“Hey Bas, ik denk dat ik een leuk verhaal heb voor Event Inspiration. Ik organiseer voor de tweede keer Het Leukste Event over Marketing (Psychologie). Het is drie maanden van tevoren helemaal uitverkocht [a € 295,- per ticket], terwijl niemand wist wie er komt spreken. Enkel door mijn nieuwsbrief en drie LinkedIn-posts. Is het interessant om hier een artikel over te schrijven?”
Wij houden wel van deze directe benadering van Christ Coolen en mochten bij het event aanwezig zijn. Zou het event (en de aanloop daar naar toe) interessant zijn, dan beloofden we er over te schrijven. Tadaaa, daar zijn we dan. Ga zitten voor super leerzame open deuren en onverwachte slimmigheden!
Lees ook
©Studios Ektor Tsolodimos
©Studios Ektor Tsolodimos
©Studios Ektor Tsolodimos
©Studios Ektor Tsolodimos
Hoe kan één man geheel zelfstandig zo snel 1.000 kaarten verkopen?
“Dan is het verstandig om een stukje terug te gaan in de tijd.”
Let’s go.
“Ik ben de afgelopen vijftien jaar marketeer geweest in loondienst. Op gegeven moment wilde ik wat anders doen, maar wist nog niet wat. Toen ben ik op LinkedIn gaan publiceren wat mij bezighoudt in de marketing. Toen ik merkte dat dat aansloeg ben ik mailadressen gaan verzamelen, zodat ik er een nieuwsbrief aan kon koppelen. Ik had ooit gelezen dat als je 5.000 mailadressen hebt, je daar een jaarinkomen uit kunt halen. Toen ik dat aantal had behaald, wilde ik er dus wat commercieels mee doen. Ik besloot een training over copywriting te geven. Daar schreef ik een programma voor en kondigde ik ergens onder in mijn nieuwsbrief aan. Daar bleken een dag later meer dan 30 mensen ruim € 700,- voor over te hebben. Fast forward; ik ben twee jaar lang trainingen gaan geven over marketing psychologie en copywriting.”
Klinkt goed. Hoe ging je van 30 naar 1.000 geïnteresseerden?
“Na twee jaar dacht ik: is het niet leuk om een klein event te organiseren voor oud-deelnemers. Een mix van kennis en entertainment. Dus toen boekte ik de Metaalkathedraal waar 120 mensen in konden. Ik had nog geen enkele spreker, dus kondigde ik enkel de datum in de nieuwsbrief aan. Een uur later bleken alle 120 plekken gereserveerd. Uiteindelijk een zaal voor 500 personen geboekt en die was ook snel uitverkocht, dus toen de Grote Zaal in TivoliVredenburg afgenomen. Uiteindelijk waren die ook uitverkocht, zonder dat iemand wist wie er zou komen. Het bleek een succesvolle editie waar 1.000 gasten aanwezig waren. Dat smaakte naar meer en zo heb ik op 14 oktober de tweede editie gegeven. Dit keer in het Beatrixtheater.”
©Studios Ektor Tsolodimos
Wat denk je dat heeft bijgedragen aan dit succes?
“Ik denk dat het aan drie dingen ligt. Ten eerste heb ik een groot bereik opgebouwd op LinkedIn. Dat komt, denk ik, omdat ik heel erg mijn best doe om iets zo simpel mogelijk te schrijven, maar het niet simplistisch te maken. Dat zorgt ervoor dat ik een bredere doelgroep dan enkel marketeers aanspreek. Maar ook dat mensen tijdens het scrollen op een drukke werkdag even bij mij blijven hangen, omdat het ontspannen leest. Ten tweede vinden veel mensen in het algemeen het onderwerp marketing psychologie interessant. En ten derde; ik communiceer niet vanuit een bedrijf, maar vanuit mijn eigen naam. Daarmee wordt het gemakkelijker om een band op te bouwen.”
Welke trucjes heb je voor de organisatie van het event zelf toegepast?
“Allereerst heb ik maximaal doorgeborduurd op de hype factor. Die ontstond vorig jaar bij toeval toen er veel meer mensen bij het event aanwezig wilden zijn, dan dat er plaatsen waren. Dat geeft gevoel van schaarste. Sowieso kan je aangeven dat je al ruim 300 kaarten hebt verkocht, zonder te hoeven melden dat er in totaal 1.000 voorhanden zijn.”
“Daarnaast probeer ik heel erg ‘het gewenste gedrag’ als soort voorbeeld te stellen. Door bijvoorbeeld te vertellen dat mensen met het hele team komen. Daarmee ga ik normaliseren dat het event ook voor teamuitjes geschikt is.”
©Studios Ektor Tsolodimos
“Ook interessant; vaak wordt in aankondigen dezelfde boodschap verteld, namelijk de datum en de sprekers. Ik koppel er een nieuwswaarde aan, zoals ‘Ten opzicht van vorig jaar is er nu ook een netwerkmoment’. Dat is geen essentiële informatie, maar is wel iets nieuws. Net zoals het doorgeven van een dresscode. Of het vertellen dat ik in gesprek was met een spreker en die volgende week ga aankondigen. Ik wakker daarmee steeds de interesse aan.”
©Studios Ektor Tsolodimos
Tijdens het event vielen mij ook enkele dingen op die je slim toepaste.
“Ja, klopt! Als je vanaf het station of de parkeergarage komt aanlopen dan zie je op de grond uitingen van het event gemaakt met spuitbussen met krijtverf. Ik doe dat bewust, want deze visuele objecten zorgen ervoor dat men ze gaat delen op de socials en zo zichtbaarheid geeft aan mijn event.”
