DeLaMar bewijst dat een theater een serieuze congreslocatie is

Een theaterdecor dat direct karakter geeft aan je congres

Toen de Nederlandse Transplantatie Vereniging op zoek ging naar een nieuwe locatie voor haar inmiddels flink gegroeide congres, moest er meer komen dan alleen voldoende capaciteit. Met ruim zeshonderd deelnemers was ook de uitstraling van de locatie belangrijk. Die werd gevonden in DeLaMar, midden in Amsterdam.

Tijdens het congres draaide tegelijkertijd de voorstelling Onze Jordaan. Maar in plaats van het decor af te bouwen, bleef het gewoon staan. Amsterdamse gevels vormden twee dagen lang het decor voor presentaties over transplantatiegeneeskunde. Een keuze die het congres meteen een totaal eigen karakter gaf.

Volgens adjunct-directeur Harry de Bruin zit daarin de kracht van DeLaMar. “Veel mensen denken dat zaalverhuur niet mogelijk is wanneer er een voorstelling staat geprogrammeerd, maar vaak kan er juist verrassend veel in combinatie met producties. Als je een leeg toneel wilt, kan dat. Maar juist het samenspel van theater en events maakt deze locatie bijzonder.”

Theatertechniek die eventmanagers vooral rust geeft

Met ongeveer 140 sprekers verspreid over meerdere zalen vraagt het NTV-congres om een locatie waar techniek geen aandachtspunt meer hoeft te zijn. En daarin bewijst DeLaMar haar meerwaarde.

De grote plenaire sessies vonden plaats in de iconische Wim Sonneveldzaal, terwijl de parallelprogramma’s werden verdeeld over de Mary Dresselhuyszaal, de foyers en verschillende break-outruimtes. Dankzij de aanwezige theatertechniek kon er snel worden geschakeld tussen presentaties, panelgesprekken en workshops.

Met een vaste theatertechniek en een team dat gewend is dagelijks complexe producties te begeleiden, ontstaat er rust achter de schermen. En juist dat geeft eventmanagers de ruimte om zich volledig te richten op de inhoud en hun gasten.

Amsterdam wordt onderdeel van de congresbeleving

Een meerdaags congres stopt niet zodra de laatste spreker het podium verlaat. Ook de momenten tussendoor bepalen vaak hoe deelnemers een evenement ervaren. Daarom speelde ook de ligging van DeLaMar een belangrijke rol.

Midden op het Leidseplein liggen zowel hotels, terrassen als restaurants letterlijk om de hoek. Bezoekers konden eenvoudig tussendoor naar hun hotel lopen, collega’s ontmoeten in de stad of na afloop nog napraten. Daarmee werd Amsterdam niet alleen de locatie van het congres, maar een vanzelfsprekend onderdeel van de totale beleving.

Ook de catering droeg bij aan het geheel. In samenwerking met Vineyard Catering werd gekozen voor een menu waarin vegetarische en veganistische opties de standaard vormden. Daardoor hoefde de organisatie alleen nog rekening te houden met specifieke dieetwensen en allergieën, wat de uitvoering overzichtelijk hield.

Een congres voelt echt goed als je nauwelijks hoeft te bellen

Overdag stonden uitgebreide buffetten klaar. ’s Avonds veranderden de foyers in een informele setting met foodstations, live muziek en volop ruimte om elkaar te ontmoeten. Want hoe waardevol de inhoud ook is, juist tijdens de gesprekken tussen de sessies door ontstaan vaak nieuwe ideeën en samenwerkingen.

Misschien wel het mooiste compliment voor een locatie is wanneer alles zo soepel verloopt dat je als organisator nauwelijks hoeft in te grijpen. Dat bleek ook tijdens het NTV-congres. Dankzij de samenwerking tussen de organisatie en het team van DeLaMar verliep het congres vrijwel geruisloos achter de schermen, waardoor alle aandacht uit kon gaan naar de bezoekers.

Het NTV-congres laat daarmee overtuigend zien dat een theater veel meer kan zijn dan een podium voor musicals of cabaret. De combinatie van karakter, techniek, gastvrijheid en een bruisende omgeving maakt van DeLaMar een congreslocatie die inhoud letterlijk en figuurlijk een groter podium geeft.

Ben je op zoek naar een congreslocatie die inhoud combineert met karakter en beleving? Dan verdient DeLaMar absoluut een plek op je shortlist.

Beeld: Koen Ten Holter