Afgelopen weekend was het weer zover: het Best Kept Secret festival in de Beekse Bergen barstte los. Tim Rosman was er dit keer niet aan het werk, maar ging met een vriendengroep als bezoeker richting Beekse Bergen. Aan de goede kant van de bar dus! Al weet iedereen die in evenementen werkt dat volledig uitstaan op een event vrijwel onmogelijk is. Je blijft observeren en onvermijdelijk analyseren…
Terwijl ruim 30.000 bezoekers genoten van drie dagen muziek, viel mij vooral op hoeveel inspiratie er voor onze zakelijke eventsector verborgen zit in een festival als Best Kept Secret. Ik haalde er de volgende 6 lessen uit:
1.Beleving begint niet bij het programma
Het terrein van Beekse Bergen is misschien wel het grootste concurrentievoordeel van het festival. Water, groen, hoogteverschillen en uitzichtlijnen vormen samen een decor dat niet is toegevoegd aan de ervaring, maar er onderdeel van is.
Bij zakelijke evenementen ontwerpen we vaak vanuit inhoud, logistiek en planning. Best Kept Secret laat zien wat er gebeurt wanneer de omgeving actief meespeelt in de beleving. Dan ontstaat er ruimte voor verwondering, ontspanning en ontdekking; elementen die ervoor zorgen dat mensen zich een event blijven herinneren.
2. Niet alle inhoud hoeft op een podium plaats te vinden
Muziek vormt de hoofdmoot, maar daarnaast vind je verspreid over het terrein podcasts, talks, kunstinstallaties en andere creatieve afleidingen.
Daardoor ontstaat geen centraal verhaal, maar een verzameling van verhalen waar bezoekers zelf doorheen bewegen. Een interessante gedachte voor zakelijke events. Want waarom zouden alle inzichten uitsluitend vanuit een plenaire zaal moeten komen? Soms ontstaat de meeste impact juist op onverwachte plekken.
3. Diversiteit creëert meer waarde dan segmentatie
Van stevige metal tot soul. Van hiphop tot elektronische muziek. Jong en oud. Internationaal en lokaal. Het publiek is minstens zo divers als de programmering.
Waar zakelijke evenementen vaak sterk focussen op één specifieke doelgroep, laat Best Kept Secret zien hoeveel energie ontstaat wanneer verschillende werelden elkaar ontmoeten. Dat zie je niet alleen terug in de muziek, maar ook in het uitgebreide aanbod van foodconcepten verspreid over het terrein. Een mix die zorgt voor nieuwe gesprekken, onverwachte ontmoetingen en frisse perspectieven.
4. Gastvrijheid is geen service maar een ontwerpkeuze
Wat mij opviel was niet alleen wat er aanwezig was, maar vooral hoe vanzelfsprekend alles voelde.
Een mooi voorbeeld daarvan is het Collective Care-team. Deze zichtbare teams dragen actief bij aan een veilige, inclusieve en respectvolle omgeving. Geen sluitpost op de begroting, maar een integraal onderdeel van de bezoekerservaring.
Diezelfde gedachte zie je terug in de service aan de barren, de bewegwijzering, de publieksstromen en de toegankelijkheid van het terrein. Gastvrijheid ontstaat niet vanzelf. Het wordt ontworpen.
5. Duurzaamheid werkt pas als niemand erover hoeft na te denken
Het return cup-systeem zorgt ervoor dat het terrein opvallend schoon blijft. Niet doordat bezoekers continu worden gewezen op gewenst gedrag, maar omdat het gewoon een slim systeem is.
Soms zit duurzaamheid namelijk in ogenschijnlijk simpele keuzes. Strategisch geplaatste inzamelpunten, logische looproutes en een ontwerp dat gewenst gedrag vanzelf stimuleert. Een waardevolle les voor elk evenement dat impact wil maken zonder met het vingertje te wijzen.
6. De beste productie zie je niet
Als eventprofessional weet je hoeveel techniek, logistiek en operatie schuilgaan achter een festival van deze omvang. En daarom viel het op dat je daar als bezoeker vrijwel niets van merkt, omdat alles loopt en alles werkt, zonder dat het aandacht vraagt.
Een productie die zo goed georganiseerd is dat alle aandacht naar de ervaring gaat; is dat niet de hoogste vorm van vakmanschap? Na drie dagen liep ik naar huis met dezelfde conclusie die ik vaker trek na de beste evenementen: Mensen onthouden zelden het draaiboek. Ze onthouden hoe een plek voelde. Iets waarin Best Kept Secret uit blinkte.
Nu al heimwee.
Beeld: Anne-Marie van Rijn, Jostijn Ligtvoet, Andreas Terlaak en Kim Balster
