Het contrast van When people meet: klein bureau, grote impact

Waarom de klik met When people meet telt

Het begon met een duidelijke opdracht: organiseer een jubileumfeest voor 1.400 medewerkers en hun partners. Hélène kreeg van een bevriende interne eventmanager twee namen door. Eén van een groter, gerenommeerd bureau. En die van Jessie van When people meet. Na één gesprek met Jessie was de keuze duidelijk. “De klik was er meteen,” zegt Hélène. “Ze schakelt snel, denkt strategisch mee én brengt creativiteit zonder het over te nemen. En nog belangrijker: ik heb maar met één persoon te maken die het hele proces overziet.”

Omdat er kort daarvoor ook een collectieve onboarding op de planning stond, stelde Hélène voor om Jessie daar alvast bij te betrekken. “Dan leer je ons kennen,” zei ze, “en kunnen we daarna met een vliegende start aan het jubileumfeest werken.” Tijdens die onboarding werd meteen duidelijk hoe Jessie structuur brengt. Ze zette piketpaaltjes in de tijd en hield Hélène scherp. Dat gaf rust. “Ik wist precies wat wanneer moest gebeuren,” vertelt ze.

Een groots jubileum begint met een strak draaiboek

Het jubileumfeest was een gigantisch project. De organisatie trapte af zonder een maximaal vastgesteld budget, maar wel met een gerichte indicatie die op dat moment afdoende leek. Gaandeweg moest die worden bijgesteld, omdat een sterk communicatie- en promotieplan zorgde voor veel meer aanmeldingen dan aanvankelijk gedacht.

Iets waar Hélène nu hard om kan lachen. “Die aanmeldingen zijn super natuurlijk, maar het was ook een les. We gingen hierdoor ruim over wat we in eerste instantie hadden begroot en moesten terug naar de tekentafel. Vanuit daar hebben we alles opnieuw opgebouwd.” Jessie heeft ons daar perfect doorheen geloodst. En: we zijn binnen budget gebleven.”

Korte lijnen, grote ideeën

Bij When people meet werk je met één vast aanspreekpunt dat het hele proces overziet en actief samenwerkt van begin tot eind. “Ik wil betrokken zijn,” zegt Hélène. “Ik ken onze organisatie van binnenuit. Jessie weet dat en bouwt voort op mijn input. Geen ego’s, wel gezamenlijke creatie.”

Dat persoonlijke schakelen werkt door in alles. Geen doorgeschoven accountmanagers of later ingevlogen producers, maar een partner die meedenkt, meebeweegt en meedoet. “Bij grotere bureaus ben je soms één van de velen,” zegt Hélène. “Bij Jessie voel je je gezien. En het resultaat is er niet minder om. Het is de persoonlijke samenwerking met Jessie die voor mij het verschil maakt.”

Jessie zelf kiest bewust voor die aanpak. Bij When people meet draait alles om de juiste match en maximaal schakelen: “Ik wil geen mensen in loondienst, ik wil geen personeel managen. Ik wil de juiste mensen per project aanhaken, maar wel vanaf de start. Zo houd ik focus op de klant, op het doel en op de inhoud. En ja, dat betekent dat ik óók zelf sjouw als het moet. Alles voor het resultaat.”

De productie vond plaats in de recent verbouwde, maar daardoor ook uitdagende locatie de Midden Nederland Hallen. Jessie stelde haar eigen flexibele team samen voor de productie. Een werkwijze die kenmerkend is voor When people meet: geen standaardteam, maar altijd de juiste mensen bij het juiste project. “Ik wist vooraf niet eens wie ze precies zou inzetten,” geeft Hélène toe. “Maar toen ik het resultaat zag, dacht ik: Wow, is dit óns event? Het stond als een huis.”

Geen gedoe, gewoon doen

“Ons motto bij elk® is: geen gedoe, gewoon doen,” zegt Hélène. “En dat zie ik bij Jessie terug. Ze is helder, daadkrachtig en altijd betrokken. Als iets geregeld moet worden? Dan gebeurt het ook.” Voor wie nog twijfelt of een kleiner bureau het aankan: “Ik mis niks. Sterker nog: dit laat voor mij zien dat de kwaliteit van een event niet afhangt van de grootte van een bureau, maar van de manier van samenwerken.”

Ben je als organisatie op zoek naar iemand die echt met je meedenkt, snel schakelt en kwaliteit levert zonder poespas? Dan is het misschien tijd om When people meet te bellen. Geen gedoe. Gewoon doen!

Beeld: Nico Alsemgeest en Vidox Media