You, me, (vir)us: “We hebben een ‘krijg nou wat’-moment georganiseerd” (Judith Noortman, Allen & Overy)

Hoe gaat het met je?

“Het gaat best goed, ondanks alle perikelen van de crisis. Ik ben net verhuisd en heb dus, buiten het werk om, veel tijd om daar van alles te doen. Ook op het werk bleef ik bezig en was het heel druk.”

Wat voor events organiseerde je in pre-coronatijd?

“Ik ben verantwoordelijk voor alle interne en externe events van Allen & Overy. Daarnaast zit ook sponsoring en CSR in mijn portefeuille. We hadden vorig jaar een gigantisch leuk jaar voor de boeg, met mooie relatie-events zoals SAIL, EK Voetbal en voor het eerst een eigen boot bij Pride Amsterdam. Daarnaast stonden er ook veel inhoudelijke events op de planning.”

Wat is er sinds de coronacrisis met die events gebeurd?

“Twee dagen voor de lockdown in maart 2020 zou er een relatie event plaatsvinden met het Koninklijk Concertgebouworkest. Dat hebben we gecanceld omdat het niet goed voelde om het door te laten gaan. Vanaf dat moment zijn alle social events uitgesteld. Onze inhoudelijke events hebben we omgezet naar webinars. Dat deden we voor de crisis al in onze interne studio, maar die hebben we meteen verder geprofessionaliseerd. Bijna alle webinars organiseren we zelf. Voor enkele complexere events, bijvoorbeeld een rondetafelsessie waarbij vijftig commissarissen online aanwezig waren, zijn we uitgeweken naar een externe studio met meerdere camera’s en een regisseur.”

Wat is je ervaring met het organiseren van die webinars?

“Ik merkte snel dat je niet zomaar een live event naar een online variant kunt overzetten. Dat vergt andere expertise. Daarnaast werken we nog meer samen met onze communicatie adviseur om de webinars meer campagnematig in te zetten..

Ook is het belangrijk om een stuk beleving en vernieuwing rond de webinars te organiseren. Zo maken we gebruik van videocontent, animaties en kijken we naar sonic branding. Vooral voor interne sprekers was het wennen om te spreken voor een camera en zonder publiek. Daarom organiseren we ook dry-runs in de studio.”

Ik zag op LinkedIn dat jullie een eindejaarsevent hebben georganiseerd. Hoe was dat?

“Dat was echt te gek. Normaal organiseren we een enorm groot kerstfeest om iedereen te bedanken voor een jaar hard werken. Allerlei scenario’s voor een alternatief passeerden de revue. Omdat we toch, ondanks alle restricties en natuurlijk virtueel, een gevoel van verbondenheid wilden creëren.

Uiteindelijk kwam het idee van een live tv-show à la Jimmy Fallon waarbij we uitgingen van ‘een show voor kantoor, door kantoor’. Dat werd ‘The A&O Late Show’, waarbij we zoveel mogelijk medewerkers wilden betrekken en in the spotlights zetten. Zo vroegen we in het voortraject welke collega men in het zonnetje wilde zetten. Daar hebben we bijna 100 reacties op gekregen, waarvan we er enkelen hebben uitgevoerd. Dat was super.

Frank Evenblij was de presentator en hij voelde perfect aan waar het een beetje mocht schuren en waar hij kon improviseren. Ook kwam barman Victor van First Dates voorbij, hadden we een vijf man sterke bedrijfsband die diverse nummers speelden en was er het traditionele cabaret, door eigen medewerkers, dat vooraf was opgenomen.

We zijn heel trots dat we onder unieke omstandigheden en strenge regelgeving een show hebben kunnen maken die door ruim 300 collega’s op 30 december is bijgewoond. Waar we overigens ook live proostten op het nieuwe jaar, want iedereen kreeg een box waarmee ze, op aanwijzing van Victor, zelf een alcoholische of alcoholvrije cocktail konden maken.”

Hoe werd op andere manieren aan de interne cultuur gewerkt?

“We hebben een interne campagne ontwikkeld ‘WAT’, Working Apart Together, waaronder we allerlei activiteiten hangen. Zo hadden we een ‘Krijg nou wat’-moment waarop iedereen een pakket kreeg thuisgestuurd met items die collega’s heel erg van kantoor mistten, zoals de lekkere koekjes en een theebeker. Ook werd een sportieve challenge georganiseerd waarbij beweging en gezonde voeding werden bijgehouden. De team- en individuele winnaars werden tijdens The A&O Late Show bekend gemaakt.”

“Afgelopen maandag vond het Blue Monday Kamerconcert plaats. Samen met het Koninklijk Concertgebouworkest, waar Allen & Overy al jaren sponsor van is, organiseerden we een virtueel concert. Twee leden van het orkest speelden stukken van Glière. Daarnaast kon iedereen de musici vragen stellen over samenwerken op afstand en welke muziek hen energie en ontspanning biedt.”

Hoe zie jij de toekomst van events voor je?

“Ik geloof dat de inhoudelijke webinars blijven, dus daar blijven we in investeren om deze steeds professioneler neer te zetten. Maar ik geloof ook dat we – wellicht kleinschaliger dan voorheen – elkaar blijven ontmoeten. Iedereen zit te springen om elkaar weer live te zien en informeel te spreken. Wat betreft onze internationale meetings is nu wel duidelijk geworden dat we steeds meer online kunnen doen. Vooral bij inhoudelijke meetings.”

Hoe gaat het contact met leveranciers?

“Met onze vaste leveranciers blijven we regelmatig in contact. Voor de geplande events was nog weinig vastgelegd. Wel viel op hoe enorm flexibel de locaties zijn geweest bij het verplaatsen van een event. Petje af daarvoor!”

Waar ben je op dit moment naar op zoek?

“Ik zie heel vaak de bingo, wijnproeverij en andere ideeën voorbij komen. Dat kan leuk zijn maar is niet echt een alternatief voor een relatie-event. Ik mis tips om echt iets bijzonders met cliënten te doen. Onlangs hebben we bij Allen & Overy, als intermezzo bij een inhoudelijke debat, een video met de Nederlandse sommelier van Noma [wereldberoemd restaurant in Kopenhagen] opgenomen. Daarin vertelde zij heel boeiend over natuurwijn en onze cliënten ontvingen op hun thuisadres een box met mooie lokale producten die aansloten bij de filosofie van Noma. Dat werkte erg goed. Ik zou meer van dat soort bijzondere momenten willen creëren.”

Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?

“Laten we elkaar, binnen de regels, blijven opzoeken. Blijf in contact en probeer elkaar te inspireren.”

Beeld: Nico Alsemgeest, Allen & Overy