Juni voor het zomerfeest, september voor de eerste bijeenkomst na de vakantie en december voor het eindejaarsfeest. Herkenbaar? Voor Sandra van den Hurk, commercieel directeur van Unlimitedlabel en daarmee verantwoordelijk voor Strandzuid, iets té herkenbaar. Want waarom zou je met z’n allen om dezelfde paar weken vechten als een jaar twaalf maanden heeft? “Er zijn nog zoveel andere mogelijkheden die het ook heel erg leuk maken.”
Sandra zou daarom graag zien dat opdrachtgevers vaker het gesprek aangaan met hun eventlocatie. Niet pas wanneer datum, format en gastenlijst al min of meer vaststaan, maar juist daarvoor. Want wie ruimte laat om samen te sparren, ontdekt misschien dat november perfect werkt voor een feest, augustus alles in zich heeft voor een zomerse comeback en januari veel meer kan zijn dan die maand waarin iedereen weer moet opstarten.
Waarom moet alles eigenlijk in juni en december?
Natuurlijk begrijpt Sandra waarom bepaalde maanden populair zijn. Juni leent zich heerlijk voor een zomerfeest voordat collega’s uitwaaieren naar hun vakantiebestemmingen. En een eindejaarsfeest in december? Daar is helemaal niets mis mee. Maar precies die populariteit heeft ook een keerzijde. Agenda’s lopen vol, locaties zitten op dezelfde data volgeboekt en gasten combineren zakelijke feestjes met Sinterklaas, kerstborrels, familiebezoek en andere privéverplichtingen.
“Dat is helemaal niet goed voor je bezoeker. Want dan gaan mensen afhaken of ze krijgen het te druk”, zegt Sandra. Waarom dat bedankmoment dan niet naar november halen? “Dan zou je ook je waardering kunnen uitspreken aan bijvoorbeeld je medewerkers en ze bedanken voor het afgelopen jaar. Maar je kunt ze ook die zet in de rug geven voor die laatste meters die ze nog moeten maken.”
En december? Die geef je vervolgens deels terug aan je medewerkers.
Hetzelfde geldt voor de rest van de kalender. Een feest in mei kan het voorjaar aftrappen, augustus leent zich volgens Sandra prima voor een terugkomfeest en januari biedt kansen voor een energieke kick-off. Zelfs de zomervakantie hoeft niet automatisch een eventloze periode te zijn. Niet iedereen zit immers zes weken met schoolgaande kinderen aan een Franse campingtafel!
Geef de locatie eens ruimte om mee te denken
Achter die spreiding zit voor Sandra een groter punt. Ze wil dat de relatie tussen opdrachtgever en locatie verder gaat dan één aanvraag voor één datum.
“Als je met elkaar in gesprek komt, dan leer je ook elkaar kennen en dan kun je ook met elkaar sparren”, vertelt ze. Misschien is die felbegeerde donderdag in december niet beschikbaar, maar blijkt een verrassend concept in november uiteindelijk veel beter te passen. Bij Strandzuid bedachten ze daarvoor bijvoorbeeld een Bierfest waarbij de opdrachtgever vrijwel volledig wordt ontzorgd. Bierbanken, aankleding en een passend culinair assortiment: het concept staat klaar.
Ook de seizoenen zelf geven genoeg aanleiding om anders te programmeren. In september en oktober kunnen gasten tijdens een Indian Summer nog buiten aan het water staan. In de koudere maanden verandert Strandzuid in Zuidpool en krijgt dezelfde plek juist een warme, knusse uitstraling. Dat maakt de kalender geen beperking, maar een creatieve gereedschapskist.
Een goede locatie hoef je niet na één keer af te schrijven
Sandra wil nog een automatisme doorbreken. Ze ziet grotere corporates die vanuit hun beleid ieder jaar een andere locatie kiezen. Terwijl ze juist ervaart hoeveel kracht er kan zitten in terugkomen.
“Je kunt ook met elkaar een traditie opbouwen. De inhoud kan je veranderen, maar mensen weten: we gaan weer naar Strandzuid,” zegt ze.
Ze ziet het gebeuren bij een jaarlijks terugkerende borrel tijdens vastgoedbeurs PROVADA. Zo’n 750 jonge professionals komen er samen en het event is volgens Sandra ieder jaar uitverkocht. De locatie is vertrouwd, maar de invulling verandert. De ene editie krijgt een andere culinaire invulling, de volgende een spritzbar of nieuwe entertainmentvorm.
Bij Strandzuid kan die variatie bovendien behoorlijk groot zijn. De locatie kan evenementen voor enkele tientallen gasten ontvangen, maar ook grote producties voor duizenden bezoekers. Meerdere events kunnen tegelijkertijd plaatsvinden zonder dat gasten daar iets van merken. En met ruim 320 evenementen per jaar zit er een flinke dosis ervaring in het team.
Bouw samen eens een heel evenementenjaar
Sandra’s ideale scenario? Dat opdrachtgever en locatie niet alleen praten over het eerstvolgende feest, maar samen verder vooruitkijken.
Na een succesvol eindejaarsfeest kun je bijvoorbeeld besluiten om het jaar erop naar november te schuiven. Of juist in maart iets compleet anders neerzetten zodra het voorjaar zich aandient. Zo ontstaat er ruimte om verschillende momenten in het jaar een eigen functie te geven.
“Als je die communicatie kan krijgen met een opdrachtgever, ja, dat is denk ik voor alle partijen zo leuk.”
Strandzuid zit inmiddels in zijn 21ste jaar en blijft ondertussen vernieuwen. Ruimtes krijgen upgrades, concepten veranderen en ieder seizoen krijgt een eigen gezicht. Die ervaring hoeft volgens Sandra dus helemaal niet te leiden tot ieder jaar hetzelfde feestje. Integendeel: “Uiteindelijk bouw je dan met elkaar aan iets heel gaafs, een heel gaaf evenementenjaar.” En daarvoor blijken ineens veel meer dan twee maanden beschikbaar.
Wanneer staat jouw volgende event eigenlijk gepland?
Kijk eens verder dan de traditionele piekmaanden en ontdek samen met Strandzuid welk moment én concept het beste bij jouw gasten past. Neem contact op met het team van Strandzuid en zet de eerste ideeën op tafel.
Beeld: Strandzuid
