Camping op Stelten is een gezamenlijk initiatief van Xsaga Festivals en eventlocatie Vliegveld Twenthe. ‘Een mix tussen een camping en een uniek gezinsfestival; een feest voor alle kinderen van 4 tot 84 jaar,’ zo wordt beloofd op de website. Daar was geen woord van gelogen. Het resultaat is naast een landingsbaan vol (glim)lachende gasten, ook een aantal eye-openers voor events waarin gezinnen een doelgroep zijn.
Die tips zijn van harte welkom, want zeg nou eerlijk; op de gemiddelde open dag worden de kinderen ergens in een hoek beziggehouden, terwijl de ouders verderop een biertje drinken. Dat kan absoluut beter! Cherry picking op Camping op Stelten dus…
Niet iedereen is een buitenmens, maar niemand is een binnenmens.
“Een slogan van Bever, maar het vertelt ook precies de beweegreden voor het ontwikkelen van dit event,” aldus Pieter Claassen van Xsaga. “We wilden kinderen, en ouders, achter ‘de schermpjes’ vandaan halen en hen weer laten ervaren hoe leuk buitenspelen is. Onthaasten en echt quality time doorbrengen met je kind. Niet persé voor hele gezinnen, maar ook voor papa’s of mama’s om met één of meerdere kinderen te komen. We zijn Camping op Stelten gestart vanuit een rotsvast geloof dat dit voor iedereen goed is, met deze editie als testcase om het de komende jaren uit te bouwen.”
Dit is géén corporate event!
Nieuwsgierig naar dit mooie initiatief, heb ik samen met mijn zoon Floris van vier jaar de tent van zolder gehaald en zijn we, met tweehonderd geïnteresseerden, richting de niet alledaagse eventlocatie Vliegveld Twenthe vertrokken. Niet wetende wat te verwachten, lieten we ons verrassen. En dat gebeurde in meerdere opzichten, beginnend bij de ingang waar we door afwezigheid van signing zelf onze weg over het terrein moesten vinden. Oordelend als we zijn in de eventbranche, voelde dit niet goed. Later die dag ervaarde ik de echoënde megafoon voor het welkomstwoord in de hangar, de matige signing en afwezigheid van een plattegrond, een loeigroot terrein en een weinig verrassende lunch… dat zijn we echt niet gewend bij events, zeker niet van een bureau wat aan de top opereert. Maar naarmate de uren verstreken en kinderen en ouders enthousiast over het terrein renden en speelden, veranderde mijn kritische blik in een gevoel van geluk. Het klopte allemaal (nou ja, signing en een plattegrond zijn wel echt een punt van aandacht). Het was een slim bedachte ‘houtje en touwtje’-vibe. Ga je buitenspelen, dan ga je op ontdekkingstocht. Dan maak je van niets iets. We zijn in de eventbranche geneigd alles perfect te willen organiseren. Maar een uitgebreide lunch en professionele geluidsinstallatie zouden op dit event absoluut misstaan.
‘s Avonds bij het kampvuur, midden op de landingsbaan, werd dat nogmaals bevestigd; een bejaard echtpaar, twee rasmuzikanten, creëerde met banjo en sax een sfeer waar menig band jaloers op is.
Vermaak ligt voor het oprapen
Het plezier was overal te beleven. Over de landingsbaan en in de hangars lagen onder andere stelten (uiteraard), skelters, stoepkrijt, knikkers, leesboeken en knutselspullen verspreid. Het nodigde uit om te spelen. Zelfstandig of onder begeleiding van de bevlogen medewerkers. Zelden heb ik eventmanagers zo zien stralen, alsof elk kind dat genoot van het spelen, hun eigen kind was. Kinderen werden aangemoedigd, er werd mee gespeeld en waar geen speelgoed aanwezig was, werden dennenappels verzameld om spontaan een wedstrijdje ‘wie het verst kan gooien’ te organiseren.
Het bewijst dat eenvoudig vermaak en vooral het enthousiasme van het personeel al kunnen zorgen voor een succesvol event.
Is jouw event te veel geregisseerd?
Dat doet de vraag rijzen of menig event niet te veel gestuurd wordt. Soms is less echt more! Zeker als het een moment betreft waar kinderen bij betrokken zijn. Een open dag bij een bedrijf, een kindvriendelijk festival of een sinterklaasviering binnen een organisatie; stuk voor stuk events die vaak volstaan met moderne entertainment. Weer die (green screen) photobooth, VR-beleving of robotknutselhoek. Ook op culinair gebied is ‘volstouwen’ vaak de standaard; broodjes hamburger, vette frieten, gekleurde popcorn en een ruim assortiment zoete (fris)dranken. Achter elkaar gepland in een van minuut-tot-minuut gepland draaiboek wat naadloos wordt gevolgd. Voldoen wat simpel entertainment en een bruine boterham met vlees of kaas niet meer? Zet de basis neer en laat het maar gebeuren. Heb lef! Geef spontane acties en vindingrijkheid de ruimte. Je zult ervaren dat er prachtige momenten ontstaan, bij alle doelgroepen. Met een bijkomend voordeel: het scheelt in de centen. Ook lekker!
De ziel gevonden, en nu vasthouden
Wat betreft de eerste editie van Camping op Stelten; er heerste een bijzondere sfeer van verbondenheid en ultiem vermaak. Uiteraard zijn er learnings voor de toekomst, zeker met de doelstelling om steeds te verdubbelen in bezoekersaantal. Probeer de overzichtelijkheid, de intimiteit en de speelse vrijheid maar eens vast te houden, als de aantallen en daarmee ook logistieke verantwoordelijkheid omhoog gaan. “Bij Xsaga Festivals ontwikkelen we eigen events met een culturele inslag. Proefballonnen die we elke editie blijven vernieuwen. Dat is precies het tegenovergestelde als het eventbureau Xsaga, waar vanuit een klantvraag een event in één keer perfect moet zijn. We hopen over een paar jaar 2.000 kinderen en ouders te laten buitenspelen. Dat vraagt om meer planning, zoals tactische tijdslots, hoeveelheid entertainment, goede catering, voldoende toiletten en douches en gecontroleerde kampeermogelijkheden. Maar het belangrijkste is dat we de sfeer van deze editie blijven vasthouden in de komende jaren. Aan de achterzijde regisseren, zodat we het aan de voorkant kunnen loslaten.”
Bron: Xsaga / Janus van den Eijnden Photography
