NBC Congrescentrum in Nieuwegein weet al jaren aan de top van locatieland te staan. De constante drang naar verbetering in kwaliteit en service is voelbaar in het offertetraject en ‘op de vloer’. Dat zeggen we niet omdat het moet, maar omdat wij dat in samenwerkingen oprecht zo hebben ervaren. Aan het hoofd van de troepen staat Justin van Hooijdonk. Als tweede generatie binnen het familiebedrijf is hospitality hem er met de paplepel ingegoten. En dat gaat ver, heel ver, blijkt in de radicale stap die het NBC heeft genomen. Wij gingen met Justin in gesprek en waren onder de indruk!
Justin, wat heb je gedaan?
“Heel simpel, we hebben de lat in ontzorging flink verhoogd. Vanaf nu geen ellelange kostencalculaties meer, maar vaste all-in pakketten voor zowel locatie als hospitality. Iets dat in de vergader- en trainingsbranche heel normaal wordt bevonden en waarvan werd gedacht dat het onmogelijk was voor een groter event. Van een begroting van makkelijk vijf pagina’s naar bijvoorbeeld vijf regels. Het leek onmogelijk, maar het kan gewoon. Dat maakt het allemaal een stuk overzichtelijker en eenvoudiger. Met als gevolg dat opdrachtgevers veel sneller een passende en heldere offerte ontvangen en geen verrassingen achteraf krijgen. En minstens zo belangrijk, zo kunnen we de gasten de beste service bieden.”
Hoe bedoel je?
“Stel, een gast komt in de ochtend binnen en wil een sapje terwijl er een koffie en thee arrangement is geoffreerd. Of een opdrachtgever blijkt tijdens het event ineens een laptop of wat statafels extra nodig te hebben. Dan moeten we erover in discussie en het op de eindfactuur toevoegen. Dat wil je niet als opdrachtgever, maar ook niet als locatie. Wil je na afloop nog even met de organisatie een drankje drinken en proosten op een geslaagd event, dan kan dat gewoon bij ons. Sterker nog: we proosten liever mee. Geen gezeur, geen gedoe. Niet vooraf, niet op de dag zelf en vooral niet achteraf. We focussen ons op de belangrijke zaken. Hoe vaak wij daags voor een evenement in de avond nog een mailtje ontvangen van een eventmanager om te checken of de flipover in zaal 4 wel geregeld is. Dat hoeft niet meer, want we regelen het gewoon, ongeacht of die op voorhand was ingepland of niet. Hetzelfde geldt voor de invulling van de lunch. Je kunt een half jaar van tevoren wel een offerte maken en uitgaan van een lekkere yoghurt met fruit bij de lunch. Als dan blijkt dat het op de dag zelf met bakken uit de hemel komt, dan heb je veel meer behoefte aan een soepje. Nu is er geen gedoe meer met aanpassingen in offertes en een kwartje erbij of eraf. Wij passen de invulling aan, geen probleem. We maken dus echt onderscheid in de totale ontzorging.”
Klinkt goed, maar hoe werkt dat in de praktijk?
“Voor het locatiepakket voor events hebben we twee opties; Standard of Premium. Bij de eerste optie hebben we gekeken; wat is voor ons de norm qua goede facilitaire voorzieningen. Dan weet ik zeker dat we het event tot een succes kunnen maken. In het Premium-pakket krijg je een aantal upgrades, zoals 3D of 4K projectie, en nog veel meer. De kersen op een al zeer smaakvolle taart. Bij het hospitalitypakket zijn er drie opties: Basic, Standard en Premium. In elke variant worden de gasten optimaal verzorgd. Voor beiden pakketten hanteren we een ‘fair use, fair play’-policy, zodat het voor alle partijen eerlijk blijft. Wil je echt specifieke dingen, dan is aanvullend maatwerk uiteraard mogelijk. Veel gemakkelijker toch?”
Wat zijn voor jullie de voordelen?
“We doen het allereerst om echt een statement te maken. Wij willen de verantwoordelijkheid dragen voor een geslaagd event met tevreden gasten en opdrachtgever. Daar hoort geen ‘microgelul’ over euro’s bij, want dat is voor niemand leuk. Penny wise, pound foolish. Ook aan onze kant, want het turven en factureren van extra mineraalwater kostte soms meer dan het water zelf. Daarnaast, soms werd een garderobe of een hapje in een pauze-moment uit een offerte geschrapt omdat dit een paar euro’s scheelt, maar gingen de gasten met een minder goed gevoel naar huis. En dat kleeft ook aan ons als locatie. Met de pakketten maken we onze kwalificaties veel beter zichtbaar.”
Welke kwalificaties bedoel je zoal?
“We zijn een full service locatie, met een eigen technische dienst, een facilitaire dienst, eigen keuken, eigen hospitality team en ga zo maar door. In principe hoeven we niets extra in te huren en is alles binnen handbereik. De waarde van ons hospitality team werd vaak onderschat. Zij zijn van enorm belang voor het succes van ieder evenement. Je krijgt nu én veel sneller de offerte én er blijft veel meer tijd en ruimte over om een ieder te laten focussen op wat er echt toe doet, namelijk luisteren naar de wensen van de opdrachtgever en het meedenken met het evenement.”
Wat zijn de eerste reacties?
“De adaptatie is veel beter dan ik ooit had kunnen dromen. Opdrachtgevers geven aan dat de offertes supertransparant zijn en het proces in aanloop en tijdens het evenement hen veel meer rust geeft. Hetzelfde zegt het hospitalityteam overigens. Het maakt hun werk alleen nog maar leuker.”
Worden de randjes wel eens opgezocht?
“Bijna iedereen maakt gelukkig heel fair gebruik van de mogelijkheden. Eén keer werd ervan uitgegaan dat het drie keer plaatsen van vierhonderd flesjes water op de stoelen wel in het pakket zat. Of een doggiebag maken inclusief gekoelde flesjes water. Dat valt voor ons dus niet onder fair use, maar dat zijn echt de uitzonderingen.”
Denk je dat andere locaties gaan volgen?
“Dat durf ik niet te zeggen. Maar ik weet één ding zeker; de nieuwe generatie wil een paar dingen. Namelijk gemak in het offertetraject, direct contact met de locatie, volledig ontzorgd worden en 100 procent transparantie. Dat bieden wij allemaal. Transparantie is key. Ben jij transparant naar ons in wat je wilt, dan zijn wij transparant naar jou. En ja, ik denk dat het goed is als meer bedrijven zo zouden denken.”
Klik hier voor meer informatie over NBC Congrescentrum.
Beeld: NBC Congrescentrum