Het najaar is hectisch. Kwartaaldoelen, deadlines, volle agenda’s en dan ook nog een event organiseren. De verleiding is groot om dat event net zo vol te plannen als de rest van de werkweek: twaalf sprekers, zes subsessies, pauzes van een kwartier. Want hoe meer je de agenda vult, hoe meer waarde je biedt. Toch?
Tanja van InnStyle ziet het anders. Als commercieel coördinator spreekt ze dagelijks met eventmanagers die precies deze fout maken. “Maak pret, dan volgt de omzet,” zegt ze. “Je wilt mensen echt iets meegeven en nieuwe energie geven.” In dit artikel vertelt Tanja waar het misgaat en welke keuzes jij kunt maken om gasten energiek naar huis te sturen, ook in het najaar.
Een vol programma voelt veilig, maar werkt averechts
Tanja herinnert zich een congresdag die op papier perfect was: toonaangevende sprekers, inhoudelijk sterk, goed bezocht. “Maar er was nul ruimte voor iets luchtigs. De dag was gepland van 9 tot 5 en ging van sessie naar pauze naar sessie, want er moesten accreditatiepunten gehaald worden. Op een gegeven moment snakten de mensen naar een dubbele espresso.”
Een vol programma voelt veilig, want je laat zien dat je goed je best hebt gedaan. Maar bekijk het zo: hoe voller het programma, hoe minder mensen ervan meenemen.
Tanja gaat er dan ook direct tegenin als ze een programma ziet met pauzes van een kwartier. “Wij willen iedereen een verse cappuccino kunnen aanbieden. Dat red je niet als je met 300 gasten in een kwartier iedereen weer in de zaal moet hebben. Geef mensen echt een half uur. Ze willen even naar buiten, een toiletbezoek, of een belletje doen.”
Een mooi voorbeeld van hoe het wél kan: een personeelsbijeenkomst van 350 mensen. Het bedrijf had een overname achter de rug, mensen kenden elkaar nauwelijks en iedereen had lang thuisgewerkt door corona. De opdrachtgever had bewust een lunchpauze van twee uur ingebouwd, met een akoestisch muziekduo op de achtergrond. “Mensen vonden hun plekje op het terras, zaten met hun voeten in het water, namen de tijd. Daarna gingen ze met zin weer verder.” In de evaluatie scoorde de dag hoog op zowel locatie als inhoud.
De ruimte die je kiest, stuurt het gevoel van je gasten
Naast het programma speelt de fysieke ruimte een grotere rol dan de meeste eventmanagers beseffen. “De eerste indruk maak je maar één keer,” zegt Tanja. “En die is er in zeven seconden. Locatie, bereikbaarheid, die eerste beleving: dat is doorslaggevend. Ook in de evaluatie zie je dat telkens terugkomen.”
Een benauwde zaal heeft directe gevolgen voor deelname en openheid. “Als je je niet comfortabel voelt, doe je ook niet mee. Interactie vraagt ruimte: licht, hoogte, geur, uitzicht. Pas als dat klopt, sta je open voor wat er gaat komen.”
Daglicht is daarin een van de meest onderschatte factoren. Op een grauwe novemberdag in een donkere hal verlies je je gevoel voor tijd, zie je niets en heb je geen contact met buiten. Dat heeft direct invloed op hoe mensen de dag ervaren en dus ook op hoe ze de inhoud beoordelen.
Begin bij je doelstelling, niet bij de zaal
De locatiekeuze is meer dan een praktische beslissing. Tanja’s advies aan twijfelende eventmanagers: begin bij de doelstelling. Wil je dat mensen iets nieuws leren of juist elkaar beter leren kennen? Dat bepaalt welk type locatie past. Een strak corporate bedrijf hoeft echt niet naar een sportieve locatie met glijbanen, maar een frisse omgeving met ruimte en daglicht past bij bijna elke organisatie die haar mensen wat wil meegeven.
En dan is er het weer, de meest genoemde reden om een buitenlocatie in het najaar te mijden. “Wij zorgen altijd voor een plan B, maar we zijn Nederlanders, dus we zijn wat regen gewend. En als er een buitje is, hebben wij de paraplu’s. Hoe leuk is het om ook in november een rondje rond de plas te lopen?”
Haar laatste tip: begin nu en ga de locatie zelf bekijken. “Op een website kun je het gevoel nooit helemaal overbrengen. Als jij zelf de klik niet voelt, moet je verder zoeken. Maar als je binnenkomt en je ziet het water, de ruimte en de rust, dan weet je het gewoon.”
Een najaarsevent dat energie geeft in plaats van kost
De sleutel zit in ademruimte, een omgeving die mensen het gevoel geeft dat ze even weg zijn van de dagelijkse drukte, en een locatie die ondersteunt. Als eventmanager maak jij die keuzes, en ze beginnen eerder dan je denkt, al bij het moment dat je een locatie bezoekt en voelt dat het klopt.
Wil je weten wat InnStyle voor jouw najaarsevent kan betekenen? Bekijk het profiel en ontdek wat er mogelijk is. Voor meer inspiratie over het organiseren van een geslaagd zakelijk event, lees ook dit artikel over energie op een zakelijk event of deze case over het belang van een passende locatie.
Beeld: Innstyle
Van onze partners
