Dankzij een intensieve samenwerking met Jan de Wrede van Marxman Advocaten, blijven we gedurende het hele jaar op de hoogte van interessante cases en belangrijke juridische feiten.
Als eventrecht-specialist weet hij als geen ander wat prangende onderwerpen zijn waar jij als event manager of event professional van op de hoogte moet zijn. Wij vroegen hem naar de vijf belangrijkste onderwerpen die in 2024 op juridisch gebied gaan spelen.
1) Ai, ai, ai… wat moet je doen met AI?
De ontwikkelingen binnen Artificial Intelligence volgen elkaar snel op. Het is dan ook echt baanbrekend. Mega interessant dus om mee te werken. Maar let goed op, want besef je dat alles wat je ‘erin’ stopt, daar ook in blijft. Oftewel; alle informatie die je deelt met de AI-tools, blijft hun eigendom.
Sterker nog, de tools mogen de informatie gebruiken voor het beantwoorden van andermans vragen. Zorg dus dat je als organisatie, net als een social media beleid, een AI beleid maakt voor je medewerkers. Daarin is het verstandig antwoord te geven op vragen als ‘mag je AI tools gebruiken?’, ‘wat doe je met de output?’ en ‘controleer je de output op waarheid?’.
2) Strengere regelgeving tasten ineens hele keten aan
De ESG (Environmental Sustainable Governance) geldt op dit moment voor grote organisaties met meer dan 3.000 medewerkers. Val je daaronder, dan ben je als organisatie verplicht je te houden aan een ‘code of conduct’ ten aanzien van onder andere duurzaamheid, mensenrechten, inclusiviteit en diversiteit. Maar niet enkel de organisatie, maar de gehele keten met wie ze samenwerkt moet hier óók aan voldoen.
In de komende jaren wordt de drempel met de totstandkoming van Corporate Dudiliance Digendive verlaagd naar organisaties met minimaal 500 medewerkers. Dat betekent dat jij als bureau, locatie of toeleverancier ineens opdrachtgevers kunt hebben die je verplichten aan deze code of conduct te voldoen. Dat is een verantwoordelijkheid die je niet kunt afschuiven op het bedrijf onder je in de keten. Let dus op dat je een opdracht van zo’n organisatie niet zomaar aanneemt. En doe je dit wel, besef dan dat je het één en ander aan documentatie moet inleveren. Het is verstandig te kijken of je voor de tijd en mankracht die het kost een onkostenvergoeding kunt krijgen van jouw opdrachtgever.
3) Doe je dat(a) met mijn data?
Data is al langere tijd een onderwerp waar dankzij AVG-regelgeving goed op moet worden toegezien. Het valt op dat steeds vaker specifieke data wordt gevraagd bij het aanmelden voor bijvoorbeeld een festival of congres. Begrijpelijk, want hoe meer gepersonaliseerde informatie, hoe beter je jouw event op de doelgroep kunt afstemmen.
Maar wat doe je met de data die je als organisator verzamelt? Hoelang sla je de informatie op? En waar sla je het op rekening houdend met cybersecurity; er is een wezenlijk verschil tussen het lokaal opslaan van data of het onderbrengen bij bijvoorbeeld een Amerikaanse partij, zoals Microsoft of Google. De Europese Commissie is zeer streng over de wijze hoe ze aan ‘de andere kant van de plas’ met data omgaan.
Opvallend is verder dat de nieuwe generatie veel kritischer is in welke data ze willen delen. Dus het wordt enerzijds nog belangrijker om alles goed te regelen, maar anderzijds ook om na te denken welke informatie je daadwerkelijk van bezoekers verlangt.
4) Voorkom een claim voor discriminatie
Als één ding de afgelopen jaren centraal staat, is het wel dat de roep naar inclusiviteit een vast gegeven is in onze samenleving. Dat betekent echter ook dat de verwachtingen voor jou als organisator of bijvoorbeeld locatie groter worden. Neem de volgende case: een locatie weigerde een stichting een zaal bij hen te boeken vanwege een bepaald gedachtengoed. De bestuurder van de stichting deed aangifte van discriminatie bij het College van de Rechten van de Mens. Uiteindelijk oordeelde het College voor de rechten van de mens dat er geen sprake was van discriminatie. Reden was dat op het moment van de aanvraag het gedachtengoed niet (meer) viel onder de definitie van politiek overtuiging.
Belangrijk vraagstuk bij directe of indirecte discriminatie is of het een levensovertuiging betreft. Zo was vroeger veganisme iets voor een selecte doelgroep. Inmiddels is het al sneller een levensovertuiging te noemen omdat het ‘gemeengoed in de samenleving’ is geworden. In een wereld waarin met iedereen rekening moet worden gehouden en al snel met een vinger wordt gewezen, is het zomaar mogelijk dat je door een veganist wordt aangeklaagd als er geen veganistische gerechten op jouw evenement worden aangeboden. Wellicht vergezocht, maar vraag je jezelf goed af tot hoe ver inclusiviteit verwacht mag worden op een event.
5) Wat dom… had ik van dat hybride event maar het intellectueel eigendom
Hybride events hebben niet de toevlucht genomen die we een paar jaar geleden dachten dat zou gaan gebeuren. Toch vinden ze nog steeds geregeld plaats. Zorg er dan als opdrachtgever voor dat je over de video en content wel de intellectuele eigendomsrechten bemachtigd. Bij wet is namelijk de maker de eigenaar. Oftewel, het bureau of het videobedrijf met wie je samenwerkt. Jij betaalt als opdrachtgever voor de diensten, maar niet voor het auteursrecht. Dus regel dit contractueel.
In het verlengde hiervan geldt hetzelfde ook voor live events waar content voor wordt ontwikkeld, maar ook foto’s of videobeelden voor een aftermovie worden gemaakt. De foto- en videograaf behoudt het auteursrecht.
Ben je actief in de evenementenbranche? Weet je welke juridische valkuilen er op de loer liggen? Wil je jezelf beschermen tegen onvoorziene omstandigheden? Zo ja, dan mag je dit seminar op 14 november van 13:00-17:30 uur over Recht in de Evenementenbranche niet missen!
Tijdens het seminar behandelen de advocaten van Marxman Advocaten cruciale onderwerpen die van invloed zijn op jouw evenementenbedrijf. Aanmelden kan via hun site.
Beeld: Marxman Advocaten en stock
Van onze partners
