Tegenwoordig doen we, ook op evenementen, bijna alles via het internet: Toegangscontroles, betaalsystemen, podium presentaties, live registraties, noem het maar op. En nu alles via het internet gaat, moet het internet ook overal zijn. Hoe krijg je, zelfs op de meest afgelegen buitenlocaties, snelle en betrouwbare wifi, voor zowel je crew als je gasten?
Het simpele antwoord voor een complex vraagstuk: Bel de experts. Nederland kent diverse dienstverleners die evenementorganisatoren de zorgen voor een snel netwerk uit handen nemen. Wat voor soort evenement je ook organiseert, zij kunnen hun aanbod aanpassen aan jouw vraag. Voor kleinere evenementen met een standaard aanvraag drukken ze de kosten door een doe-het-zelf pakket te sturen op en op afstand te helpen. En voor grotere evenementen hebben ze een team van techneuten en projectmanagers die op locatie zorgen voor razendsnel internet met duizenden connecties die nooit uitvallen. Onmisbaar voor evenementen die echt niet zonder internet kunnen, zoals hackatons en tech congressen.
Is de aansluiting al aan?
Allereerst, en voor sommigen is dit misschien een open deur, maar met een wifi-netwerk ben je er nog niet. Een wifi-netwerk verbindt enkel alle aanwezige apparaten met een centraal punt. Als dat centrale punt vervolgens niet aangesloten is op het internet, dan is dat nogal waardeloos: dan kan niemand surfen, streamen of chatten. Minstens net zo belangrijk is dus de internetaansluiting en die is op sommige evenementenlocaties (nog) niet aanwezig, of niet snel genoeg. In dat geval kan de dienstverlener een tijdelijke internetconnectie verzorgen via een 4G-, een satelliet- en/of een straalverbinding. Elke methode kent zo haar voordelen en kostenplaatje, afhankelijk van je dataverbruik, locatie en benodigde betrouwbaarheid. De bovengenoemde partijen kunnen je hierin prima adviseren. Check?
Een netwerk dat altijd werkt
Als de interconnectie op orde is, dan dient het aan te leggen wifi-netwerk de toegang daartoe goed te regelen. Voor grote buitenevenementen brengt het aanleggen van een betrouwbaar netwerk flinke uitdagingen met zich mee, zoals het overbruggen van grote afstanden, het waterdicht ophangen van alle electronica en het veilig wegwerken van de bekabeling. Neem Zwarte Cross, met in 2018 een festivalterrein van 160 hectare. Dat werd gedekt door een netwerk van 280 wifi-kastjes die elk 256 gebruikers aankonden. Elk evenement heeft weer andere eisen op het gebied van prioriteiten en beveiliging. Denk hierbij aan een afgeschermd netwerk voor betalingen, bevoorrechte toegangssnelheid voor podiumpresentaties en het uitsluiten van stoorzenders uit het publiek. Een flinke klus voor een goed stel nerds! Dat geef je liever uit handen aan partijen als Extreme Networks, Twelve of Event Engineers.
Hoe zit het met de pieken?
Natuurlijk is de aanleg van dit soort tijdelijke netwerken nooit zonder kosten. Je kunt overwegen om die kosten te laten dragen door een sponsor. In ruil daarvoor kun je hun bedrijfsnaam vermelden in de naam van het wifi-netwerk. Op grotere buitenevenementen zien we onder de wifi-ontvangers ook wel eens billboards met commerciële boodschappen en soms zelfs commerciële wachtwoorden. Een alternatief is het aanbieden van een startpagina met de uitstraling die past bij je evenement of je sponsor, waarop gebruikers akkoord gaan met de voorwaarden alvorens connectie te krijgen. Je kan daar ook email adressen verzamelen voor een mailinglijst of het laatste nieuws over je programma delen. Je wifi-netwerk is zo een manier om je evenement aan te sluiten, je gebruikers te dienen en ook je sponsor eraan te verbinden. Win-win-win!
