpelijk, maar toch ook echt onnodig. We hebben met dank aan de pilot events van Fieldlab Evenementen met data kunnen aantonen dat we op verantwoorde wijze open kunnen blijven als sector. Sterker nog, op dit moment vindt er vervolgonderzoek plaats, zodat we blijvend up to date zijn met onze data en onze dialoog als sector met Den Haag.”

Waar liggen de oplossingen in de nieuwe realiteit?

“Een belangrijke stap is notie hebben van deze marktomstandigheden, zodat we gezamenlijk op een begripvolle en creatieve manier met elkaar kunnen werken. En dat wij als sector de realiteit niet kunnen veranderen en juist dat zo kenmerkende DNA inzetten om op inventieve wijze het hoofd te bieden aan deze uitdagende situatie.

Wanneer jij een professioneel event wil dat past in de bedrijfsstrategie, dan is het cruciaal om efficiënt en duurzaam met elkaar om te gaan. Wees op tijd met je verzoek en denk na over wat je precies wilt. Als je te laat begint, moet er met terugwerkende kracht van alles ‘gerepareerd’ worden. Dat kost extra tijd – en dus meestal ook geld.

Het beste dat opdrachtgevers kunnen doen – en gelukkig ook al heel veel doen –, is eventmarketing in hun langetermijn-communicatiestrategie opnemen. Hoe eerder je samen met je bureau begint, hoe eerder eventprofessionals kunnen anticiperen en schakelen. Daardoor groeien de mogelijkheden en krijg je betere resultaten. Zeker in een krappe markt is dat dé weg naar livecommunicatie met impact.”

Hoe krijg je dat voor elkaar?

“Vertrouw op en bouw aan de relatie met je bureau. Ga als het even niet nodig is voor elk event opnieuw meerdere bureaus laten pitchen die vervolgens ook weer in een sneeuwbaleffect partners en leveranciers aan het werk zetten die hiervoor flinke kosten maken. Pitchen is zeer intensief en daarmee niet duurzaam, iets dat we in het licht van de huidige markt echt niet moeten willen.

Bouw, na een bureauselectie, een duurzame relatie op met je geselecteerde bureau. Wanneer je met elkaar kunt lezen en schrijven, bespaart dat enorm veel tijd en daarmee kosten. Laat je bij die bureaukeuze niet te veel leiden door de waan van de dag. In onrustige markten maken mensen bokkesprongen. Juist nu is het belangrijk om je hoofd koel te houden. Het IDEA-keurmerk kan een eerste stap zijn om een betrouwbare en langdurige partner in livecommunicatie te vinden.

En kies je er als opdrachtgever wel voor om meerdere bureaus te laten pitchen, dan is het meer dan redelijk om die bureaus voor hun werk een pitchvergoeding te geven. Zeker in deze hectische tijd. IDEA heeft samen met de branche een pitchcode en checklist opgesteld die kan helpen. Overigens kun je je ook oriënteren zonder te pitchen. Dat kan online, met een belletje of een kop koffie.”

Zijn er ook dingen die efficiënter kunnen in de dagelijkse samenwerking tussen opdrachtgevers en bureaus?

“Door als opdrachtgever samen met het bureau vroegtijdig tot in detail na te denken over doelstellingen, hoeft men tijdens de executie minder te wenden en keren. Daardoor kun je als opdrachtgever een hoop tijd en geld besparen en haal je het maximale uit je investering. En mensen bij een bureau worden er blijer van, want niemand houdt van constant reviseren en repareren.”

Schaarste leidt vaak tot innovatie en creatieve ideeën. Zie je die momenteel in de branche?

“Zeker. Ik zie dat zorgvuldig wordt nagedacht over welke dingen we fysiek live doen wat eventueel beter hybride of effectief online kan. Door die vraag op tafel te leggen, kun je scherpe keuzes maken op basis van strategie én ontstaat er meer ruimte in het stuk fysieke live dat overblijft. Dat is een slimme vorm van duurzamer omgaan met beschikbare resources, zeker als het gaat om locatie en catering. En voor het stuk dat je uiteindelijk fysiek live doet, kun je alles uit de kast halen.”

Concreet, wat adviseer je opdrachtgevers om in deze nieuwe realiteit te doen?

“Dat zijn een paar dingen:

  1. Vertrouw en bouw op een partnership met een bureau, zodat onnodige pitches worden voorkomen in een overspannen markt.
  2. Ga zo snel mogelijk met een zo’n compleet mogelijke briefing aan tafel met het bureau. Daarmee creëer je de meeste ruimte in een markt waar weinig capaciteit is.
  3. Probeer waar mogelijk het eventbudget te verhogen gelijk met de genoemde prijsstijging. Lukt dit niet, ben je dan bewust dat dit gevolgen heeft voor de invulling van jouw event.

Door op deze manier te anticiperen, liggen er voor opdrachtgevers volop kansen om hun doelgroepen live te ontmoeten.”

Beeld: Jan Buteijn