“Ik heb de dag zelf geopend. Tijdens mijn introductie frame ik de verwachtingen. Allereerst door te zeggen dat men misschien dingen gaat horen die ze al kennen, maar dat het dan vooral belangrijk is na te denken wat ze er al mee doen. En ten tweede dat ze aantekeningen moeten maken. Met als voordeel dat ze daardoor meteen input hebben om een post te maken op LinkedIn. Iets waar veel mensen niet de inspiratie voor hebben. Daardoor ben ik in die 24 uur daarna meer dan 120 keer getagged.”
©Studios Ektor Tsolodimos
“Verder heb ik aan de lichttechnicus gevraagd om iets meer zaallicht, zodat de fotograaf betere foto’s kan maken met daarop de grote hoeveelheid gasten zichtbaar. Daardoor heb ik perfect beeldmateriaal voor de volgende editie.”
“Op driekwart van het programma geef ik de datum van volgend jaar, met de incentive dat ze nu al een ticket kunnen kopen en daarmee gegarandeerd aanwezig kunnen zijn op het event van volgend jaar.”
“Wat ook grappig was: de dresscode. Ik heb in een nieuwsbrief gezegd dat die ‘something yellow’ is. Super laagdrempelig, maar tot mijn verbazing werd dat super serieus genomen. Het zorgde nog meer dan verwacht voor een soort van verbondenheid.”
©Studios Ektor Tsolodimos
“Tijdens één van de microbreaks heb ik bewust de bedrijven die met vijf of meer mensen kwamen bedankt voor hun aanwezigheid. Wederom om het normaliseren van groepskomst op sympathieke wijze mee te geven voor de volgende editie.”
Wat ik zelf erg slim vond, waren de microbreaks en de extra ruimte om te netwerken na afloop.
“Oja, die microbreak heb ik afgekeken van Ben Tiggelaar, maar werkt enorm goed. Even met zijn allen opstaan en dansen op uiteenlopende muziek. Die beweging zorgt ervoor dat men daarna weer fris in de stoel naar de volgende presentatie kan luisteren.”
“En dat half uur eerder stoppen dan het programma op internet aangaf, doe ik ook bewust. Mensen weten dat het event tot zes uur duurt. Als ik dan om half zes met het programma stop, geeft dat ieder een half uur ‘extra tijd’, want ze hadden toch tot zes uur gerekend. Daardoor blijven er meer mensen hangen bij de borrel.”
Er zaten ook duidelijk ‘underpromise, overdeliver’-elementen in. Ook erg slim!
“Ja, ik had als verrassing een korte presentatie van Kluun geregeld. Zo’n ‘extra’ zorgt voor enorme waardering bij de bezoekers. Maar het zit hem ook in kleine dingen, zoals de bakjes met deo’s, tandenstokers et cetera op de toiletten.”
“Ook heb ik iedereen, net als vorig jaar, als verrassing een boekje met mijn beste LinkedIn-posts gegeven. Maar dit keer heb ik er iedereen twee gegeven, zodat ze er eentje cadeau kunnen doen. Dat betekent dat 1.000 mensen met 1.000 andere mensen over mijn event gaan praten.”
©Studios Ektor Tsolodimos
©Studios Ektor Tsolodimos
©Studios Ektor Tsolodimos
No show is bij ons in de branche een heftig probleem. Heb je specifieke tips om dat terug te dringen?
“Dat blijft lastig. Wat ik heb gedaan is in de weken voor het event elke keer een mail sturen naar degenen die een kaartje gekocht hebben. Niet met ‘het komt eraan’, maar elke keer weer iets van nieuwe informatie. Zo hoef je niet steeds de praktische informatie te herhalen, maar voeg je telkens nieuwsgierigheid toe. Door ze gefaseerd brokjes met informatie te geven, wordt de behoefte om echt aanwezig te zijn steeds groter. Uiteindelijk had ik 35 man no show op 1.000 stoelen, waarbij 10 personen de ochtend hadden gemaild dat ze, al dan niet, ziek waren.”
Waar heb je al deze dingen geleerd?
“Ik werk veel samen met Hans Janssen van DenkProducties. In mijn ogen organiseert DenkProducties de allerbeste seminars van Nederland. De events zijn inhoudelijk supersterk, maar ook de marketing van DenkProducties is heel verfrissend. Ik heb in de laatste jaren veel geleerd van alle dingen die DenkProducties doet. Voor dit event ben ik daarom ook echt schatplichtig aan Hans en het hele team van DenkProducties.”
©Studios Ektor Tsolodimos
Wil je nog iets kwijt op dit digitale podium?
“Ook grote events kun je grotendeels alleen organiseren. Ik deed de organisatie, de marketing, de klantenservice, de scanners en ga zo maar door. Op de dag zelf heb je natuurlijk wel ondersteuning nodig. Daarom heb ik daarvoor twee mensen van DenkProducties ingehuurd voor hulp voor en achter de schermen. En ik had een stuk of 10 studenten die op de dag zelf hielpen met alle praktische zaken. Natuurlijk kun je heel veel uitbesteden en dat is ook prima. Maar ik vind het leuk om veel dingen in eigen hand te houden zodat je op ieder detail zelf ‘de puntjes op de i kunt zetten’. Dat geeft mij een enorme kick en dat wil ik graag meegeven aan eventmanagers. Ben niet bang om te leren en dingen naar je toe te trekken.”
Beeld: Studios Ektor Tsolodimos